| 标题 | 互联网时代档案管理现代化问题分析 |
| 范文 | 摘 要：随着我国“互联网+”信息技术的不断发展，以大数据及云计算技术为基础的“互联网+档案”，成为各企事业单位档案工作与服务的发展方向。本文围绕互联网时代下，企事业档案管理存在的问题，对不同行业或数据资源的档案服务进行改革创新，加快人力档案管理、数字化档案管理的融合发展，以提升现代档案管理的效率和质量。 关键词：互联网;档案管理;现代化;问题 前言：传统档案管理工作，以纸质文档、照片图像、录音录像等的保存为主，管理人员通过手工筛选、核对与整理的操作，完成一系列不同类别档案内容的收集与管理。但随着不同档案内容逐渐增多、档案信息类别的分散，以人力核对为主的档案加工、提炼和归档模式，已经难以适应企事业单位内部海量档案资源的管理要求。基于此，引入“互联网+档案”的现代化管理模式，利用多种网络系统、信息化软件展开档案服务，能够最大程度发挥档案资源的管理价值。 1 网络背景下“互联网+档案”管理模式应用的优势 1.1 推进传统档案管理的网络数字化 企事业单位对于多种档案信息资源的管理，通常以纸质化档案管理方式为主，不但需要对大量纸质档案信息进行筛选、分类与存储，还要定时做好档案资源的防水防潮及修复工作，这使得整体档案管理的流程复杂、工作量大。这一情况下，网络档案管理的优势就显现出来，相比于传统纸质档案管理而言，网络档案管理具有数字化、智能化的特征，其可以将文档、图片、视频或音频等档案内容，转换为数字字节进行网络存储，存储至相应的档案数据库中。而在需要使用某一档案信息时，通常借助于计算机网络平台的查询端口，进行档案内容的快速检索、浏览与调用，以此加快纸质化档案管理的数字化转型升级。 1.2 有利于档案数据共享、远程服务提供 不同行业机构中信息化档案设备、服务软件的引入，不仅对原有纸质化档案管理模式作出革新，也使得不同部门之间的档案信息资源，逐渐实现信息互通、服务共享。如当下高校、企事业单位等主体，分别借助内部校园网、局域网等网络，搭建起多元互联的网络办公系统，在不同地点、以不同形式进行档案资源的传输与共享，分类存储至后台数据库中，以保证工作人员可以随时随地，对档案信息作出检索、查阅与使用操作。而且信息化档案管理环境下，利用协同云通信、局域网共享等技术，进行特定档案内容的远程搜索、传输及下载，满足多种远程档案服务的需求。 1.3 降低档案管理成本、提升工作效率 “互联网+档案”管理模式的引入与推广，使得纸质化档案管理所占的比例迅速降低，与此同时档案管理人员、管理时长等人力物力成本，也得到进一步下降与控制。因此，互联网及大数据环境下的信息化档案管理，可以根据不同企事业单位的档案数量、档案类别，合理的选择档案管理方式，展开一系列档案内容的分类、检索与存储，提高单位时间内档案管理的工作效率。 2 互联网时代档案管理工作存在的问题 2.1 部分档案管理机构缺乏网络软硬件设备 虽然大多数高校、企事业单位等机构，已经购置了大量网络计算机设备，以表格数据管理方式，进行不同日常工作档案的管理，但仍旧缺乏大数据的网络化信息管理方案。如在涉及财务、行政等重要档案信息核算的情况下，通常仍旧采取管理人员手动统计、核对、录入的管理模式，既缺乏网络服务器、数据库等软硬件设备，也缺少与大数据信息分布式处理、网络云服务平台的对接，整个档案数据管理的集成化、保密化程度较低，档案管理效率、管理质量不理想。 2.2 档案信息管理意识、专业性水平较低 各企事业部门档案的信息管理工作，通常需依照单位领导、档案管理制度等要求，进行不同行政层级政务信息、财务信息、业务信息的档案管理。但由于多数单位并没有构建完善的档案管理，领导主体对数字网络化档案管理模式，也缺乏应有的重视，因而使得档案管理人员缺乏数字意识，在档案数据挖掘、处理、核算与存储过程中，存在流程混乱、效率较低的问题。另一方面，档案管理人员的专业技能缺失，不能很好的完成档案资源分类、归档、检索与使用，由此造成不同类别档案的核算、存储出现较多错误情况。 2.3 不同类别档案信息的整合、共享程度低 由于不同行政部门之间有着较高的独立性，使得各部门、各层级档案数据资源的管理，呈现出分散化、共享化程度低等问题。而且各种档案信息的搜集、分类与存储，并未建立起统一的数据管理标准，也造成了企事业单位档案管理过程中，政务档案、财务档案、业务档案录入与核实的不配套问题，增大档案信息资源共享、管理的难度。 3 现代化“互联网+档案”管理模式的实践应用策略研究 3.1 制定一体化联动的档案管理制度 现代档案管理工作的成败，最主要取决于企事业单位领导主体的管理意识，以及档案管理制度是否完善。首先要对档案管理的财政收支、经费使用情况，作出详细的统计、分析与整理，尽可能确保不同档案信息、业务管理工作的真实准确性。之后制定不同行政管理部门，多元联动的、一体化的档案管理制度，明确各管理人员的档案信息管理内容，一方面增强广大工作人员的档案管理意识，另一方面加强业务数据管理、工作职责执行的互联互通，以保证多种档案信息资源传输、存储与共享的一体化。 3.2 建构网络化的档案管理系统平台 依托于分布式数据计算、云服务平台及WebService应用程序等技术，构建网络信息化档案管理平台，对多种档案内容进行有效搜集、处理与整合存储，确保整个档案信息处理、管理流程的安全性。在云服务档案管理系统平台中，利用智能密集架、数据服务器、数据库等设备，对现有的实体纸质化档案资源，作出扫描录入、分类与存储。之后对数据库中短时间内涌入，不同类别的、海量的档案信息进行智能化管理，包括远程控制、固定列管理等操作，以实现不同层级数据的即时互动交流、档案信息状态检测。因此网络化档案管理系统，能够在多种类别档案信息的搜集、录入过程中，对档案资源进行实时更新与管理，将其存储至云服务平台之中。 3.3 加强档案管理规范操作、信息共享 在“互联网+档案”管理模式执行的过程中，各企事业单位要对管理人员展开专业培训，包括档案处理、软件应用能力的培养，使得整个信息化档案管理流程更加高效，档案管理专业化水平、管理质量更高。高校数字化档案管理工作的开展，应注重不同部门档案信息资源、业务活动的互联互享。如对于档案内容的检索、复制、修改或下载等，都可以借助于大数据技术、应用程序等工具，根据不同需求进行各主體之间的档案信息共享，提高档案的管理与利用价值。 4 结语 当前档案管理的互联网化已经迫在眉睫，以大数据及云计算平台为基础，对原有纸质化档案管理、服务方式进行改革创新，是档案管理工作未来的发展方向。因此针对传统档案管理过程中，存在的网络软硬件设施缺乏，以及档案管理专业化、共享化程度低的问题，构建网络化档案信息管理系统，加快档案管理思维、管理模式的更新升级，以满足不同主体多样化的档案管理服务需求。 参考文献 [1]黄炳辉.大数据信息技术在档案管理中的应用探讨[J].现代经济信息，2019（08）. [2]金文娟.信息化条件下档案管理与服务创新[J].办公室业务，2019（07）. [3]王宝.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].传播力研究，2018（33）. 作者简介 卢靖琳（1987-），女，瑶族，广西省梧州市人，西南大学汉语言文学专业（已毕业），广西梧州职业学院助理馆员，研究方向：档案管理。 |
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