| 标题 | 水利水电工程档案信息化建设和利用 |
| 范文 | 陈加 摘 要：随着现代社会信息技术的突飞猛进，电子档案以其快速、便捷、准确的优势，逐渐开始替代原始的纸质档案。作为基层水利勘察设计单位，水利水电工程档案的信息化建设和利用也被提上了日程。本文将从水电工程档案信息化的工作流程、存在风险及改进措施等方面进行浅析，为水利事业信息化提供理论保障。 关键词：水利水电;信息化档案;建设;利用 水利水电工程档案信息化建设就是利用现代科学技术手段，使用计算机、网络、软件等信息载体，建立水利行业科技档案专用数据库和通信网络，进一步提高该类档案收集、传输、利用的高效性和便捷性，提升现代化管理水平，让水电工程档案与时俱进，力争更好地为各项水利水电事业服务。 由于水利水电工程设计单位工程档案信息丰富，包含了众多水利设计成果，不但是水利事业发展的见证和依据，在生产经营中也发挥了巨大的价值和作用。随着信息时代的来临和电子技术的普及，社会各领域均被信息化覆盖。纵观水利行业传统档案的管理利用方式，出现了诸多问题，如纸质档案占用空间多、易损坏、管理工作量大及利用繁琐等，已不能满足激烈的市场竞争和单位自身发展需要。为了保证档案资料的完整规范，提升水利事业的经济效益和社会效益，保障水利水电单位的长远发展，水利水电工程档案信息化建设已势在必行。 1 水电工程档案信息化工作流程 水电工程档案信息化工作的主要目标是以现代信息技术作为档案工作基础，以实际运用为操作导向，以实现工作效率最大化为目的，实现科技档案的全面信息化建设和管理。综合档案室作为电子信息档案的归口科室，负责所有信息化档案的接收、管理和利用。信息化工作具体流程如下： 1.1 基础软硬件准备 水利水电档案信息化的基础是设备设施的建立，包括电脑、打印机等外部硬件设施准备，安全稳定的内部网络搭建及实现信息资源共享的软件建设。只有具备以上条件，才能建立高效、方便、安全的信息化档案系统。由于水利水电工程档案中图纸资料较多，因此还需另外配备图形扫描仪、图形编辑软件等用于图形档案信息化。在准备好基础硬件设施的同时，一套完善的档案管理使用平台软件是共享档案信息资源的核心，它以信息数据库为支撑，以局域网传输为手段，确保整个档案信息系统规范管理和高效利用。 1.2 基础数据库建立 档案信息基础数据库的建立是信息化建设的第一要务，工作量大，对工作人员的各项素质要求较高，主要工作包括电子文件的收集、整理、录入及归档。我单位水利水电工程档案以项目分类立卷，包含设计合同、报告、图纸、计算书、设计变更书、获奖成果等多项内容，对于新项目的数据库建立同样依托以上内容作为归档基础，通过数据处理和索引归档，整合项目档案资源，建立标准化工作流程，提升档案利用效率。对于已形成的老档案，利用拍图扫描等现代方式进行数字化处理，并以JEPG或者PDF形式保存归档，实现了纸质和电子档案的双重使用管理，为下一步档案信息化地全面推进建立了良好基础。 1.3 网络服务搭建 档案信息化建设的目的是各类档案的完整归档和高效利用，通过搭建内部网络系统，可以即时传输信息资源、明确查阅权限设置，确保档案信息安全，从而达到提升工作效率，创造更高生产价值的最终目标。结合单位实际，将不同类型档案进行不同权限划分，严格按照查阅权限对不同人员账户进行归赋权。同时，建立电子信息化档案借阅审批流程，重要档案需经过科室负责人或分管领导电子签批同意后，方可查阅下载。网络服务的搭建，确保了档案的多重、快速和安全利用，也减轻了档案管理工作员的工作负担，避免了纸质档案的破损。 1.4 专业人员培养 水利档案信息化对档案管理人员专业素质提出了更高的标准，除了要掌握档案专业和水利水电工程相关知识，能对各类工程档案进行系统分类、立卷、归档，使之成为具备收藏利用价值的科技档案;同时对电脑、网络及软件的熟练运用也成了需具备的技能，达到对电子档案的有效保护利用。另外，除了对档案管理人员的培养，其余生产设计部门的工作人员也应树立起档案信息化的意识，及时将本科室产生的各类具有收藏和保存价值的信息文件交由档案部门保存，确保电子档案内容真实、全面和完整，为档案的二次利用提供强有力地支持。 2 水电工程档案信息化的主要风险 一是电子信息档案相较传统纸质档案存在很多优势，如快捷高效、精准搜索、可多人同时利用等，但由于其以电脑、网络和电子信息为基础，载体的不稳定和不确定性，导致信息档案比纸质档案存在更多安全隐患，对档案信息化的操作载体和人员提出了更高的要求。二是虽然水利行业单位已意识到工程档案信息化建设的重要性，并且大部分水利水电工程企业也开始实行档案信息化管理，但其管理和运用电子档案时间短，缺乏成熟经验，不能全面了解电子档案的各项功能，没有很好发挥出电子档案的优越作用。三是电子档案管理模式的不规范会引发档案在使用中出现各种受损问题，严重的甚至可能导致电子档案丢失或泄密。总之，水利水电工程档案信息化地顺利推进仍任重道远。 3 未来改进措施 水利水电工程档案作为水利工程的真实记录，在实施工程建设的过程中发挥了重要作用。其信息化建设工作是一项基础要求高、工作量大的长期工程。目前，虽然各单位都在有序推进水利科技档案信息化建设，但仍存在一些不足之处。在未来的工作中，还需要进一步加强宣传领导，增强技术力量和资金保障，加强档案专业复合型人才的培养，才能不断推动水利档案信息化管理工作的开展。主要改进措施如下： 一是要转变思维，强化信息化基础管理。将水利水电工程档案信息化作为当前重点工作，加强对其重要性、紧迫性、必要性的宣传，提高全体职工的认识，营造档案信息化发展的大环境。二是由具体专人负责档案信息化具体工作，完善制度，明确流程，制定相关规范规程，全程对档案信息化的各项工作进行监督，做到安全管理、高效利用，做好电子档案的储存、保密及查询等服务。三是加强对档案管理人员的综合培养。工程档案信息化管理对工作人员综合素质要求高，既要熟知档案专业知识，又要了解生产业务知识，还要具备一定计算机网络技术。目前，建立一专多能型水利档案信息化管理人才，才能真正确保档案信息化的顺利推进。四是通过高科技技术手段确保电子档案安全。通过不断更新的计算机设备和软件，加以科学的标准化流程操作，不断夯实优化基础信息数据，进一步加强档案利用权限审批监管，达到最终确保信息化档案的保存和使用安全。 4 结语 综上所述，随着信息社会的不断发展，我国的水利水电事业也在不断地发展，作为水利勘察设计企业，我们应该用现代的信息技术继续提升水利科技档案的管理利用水平，充分使用各项新技术，吸取先进技术与经验，逐渐摸索出属于工程档案信息化管理新模式，使水利科技档案在21世纪焕发出新的生机和活力。 参考文献 [1]彭立波.于淑萍.勘測设计单位档案信息化管理时间与探究[J].黑龙江水利科技，2012（12）：229. [2]王中.水利科技档案信息化管理浅析[J].四川水利，2017（01）：94-96. [3]王阳.水利勘测设计单位档案信息化建设的思考[J].海河水利，2018（05）：69-70. |
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