| 标题 | 电子文件档案化管理浅析 |
| 范文 | 贾文倩 摘 要：随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，电子文件在日常办公生活等各个领域已经成为不可或缺的元素。面对几何级数的电子文件，电子文件档案管理势在必行，这是现代化信息社会发展的要求。本文依据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行了相关探讨。 关键词：电子文件;档案化;管理 随着现代化信息社会的进一步发展，高效、便利、迅捷的办公自动化系统已经深入社会各个层级。而在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行的，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。实践中，由于对电子文件及其特点的认识不足，档案管理人员若采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，显然有种无从下手的感觉。 1 电子文件的标准与特点 按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点： 1）依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。 2）虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。 3）共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。 4）不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损坏，造成电子文件损毁及被删除更改。 5）不稳定性。电子文件形成后，其识读应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后，会造成电子文件的不稳定性。 2 电子文件档案化管理 电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等数字档案管理理论，建立高效、快捷的电子档案信息管理模式，提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级（自动化、网络化）保存和管理，为部门及相关用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。 3 档案信息电子化的作用主要有以下几个方面 1）档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。 2）档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。 3）档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。 4 电子档案管理的实施方法 1）制订电子文件的归档管理制度。一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真实性和完整性。 2）明确电子文件的归档内容。根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局域网或其他网络下采用备份系统归档， 将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等介质上。 3）做好电子文件档案化保管。（1）電子档案载体保护。电子档案载体应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃-24℃，湿度保持在45%-60%。同时做好“七防”工作（即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠），以保证存储介质的稳定性。（2）加强数据备份。一是对电子文件建立多套备份，分开保管，避免因某一电子档案载体损坏而造成文件丢失;二是每隔一段时间（一年一次）对电子档案进行一次保护性复制;三是对一些重要的电子文件，应采取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。（3）网络安全保密。一是在现有保密基础上，借鉴国内外的先进经验，采取除使用磁卡身份证严格识别访问者身份外，加设电子密钥等，实行多重限制，最大限度地确保安全。二是建立完善先进的电子文件电脑网络系统逆流跟踪查找功能，便于在遭遇黑客攻击时，及时查找黑客行踪，将其缉拿归案，予以制裁。三是严格遵守电子文件管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。 4）电子档案的开发利用。电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利用管理：一是根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。三是在网络环境下传输或直接利用等的电子档案，要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换，防止泄密。四是建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。 5）加强从业人员知识技能培训。当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展，具有一定的专业性和难度需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识技能，提高业务素质，跟上时代步伐。 5 结语 总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其特点，采用适宜的办法，做细做强。 参考文献 [1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界，2005（11）. [2]韦艳.电子文件档案化管理探究[J].吉林省教育学院学报，2010（5）. [3]陈义斌，吴洋，朱丰.如何做好电子档案的管理[J].黄河档案馆. [4]陆小宇.谈谈电子文件的档案化管理[J].科技创新导报，2008（3）. [5]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].北京：中国档案出版社，1999. [6]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）[S].2002. |
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