| 标题 | 探析高校档案管理工作现状及发展建议 |
| 范文 | 邵芸芸 随着高校不断深化改革，高等教育教学事业呈现阶梯式向前向上发展，作为高校教育事业子系统的高校档案工作同样面临着机遇和挑战，档案管理工作质量也直接影响着高校其他工作的开展，高校发展需要高质量、高水平的档案管理工作来提升学校综合实力。 1 高校档案工作现状 1.1 高校档案管理的特点 一是科学化。高校档案管理涉及的大量的文档数量和内容，缺乏科学的指导，档案的利用效率就会比较低，难以实现学校的管理目标。二是专业化。高校档案管理的自身属性决定了其专业化特征。以专业性档案管理能力辅助高校专业设置、教学质量以及学科建设，有助于提高高校中心工作的有效性。三是规范化。通过落实规章制度，能顺利保障日常工作的实施。各高校需要进一步规范和完善档案管理制度体系，并在管理过程中严格落实。四是信息化。信息化档案管理是新时期高校档案管理的重要特征，不仅能够提升管理效率，还能有效解决管理的时间和成本，是高校档案管理发展的必然方向。 1.2 高校档案管理存在的问题 一是管理体制。当前高校档案管理体制滞后于管理需求，缺乏有效的激励办法与制度，也不利于高校档案管理水平的提高，更不利于高校的可持续发展。具体表现为：第一，部分高校对档案建设重视不足。档案部门逐渐边缘化，相应的人力、物力和财力缺乏，造成高校档案事业基础不牢;第二，部分高校档案管理工作设备陈旧，甚至会影响正常的档案工作，档案保存安全性降低，档案管理链条断裂，最终导致档案工作效率低下;第三，部分高校档案管理工作的信息化水平较低，有效开发档案材料，对档案资料进行维护和开发是高校档案管理中的重要工作，但是从高校档案材料开发现状来看，大多数都是停留在表面，仅仅用来录入档案材料而已。这种现象不能充分发挥档案材料的应用价值。 二是人员素质。高校在安排档案管理人员时，对专业性考虑较少，将档案管理岗位当成边缘岗位，导致高校档案专职人员队伍存在诸多问题。第一，专职档案工作人员专业素质缺失，缺乏足够的计算机、大数据运行等专业技能和档案专业知识，信息化知识体系更新较慢，造成档案业务管理长期在低水平徘徊;第二，档案管理专业人才的交流与合作机制运行不畅，闭门造车各自为战，导致档案管理工作形成“业务孤岛”。 三是规章制度建设档案管理工作如果没有明确的规章制度可循，那么就会出现档案管理工作无迹可寻的现象，规章制度建设缺乏主要体现在以下几个方面：第一，权责不清，档案部门与其他行政部门工作职责没有统一的条例范围规定，工作边界和事务边界难以界定，推诿扯皮现象难以杜绝;第二，档案工作效果缺乏明确评判制度和评判标准，高校档案管理工作面对大量文件资料，种类繁多数量较大，必须用严格的工作流程来组织实施，部分高校对此类事项都没有做明确的制度规定，造成了档案工作各个环节的管理水平和实际效果参差不齐。 四是服务机制。第一，由于受到传统的“重业务，轻服务”思想的影响，部分高校档案管理人员的工作重心还是放在档案的收集、整理和保存等日常业务上，对档案价值的开发与利用意识不到位;第二，个别高校缺少提供档案服务的物质条件支撑，造成档案信息需求者与提供者双向沟通出现阻碍，难以有效发挥档案信息的服务功能;第三，缺少档案服务的激励措施，工作中缺乏监督机制，服务质量的好坏与自身工资、绩效等个人利益不挂钩，缺乏服务质量反馈信息，影响档案服务质量。 2 高校档案工作发展建议 2.1 完善高校档案工作管理模式 高校档案是学校发展的证明，反映的是学校发展的历史凝结，革除档案管理工作弊端，完善档案管理模式，对学校的意义十分重大。首先，要建立健全高校档案的目标管理制度，制定合理的管理规划，如，管理任务量的规划，在规定的时间内完成相应的管理任务，从而推进高校档案管理工作的顺利进行。其次，学校要树立综合管理意识，突出档案管理工作的重要性，将促进档案部门的发展列如学校发展规划中，提升档案部门在学校部门中的地位，积极发挥档案部门在学校发展中的有力推动作用。再次，要加强硬件设施建设，要对照档案建设现代化标准，逐步配齐档案管理的专业设备，对档案工作进行专业化、标准化管理。 2.2 注重人员素质队伍建设 一是配备齐全的档案管理人员，要根据学校档案工作实际，综合分析研判，按照档案功能分区及现有档案管理人员配备情况，对缺岗的职位及时进行人员补齐，确保专人专责，理清工作关系，组建档案管理人才脉络，优化档案管理系统;要注意档案管理人员的流动与更新，招聘具有专业档案知识和技能的人员为档案管理工作发展注入新鲜血液，优化档案管理人才队伍结构，部门人员互相配合，提高效率，在实际档案工作中不断发掘新方法，开拓新思路。 二是全面提高高校档案管理人员的思想意识，高校档案管理人员的思想意识将直接影响着高校档案的管理水平，而结合以上的分析却发现，由于管理者的思想过于陈旧，主要受到传统观念的影响，使得高校档案管理效果不佳，对此，应全面提高高校档案管理人员的思想意识。档案管理人员需要自觉提高与加深关于档案管理知识的认识，树立积极的工作热情与信心，主动学习先进的档案管理知识，应重视高校档案管理的每个阶段，严格抓起档案管理的细节工作。 2.3 建立健全档案规章管理制度 健全的档案规章管理制度体系对于高校档案事业的发展是至关重要的，只有具备健全的工作制度体系，高校档案管理工作才能有标准可对照，有方法可查找，才能形成統一化、标准化的管理制度，建立健全档案规章管理制度具体包括以下几个方面：首先，学校要树立大局意识，深入研究部门架构，对有文件归档整理任务的相似部门职责进行严密分析，明确划分每个部门的工作内容范围，制定出档案部门工作职责，让档案管理人员明确部门的工作权限和工作任务;其次，确定档案部门整体工作职责后，要进一步梳理档案部门内部功能管理模块，明确每个分管区域的工作内容，根据实际建立统一标准，制定相应的工作制度条例，将档案管理任务具体化，建成档案内部工作协调机制，形成脉络清晰的管理系统;再次，学校档案部门要制定明确的档案工作奖惩制度，进一步加强档案工作监督体系建设，同时要对档案部门工作人员进行定期的专业知识考核，并量化考核指标，做到奖优惩劣，激发工作潜力，不断提高档案管理人员的工作效率，提升档案管理工作的整体水平。 2.4 创新档案服务机制 必须创新档案管理的手段，通过采用科学的管理手段来提升高校档案管理的质量，从而有效地促进高校的可持续发展。首先，应做好高校档案管理的编制以及检索工作，并建立相应的检索体系，帮助高校以及社会人员实现多渠道、多角度的检索。加强档案信息编制工作，合理编写高校的校史资料以及相应的档案全宗说明，并将所编制的内容向全校师生介绍，同时，应根据不同的需求来加强档案库的管理，并对档案库的信息进行加工，形成全面的专题资料，更方便需求者从不同的角度进行信息查找，从而有效地提升高校档案管理的质量，促进高校的可持续发展。再次，应及时了解学校的需要，并实施跟踪服务，充分利用现代化技术手段来提高高校档案管理水平，从而有效地提高档案管理的效率。另外，应向社会公开高校档案，促使档案资源有效利用，最大程度的满足社会需求与高校发展需要。档案部门可以通过合理配置与分工协调信息资源，形成高校档案信息库，及时为各级人员提供完整、全面、真实的档案信息，实现信息共享，满足社会对高校信息的需要。 |
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