| 标题 | 新时期档案数字化管理及其创新策略 |
| 范文 | 邹曲波 摘 要：众所周知，无论是在行政机关还是在事业单位当中，档案管理工作都是一项极为重要的工作，不仅记录着其发展的历史沿革，同时也能够为后续决策工作的开展提供有力的参考依据。但随着计算机网络技术的不断发展进步，数字化技术已经逐步渗透至各个领域当中，并发挥着越来越重要的作用。但就目前情况来看，档案数字化管理工作的开展仍然存在着诸多的不足，我们必须积极寻求有效的数字化管理创新策略，才能够更大程度上强化档案管理工作的开展水平。 关键词：档案管理;数字化;创新策略 1 引言 档案管理的数字化是档案管理工作发展的必然产物，加强档案管理工作的数字化水平，一方面能够有效提升档案管理工作的开展效率，为事业单位的发展指明正确的方向，另一方面也能够提升档案管理工作的质量，从根本上避免人为管理误差问题所造成的不良影响，除此之外，档案管理工作的数字化发展还能够有效延长档案的存储寿命，避免档案遗失问题的出现。就目前情况来看，越来越多的行政机关和事业单位都已经意识到了档案数字化管理的重要作用，但在实际管理工作开展的过程当中，却仍然存在着诸多的不足。在下文当中，我们就从档案数字化管理中存在的常见性问题入手，有针对性的提出相应的创新管理策略。 2 档案数字化管理中存在的常见性问题 2.1 档案管理未能获得足够重视 在许多单位当中，领导和管理人员会将更多的精力投入到产品的生产以及财务管理等方面，但却未能给予档案信息管理工作足够的重视，无论是在设备和资金的投入方面，还是在人才的培养方面都存在着诸多的不足。加之，部分工作单位单位将档案管理工作看作一项辅助性的工作，而档案管理部门也未能积极主动的与其他部门之间进行沟通和交流，这使得档案管理工作的开展未能做到顾全大局，档案管理工作数字化发展的条件也不够充足，档案管理工作的标准化水平自然难以获得显著的提升。 2.2 档案管理的形式存在滞后 随着计算机网络技术的逐渐发展进步，大部分的单位都已经完全实现了网络化的办公，但在行政部门和事业单位发展过程当中所形成的各类档案却未能及时转变为数字化的形式。长此以往，随着时间的推移，许多纸质档案逐渐破损，档案的使用寿命明显缩短，档案中所存储的信息也逐步丢失。如果需要进行档案的查询或应用，不仅会消耗大量的时间，且会耗费较多的人力资源。 2.3 档案管理的体系存在漏洞 目前在许多行政机关和事业单位当中，虽然已经构建起了专门的档案管理部门，但由于已有管理体系存在明显的不足，使得档案管理工作的开展也受到了较大的局限。在不完备的档案管理体系的影响下，档案管理人员工作行为的规范性难以得到充分的保障，所运用到的档案管理方法也缺乏科学性和合理性，这使得档案管理工作出现误差的可能性明显增加。 3 新时期档案数字化管理的创新策略 3.1 构建完备的档案管理系统 为了更大程度上强化档案管理工作的开展效率和开展质量，首先，必须积极引入优质的数字化软件，并定期对于已有的软件体系进行更新，从根本上避免档案资料上传效率慢、档案管理安全水平差等问题的出现。同时，还应当结合档案管理部门当中已有硬件设备的实际情况，及时进行检查和更新，确保档案管理工作能够更加顺利的开展。其次，打造更加完备的档案统一化管理系统。尽管档案管理的数字化已经取得了较为突出的成果，但由于档案管理的统一性较差，使得档案管理工作的开展效率明显降低，已有管理体系与单位发展之间所存在的差异也越来越显著。针对这一方面的問题，建议档案管理部门能够结合本单位发展的具体情况，制定更加完备的工作制度，打造更为全面的安全管理机制，从而有效促进档案数字化管理水平的进步与提升。 3.2 打造专业的管理人员团队 在档案管理工作开展的过程当中，尽管数字化管理一定程度上减轻了工作人员所承担的工作压力，但数字化管理体系仍然需要由相关管理人员进行操作，因此，事业单位必须构建一支足够完备的档案管理人才队伍。具体来说，首先，单位方面应当面向社会各界招收优质的档案管理人才，加强对于管理人员实践操作能力以及责任意识的全面把控。其次，事业单位方面应当定期组织已有的档案管理人员参与到档案管理知识学习的过程当中来，给予档案管理人员更多的掌握数字化管理知识的机会，同时，加强对于档案管理人员的安全教育，从而有效强化其安全管理意识。最后，事业单位方面应当加大对于档案管理数字化工作的宣传，使档案管理人员能够更多的认识到档案数字化管理的重要性，而其他部门也能够更加积极主动的与档案管理部门进行沟通交流，共同促进档案管理水平的进步与提升。 3.3 加强对于系统的全面管控 根据上文中的分析，我们可以发现，档案管理数字化具备着多重优势，但与此同时，数字化的形式也加剧了档案管理工作的风险。大量的具备实际应用价值的档案信息存储于网络信息平台系统当中，虽然能够有效延长档案的存储寿命，也能够有效提升档案调取与应用的效率，但是一旦档案存储系统遭到破坏，就极有可能导致档案信息泄露、档案信息被恶意篡改、档案信息丢失等问题。因此，事业单位在充分发挥档案管理数字化所具备的优势的同时，也必须积极寻求有效的方式强化档案的安全管理水平。具体来说，首先，事业单位方面应当强化档案管理人员的安全管理意识，培养管理人员的岗位责任感和集体荣誉感，通过适当的引入奖惩机制，对于在日常管理工作开展过程当中表现优异的档案管理人员给予一定的奖励，对于导致档案管理不力现象出现的档案管理人员给予相应的惩罚，使其能够全身心的投入到档案管理工作当中，在日常工作中做到严格谨慎，减少管理误差的出现。其次，单位方面应当引入更为完备的档案安全管理体系，定期对于档案存储系统进行检测与杀毒，设置更为完备的防火墙，有效促进档案管理工作的安全开展。 4 总结 综上所述，信息技术的不断发展为档案数字化管理工作的开展奠定了有利的基础，为了更大程度上强化档案的数字化管理水平，我们可以通过构建完备的档案管理系统、打造专业的管理人员团队、加强对于系统的全面管控等有效方式，强化档案管理工作的开展质量和开展效率，强化行政部门和事业单位的一体化办公水平，从而为行政部门和事业单位的更好、更优发展指明正确的方向，带动自身发展水平的进步与提升。 参考文献 [1]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017（5）. [2]李刘萍.浅析新时期档案数字化管理及其创新策略[J].数字化用户，2018，024（045）：138. [3]王金隆.新时期档案数字化管理与创新策略[J].中国科技投资，2017，000（021）：201. [4]郭怀珍.新时代人事档案数字化及其规则、管理、关键问题与对策[J].办公室业务，2019. |
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