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浅谈新时代数字化、信息化在办公室文秘工作中的应用

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聂字彬

摘要：新时代背景下，大量信息技术的不断涌现，极大改变着办公环境，对办公室文秘工作提出了新的更高要求。本文基于信息化背景下，阐述了办公室文秘工作现状，并在此基础上，提出了几点建议，希望借此有效提升办公工作效率。

关键词：办公室文秘;数字化;信息化;工作现状

办公室文秘岗位作为一个上情下达、联通内外的重要岗位。在繁杂的工作中如何通过信息化手段做好本职工作显得尤为重要。21世纪是信息时代，在标准化、流程化、信息化管理模式下，借助于信息化技术，办公室文秘整体工作水平、效率不断提升，并向智能化、数字化方向迈进。

1 数字化时代下办公室文秘工作现状

办公室作为单位的中枢部门，工作的好坏直接影响着整个单位的发展。为了更好地发挥办公室的优势作用，保证整个单位正常运转，文秘工作的重要性不言而喻。随着数字化、信息化时代的到来，文秘工作方法和模式的不断改进，以往受操作技术、工作方法限制的低效率办公一去不返。在信息技术加持下，数字化在文秘工作中发挥了重要作用，办公室文秘工作也发生了变化，其变化主要反映在以下几点：

1）信息来源多样且真伪难辨。传统文秘工作信息收集、整理、分析均需通过手工完成，极大地限制了信息来源。随着大数据、云计算、物联网等先进技术的不断涌现，极大地丰富了信息来源，扩宽了信息存储容量和渠道，加快了信息收集、分析、处理的速度，让文秘工作更加轻松、方便、快捷。与此同时，随着信息量的增加、信息真伪更加难辨，影响文秘人员的判断力，给工作带来不必要的麻烦。

2）数据更新加快。第三次科技革命以后，信息技术更新速度加快，数字化时代背景下，数据化的发展模式，改变了传统办公室文秘工作的模式，将文秘工作从繁杂的信息处理工作中解救处理，让文秘工作更加简单高效，为文秘工作提供了便利。数据更新速度的加快，也加速了文秘工作人员的效率和敏捷的思维。

3）保密压力陡增。近年来，随着信息技术的迅速发展，高科技窃密手段层出不穷，泄密渠道激增，保密工作面临着严峻的挑战。传统保密工作已无法适应当前信息技术的发展，在新形势下，面对信息保密压力陡增的现状，必须做好信息安全保密工作。要做到从保信息隐秘延伸到保信息完整、可用、可控等整体安全，从保信息安全延伸到保信息系统安全上来，切实提高文秘人员保密防范的政治警觉性和免疫力。

2 数字化办公在文秘工作中的具体应用

互联网的普及，让计算机成为最常见的办公设备，在日常工作中，需要频繁用到大量办公软件，但也仅限于一些简单操作。针对网络平台资源，很难做到整合、共享，从而导致数据信息传输不畅，导致重复性工作倍增。因此，在数字化办公中，应充分发挥数字信息的各项功能，并将其合理运用到办公室文秘工作当中，例如沟通联络功能、业务管理功能、个人办公功能等。

1）沟通联络功能。数字化办公涵盖海量信息，包罗万象，沟通联络功能的实现需要搭建不同的信息平台，如信息发布平台、会议管理平台等等，如表1所示。通过不同平台的设立，可以更好地与各部门建立良好的关系，便于信息交流与沟通，实时将上级指示传达出去。

2）业务管理功能。处理文件、撰写文件、准备会议等均属于办公室文秘的工作内容，在业务管理方面，数字化办公可建立协同办公平台和信息管理平台。第一，协同办公平台，满足办公室文件收发、传阅的自动流转，并做好电子存档工作，便于文件后期查询。第二，服务管理平台。办公室是一个综合服务部门，文秘除了每天接收大量文件，服务上级领导，还要发挥协同、保障作用，服务好身边同事。因此，建立服务管理平台，做好印章管理、固定资产管理、后勤服务、应急保密、安全维稳等工作，切实做好服务管理职能。具体如表2所示。

3 数字化时代提升文秘工作效率的有效对策

1）始终坚持终身学习的理念。随着时代的发展，大量先进技术不断涌现，网络办公软件更新速度加快，使得文秘工作更加便捷、高效。然而，面对不断更新的新技术，对文秘人员也提出了更高的要求。那就是要求文秘人员始终保持一个积极进取的心态，始终坚持终身学习的理念，多学习、善思考，善于利用工作零碎时间，及时为自己充电，借助于网络工具，不断提升自我学习能力，让学习融入到工作的点点滴滴，让自己不被时代所淘汰。立身百行，以学为基。将学习作为一种精神食粮、生活态度，以提高素质能力为目标，以岗位工作实际需要为出发点，最大限度发挥数字化时代办公的能力，时刻保持学习热情，不懂就学、不留盲点，不断通过学习修炼提升自身业务水平，增强适应时代发展要求的能力。

2）加大办公室文秘人员的培训力度。截止目前，办公环境发生了巨大变化，以往办公室文秘工作人员多采用“手抄手写”的手工作业模式，时至今日，越来越多电子办公设备广泛用于办公室工作，大幅提升了办公效率。此外，各类办公软件的应用，同样改进了传统办公方法，实现了跨时空、跨地域高效办公，加速了信息采集、处理、利用等各个环节。随着时代的不断发展，办公管理更将实现无纸化、无人化、集成化、知识化、智能化发展。而这一切都需要办公室文秘人员具有与之匹配的知识能力，能够充分运用网络办公技术，向适用型、技能型、复合型人才迈进。这就要求必须加大文秘人员的培训力度，注重专业知识传授，通过系统的专业化培训，增强岗前、岗后培训力度，努力提升文秘工作人员的专业能力，帮助文秘人员熟练掌握计算机、网络化技术，从而为文秘工作发展提供坚实的技术支持。

3）加強考核、明确奖惩。在工作中有奖有罚才能调动员工的工作积极性，办公室文秘工作者任务重、责任大，制订完善的工作考核奖惩管理办法，才能严明纪律、明确奖惩，才能与岗位职责挂钩，充分提高工作效率。要求进一步完善具体的管理制度和管理内容，真正使文秘工作人员待得住、融得进、干得好，在文秘岗位上出成效。通过制订可操作性强、实效性强、导向性强的考核办法，推动文秘工作人员主动履职，有效化解各类矛盾和问题，确保新机制规范有效运行。

4 结束语

总之，通过数字化、信息化技术的应用，可以有效解决传统办公模式中存在的信息传输慢、办事周期长、重复性严重等缺陷，很大程度上有利于保证办公管理决策的正确性。通过数字化办公系统的建立，可以进一步提高文秘工作效率，减少劳动强度，是现代化办公发展的重要趋势。

参考文献

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