| 标题 | 高校基建档案管理模式探讨 |
| 范文 | 摘 要：针对高校基建档案专业性强、周期长与种类繁多的基本特点，分析了高校基建档案在现有管理模式下存在的缺乏制度约束、管理人员偏少以及信息化程度不高等缺陷，提出了加强高校基建档案管理的制度保障、加强高校基建档案管理人员的专业培训以及加强高校基建档案的信息化建设等管理新模式，以适应高校信息化建设与发展的需求。 关键词：高校;基建档案;档案管理;信息化 高校基建档案由于其复杂性而一直是高校档案管理的难点，且借还过程中的手续繁琐、效率低下，出错率较高，导致其管理工作相对满后，已不能适应现代基建档案管理的要求，因此，急需对高校基建档案管理模式进行改进，提升我国高校基建档案管理水平，为高校基建规模扩大提供重要保障，并为高校整体办学能力和教育质量提高提供有力支撑。 1 高校基建档案特点 1.1 高校基建档案专业性强 基建档案专业性较强，涉及面广。由于基建档案一般从基建的立项开始，还包括设计、招标、施工以及验收等过程，其中每一过程还可再进行细分，且涉及的专业多，如仅施工过程就包含建筑暖通、给排水、电气、装修等，而对于高校来讲，由于各建筑的功能与对应的学科不同，还会有更多结合不同学科研究开展的一些特殊基建需求，因此高校基建档案涉及的面非常宽，成套性难。 1.2 高校基建档案形成的周期长 高校基建项目往往涉及科研与教学方面，由于学科门类多，科研实验平台对基建设施的需求均不相同，导致高校的基建项目，从立项到竣工交付使用往往要经历较长的周期，有的甚至会经过十余年的时间。由于每一个阶段的建设资料均需收集保存，其间涉及的管理程序和部门较多，周期长。因此，保持基建档案完整性的任务十分艰巨。 1.3 高校基建档案种类繁多 高校基建档案会因建筑物功能不同，而所包含的基建内容体现为各向异性，如机械工程楼与化工楼等对建筑物的强度以及室内水、电以及通风与温度等要求均不相同，且由于档案资料来自不同单位，涉及的部门与原始纸质材料较多，包括规划、国土、园林、消防、环保与安评等部门，而对于某些国防院校还涉及国防安全与保密等部门。因此，高校基建档案种类繁多，导致管理难度大。 2 高校基建档案现有管理模式的缺陷 2.1 高校基建档案管理缺乏制度约束 高校基建档案的管理长期采用与其他档案相同管理模式，这显然不能满足基建档案本身特点所需的管理要求。由于对高校基建档案的管理，没有明确的管理制度，再加上单位不重视，以及基建档案本身涉及的部门的较多，对整个管理过程产生了巨大困难，导致在基建档案整理归档过程中高校各部门不认真对待的现象层出不穷，导致档案不能及时整理，甚至严重滞后，缺乏相应的制度约束。 2.2 高校基建档案管理人员偏少 高校基建档案的管理工作业务量繁重，技术要求较高，一直是高校档案管理中的薄弱环节。由于其对管理人员的专业素质要求较高，而与之相反的是，部分高校档案馆长期忽视对基建档案馆人员专业素质和能力的培养与要求，导致符合高校基建档案管理要求的管理人员较少，管理过程中易出现工作或技术失误，而不能满足高校发展对基建档案管理的要求。 2.3 高校基建档案信息化程度不高 基建档案部门的资金不足，没有能力对原有档案图文等进行数字化处理或复制，沿袭一些陈旧的、简单的档案管理工作，不能有效提高基建档案信息的查询效率。甚至还存在以人工查找资料，以及提供纸质文档资料的情况，导致档案管理过程及效率低下，且容易出错，不利于更好地为高校发展服务。 3 高校基建档案管理新模式 3.1 加强高校基建档案管理的制度保障 高校基建档案的管理需要有一套完善的管理流程，才会使整个工作变得高效与规范。因此，需针对其特点制定详尽合理的档案管理的规章制度，使档案管理规范、有法可循。研究并制定具有系统、科学化的档案管理工作制度，并通过设置专门的档案管理负责人，在基建档案管理制度方面予以补充和丰富，并借鉴其他成熟的管理制度，建立遵循分级管控的原则和规定，实现对高校基建档案管理工作的高质与高效。 3.2 加强高校基建档案管理人员的专业培训 许多高校的基建档案管理人员没有经过系统培训，对基建档案的管理流程不熟，对不同学科的基建档案特点不掌握，并对相关业务程序不熟练。特别是近年来，随着基建档案数字化工作的推进，需要档案管理人员熟练掌握计算机及相关基建档案管理方面的软件等，因此，急需对基建档案人员开展专业培训，使他们掌握基建档案管理精髓，并对相关专业知识与电子软件等信息化知识进行学习，同时还需对包括职业道德与知识教育等方面知识进行培训，提高管理人员的专业素质。 3.3 加强高校基建档案的信息化建设 随着高校网络信息化建设的高速发展，大部分高校目前已实现校园网的全面覆盖，并朝着智慧校园的方向发展，为高校基建档案的信息化建设提供了良好的硬件平台，并使基建档案的信息化建设具备了良好的基础，可通过较少的投资，对原先陈旧的纸质文档与图纸等进行数字化归档，并可利用信息化网络等技术与软件进行传输与管理，实现高校基建档案的一体化数字化管理模式，改变目前高校基建档案信息化建设力度不高，档案管理工作停滞不前的现状。 参考文献 [1]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：153. [2]于健.如何做好高校基建档案规范化管理[J].档案管理，2019（8）： 65-66. [3]韦翠清.“互联网+”背景下高校基建档案管理模式的创新[J].城建档案，2019（2）：74-75. 作者简介 张爱华（1972-），女，漢族，山东淄博人，本科，助理馆员，研究方向：基建档案管理。 |
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