| 标题 | 论电子档案管理在高职院校档案管理中的应用 |
| 范文 | 摘 要：现在信息技术已经在我国的各行各业得到了比较广泛的普及，而信息技术在教育界也发挥了自身比较大的作用。比如对于高职院校来说，其档案管理工作的任务相对来说比较重，同时工作内容也比较烦琐，而信息技术的存在就可以建立有效的电子档案库，提升档案管理工作的效率。下文就将对电子档案管理在高职院校档案管理中的应用进行分析。 关键词：电子档案;高职院校;档案管理;应用分析 基金项目：本文系2020年度内蒙古自治区高等学校科学研究项目“高职院校教学档案信息化管理研究”（项目编号：NJSY20319）研究成果。 现在我国的网络信息技术已经逐渐保持在了高速发展的状态，在此背景计算机技术不仅被有效应用于社会上的各个生产领域，同时在高职院校的档案管理工作中，也会见到计算机技术的身影。随着科技的不断发展，现在大部分高职院校在开展工作的过程中，如果用到文件，那么都会抛弃以往传统的纸质形式，更多地会选择使用电子文件夹来开展工作。但大部分高职院校在对档案进行管理的时候，还是会使用传统的管理模式。这样一来不仅管理工作的效率会难以得到保障，同时还会耗费管理人员大量的实时间。所以基于此，高职院校的管理人员一定要对电子档案管理的应用有所重视。 1 电子档案管理存在的优势 1）符合科技进步和时代发展。通过对我国现在社会经济发展情况的分析可以得出，我国的主要发展趋势已经逐渐变为计算机信息技术，在此背景下教育領域也开始对计算机信息技术进行了大力使用。其中各个学校使用最多的就是多媒体教学以及办公室自动化等。所以在此发展背景下，如果高职院校在开展档案管理工作的时候对电子档案管理进行使用，那么该做法也就符合了我国现代化的发展趋势。最后，高职院校在对电子档案管理进行应用以后，其还可以与现代化教学技术进行有效的结合，最终形成一体化的管理模式，提升高职院校的管理质量。 2）提高工作效率。如果高职院校中的档案管理人员可以在开展自身工作的时候，对电子档案进行有效的应用，那么该工作就可以迎来很大的变革。比如，在以往档案管理人员对档案进行整理的时候，如果需要对学生信息进行记录，那么记录所使用的方式就是纯手写方式。同时在归档的时候，档案管理人员还需要对这些文字进行统计。。这样一来不仅工作效率难以得到保障，同时档案管理人员还会因此耗费自身较多的精力。而如果档案管理人员可以对电子档案管理进行有效的使用，那么其在对学生信息进行记录保存的时候，就可以直接通过计算机设备完成。这样一来不仅传统档案管理模式中的不便可以被有效解决，同时档案管理工作的实际效率也会因此得到保障。除此之外，档案管理人员在使用电脑对档案进行保存以后，整个档案的安全性也可以因此得到保障。 3）提高管理水平和档案质量。对于以往的档案管理模式来说，档案都是以纸质的形式存在。而如果档案存档环境相对来说比较潮湿，或者温度比较高，那么这些纸质档案就会受到一定程度的损害。除此之外，对于高职院校来说，其学生的数量相对来说是比较多的，所以学生档案所需要的纸张也会比较多，这样一来学校在建立档案的过程中，所使用的成本就会比较高。而如果档案管理人员可以对电子档案进行使用，那么学生档案就都会以电子的形式保存在u盘或者电脑之中，这样一来不仅可以在空间以及纸张等方面有所节约，同时还可以降低档案的管理难度，提升管理水平。 2 高职院校档案工作存在的问题及风险 1）电子档案对计算机设备的依赖程度比较高。档案管理人员在对电子档案进行使用的过程中，主要是利用计算机来完成整个档案的输入与编制，所以对于电子档案来说，其对计算机就会产生比较严重的依赖性。比如，对于文字档案来说，档案管理人员就需要使用word等办公软件，而如果档案涉及一些比较特殊的算法，那么档案管理人员就到对CAD等程序软件进行使用。所以档案管理人员在对档案进行制作的过程中，软件的实际运行状态会直接影响到档案的制作效率。除此之外，档案管理人员在对档案进行储存或读取的时候，也要通过软件来实现，如果软件运行或者计算机设备存在问题，那么档案的制作或保存就会以此受到影响。 2）档案管理制度尚未完善。同时如果学校想要提升电子档案的应用效果，那么就一定要建立完整的电子档案管理系统，并结合学校档案的实际特点，制定科学的档案管理制度。但虽然现在大部分高职院校存在制定管理制度的意识，但其所制定的管理制度相对来说并不完善，同时还存在许多大大小小的问题。比如，学校所制定的档案管理制度中，并没有针对档案管理人员的实际工作责任进行明确的划分，同时对于档案的定位也并不准确。除此之外，大部分高职院校在建立电子档案管理系统的时候，也没有结合电子档案管理制度完成该工作，这样一来如果出现了档案丢失或者档案篡改等情况，那么这些问题就很难得到及时的处理，严重情况下高职院校还会因此受到损失。 3 高职院校档案管理完善措施 1）加强电子档案管理的重视度。随着电子档案的不断改革，现高职院校一定要对电子档案管理模式的应用有所重视，利用电子档案管理模式来提升档案管理工作的效率以及水平。首先，高职院校可以聘请有经验的专家针对电子档案模式的内容以及应用意义开展主题讲座，然后组织档案管理人员进行参与。这样一来档案管理人员就可以通过讲座对电子档案管理有更多了解，同时其对于电子档案管理的应用意识也会因此提升。其次，高职院校还可以组织档案管理人员开展培训活动，提升档案管理人员对于电子档案管理的应用能力，这样一来电子档案管理的使用效果才可以得到保障。同时在培训过程中，高职院校还可以定期组织档案管理人员进行考核。考核完毕以后，高职院校不仅可以结合考核结果对档案管理人员进行后期针对性的培训，保证管理人员的工作能力可以得到有效提升。同时及高职院校还可以针对考核成绩优秀的员工进行奖金或者假期上的奖励，这样一来档案管理人员的工作及解析那个就会得到充分调动，档案管理工作的实际效率也会因此提升。最后，学校还要对电子档案管理开展大力的监督工作，并结合该工作的实际情况向工作人员提出适当的要求，在保证档案管理工作质量的同时，也保证电子档案管理应用的有效落实。 2）规范操作流程，完善档案管理制度。如果高职院校可以制定清晰化、科学化的档案管理制度，那么如果档案管理人员在工作过程中出现了任何一种问题，那么这些问题都会因为该制度的存在而得到有效的解决，同时档案管理工作的质量也可以因此得到保障。而高职院校在制定档案管理制度的时候，首先要做的就是对学生档案的实际情况进行了解，然后再结合档案管理人员的工作能力，以此为基础完成档案管理制度的制定工作，保证其科学性以及有效性。其次，学校在制定档案管理制度的过程中，还要注意对档案管理人员的责任进行明确划分，以便档案管理人员可以清楚地了解自己的工作责任，尽可能地降低互相推脱责任现象出现的概率。 3）利用学校区域网建立服务平台。对于高职院校的电子档案来说，其存在的基本任务就是为师生进行服务。所以基于此，学校还可以通过对学校局域网的利用，为师生提供一个开放性的服务平台，以便教师以及学生都可以通过该平台对共享性的电子档案进行访问，查找自己所需要的档案资料。比如，学生可以通过该平台对自己的英语等级以及学历证书等进行查询，而教师就可以利用该平台对学生信息以及往届毕业生的去向进行查询。这样一来该服务平台的存在不仅可以为学生的学习生活带来便利，同时还可以为教师的工作带来便捷。 4 结束语 总之，现在高职院校对电子档案管理的使用，基本符合了我国现在的社会发展趋势。而如果高职院校想要保证電子档案管理的实际使用效果，那么首先要做的是组织档案管理人员进行培训，提升其档案管理能力。其次学校还要制定科学的管理制度，并对校内网进行利用，建立有效的档案服务平台。这样一来电子档案管理自身的价值就可以得到充分的发挥。 参考文献 [1]侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].办公室业务，2012（11）：11-12. [2]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务，2014（7）：45. [3]葛清梅.电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].黑龙江史志，2015（3）：10. 作者简介 侯永红（1969-），女，汉族，2003年6月毕业于内蒙古师范大学计算机科学技术与应用专业，锡林郭勒职业学院教师，档案系列副研究馆员，研究方向：档案管理、图书馆建设等。 |
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