| 标题 | 浅谈高中干部人事档案的编号规则 |
| 范文 | 郭文芳 摘 要：随着时代的进步和信息化技术的不断推动，干部人事档案的信息化建设已经成为必然，由于电脑科技的运用，在电脑中进行检索查找很容易也很方便，但是由于人事档案的特殊性，实体档案的保管及日常资料的收集归档同样重要，那么在现有条件下如何能更高效的在档案柜中找到特定的干部人事档案也变得更加重要了。本文通过作者所在高中为例，探讨如何通过科学的档案编号编制索引目录，以便快速的找到人事档案，从而使干部人事档案工作不仅能与本单位工作接轨，也能减少档案管理人员装档的时间，极大的提高工作效率以适应现代化社会发展的需要。 关键词：高中;干部人事档案;编号 2018年11月20日由中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。条例中将干部人事档案的收集范围及整理细则规定得很清楚，给我们人事档案管理人员确定了工作的准则，但是在实际工作中，不光有档案内容的整理，还有档案上架时的排列规则，干部人事档案上架（入柜）排列，是指干部人事档案入库保存，在档案架或档案柜中贮存组合排列的方式。上架（入柜）排列科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地提高工作人员的工作效率以及节省存放空间，如何给每一份干部人事档案编号成为档案上架时的非常重要且必要的工作。 1 现有干部人事档案编号方法 1.1 姓氏编号法 顾名思义是按姓=姓氏的笔画多少为序进行编号的方法。这种方法简单、易学，档案存放位置固定，但是由于姓氏的不均衡，同时也存在有的姓氏过多，新进档案和原有档案容易排列混乱，档案存放也不整齐、查找慢等问题。 1.2 汉语拼音字母编号法 汉语拼音字母编号法是根据汉语“音序检字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学，只要熟悉掌握了汉语拼音方法，编号和使用都很简便。但同样存在个别姓氏过多的问题。 1.3 笔形编号法 笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法（如四角号码和类似四角号码法），这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少，档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则，就能运用自如。但对于数量较多的档案材料归档时，查找比较困难。 1.4 混合编号法 主要是对姓氏编号法和汉语拼音编号法的混合运用，在实际工作中，同样存在零散材料归档时查找耗时等问题。 2 高中干部人事档案的现状 2.1 高中干部人事档案的组成 高中人事档案主要是由专任教师和少量的教辅人员组成，每年新增的人事档案材料主要有年度考核、薪级工资、高级人才考核、职称岗位晋级聘任、学历提升等材料。这些材料在形成的时候一般是按照学科备课组的类别来的，并且在提供利用时，教师个人的学科被提及的最多。 2.2 高中干部人事档案的特点 专任教师占比非常高，以我校为例，专任教师占全校教职工90%左右，结合现在高中的特点，专任教师的学科专业性非常明显，比如语文专业的老师只能教语文不可能教授其他学科，其他学科同理。同时高中的学科也非常固定，由语文、数学、英语、物理、化学、生物、政治、历史、地理等9大高考学科及音乐、美术、体育、信息技术、心理等非高考学科组成，这些学科是经过国家多年的实践最终确定下来的，一般不会更改的，老师的配备也同理，而教辅人员主要是做一些行政工作如办公室、财务、医务等工作，为教师服务，数量较少，以我校现在350人的教职工组成来看，教辅只有35人左右，即使学校的规模编制发生变化，但学科教师以及教辅人员的配置不会有太大变化，也就是说比较固定。 2.3 现有的编号规则 我校干部人事档案现有的编号规則是按进校时间与年龄的大流水规则编号，索引的编制则是以姓氏笔画和汉语拼音相结合的方法来进行的，这种编号可以比较容易的掌握教职工总人数，上架时也相对简便，但缺点是不利于后续的档案管理，尤其是在零散材料归档时，因为形成的材料都是批量的，数量比较大，每次档案管理人员都需要给每份档案写上档号再整理归档，耗时耗力，同样的问题出现在提供利用的时候，尤其是在档案管理人员更换新人时，不能很快的上手，从而出现错乱。 3 高中干部人事档案编号探索 3.1 目的 前面我们提到过，作为一个学校尤其是高中，教师是基础，教辅人员为教师提供服务，档案管理人员作为教辅人员同时也是学校的一分子，不但要做好自己的本职工作同时也要掌握学校的动态，充分发挥档案的作用为学校提供优质服务。而一个科学的档案编号，不但能提高档案管理人员日常的工作效率也能节省出时间来开发档案的其他服务，比如在人员有限的情况下有充足的时间完善干部人事档案的数字化工作，最终实现干部人事档案最大化地利用，为学校的发展贡献一份力量。 3.2 实现方式 高中既然学科和教师配备都比较固定，我们完全可以开发出一套适合学校的干部人事档案编号规则。 首先，根据学校人事档案收集材料的特点，我们将学校的教职工分为教师和教辅人员，作为一个单位肯定会有校级干部、中层干部等领导干部，但在实际工作中，学校的领导干部主要也是来源于科任老师，所以我们将如此划分类别，而教师则按学科来分，教辅人员则统一为一类，因为教辅人员是会根据学校安排有可能在各个科室之间流动的。 其次，再进行二级划分，按照进校的先后顺序来编号上架。 最后，编制索引目录。编写规则就是学科-学科顺序号-大流水号，学科顺序号就是学科内的档案份数编号，即使有人较少，顺序号不变，大流水号是根据全校教职工的总人数来确定的。 3.3 优缺点分析 这种编号规则的缺点很明显，编号时麻烦耗时，但优点更明显，一是适应学校的发展，二是档案管理人员即使作为新手也很容易找到某一份档案，原因是分散到学科后，每个学科人数相对会较少，查找比较方便，三，因为是按学科分，档案工作也就与学校的其他工作接轨了，不再是自成一家，我们在收集资料的时候也比较方便，装档时会更方便，从而大大的提高工作效率，最后，档案管理人员可以随时掌握学科教师的配备情况，拓展档案的功能，为学校发展建言献策，从而提高档案管理人员的地位。 总之，干部人事档案是党和国家的重要财富，随着社会的发展，干部人事档案的管理在符合规定的前提下，也应该不断创新，编制一本科学有效的索引目录不止为档案管理人员日常的归档工作节省了时间提高了工作效率，同时也能更好的为单位提供更优质的服务，从而推动干部人事档案工作适应现代化发展的需要。 |
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