| 标题 | 信息时代如何做好电子档案安全管理 |
| 范文 | 黄广明 摘 要：信息时代对各行各业的发展对产生了深刻影响。对于电子档案而言，因为其处于网络环境中，所以安全问题成为档案业界关注的焦点之一。为了提升电子档案安全性，加强安全管理是非常重要的。文章首先介绍了信息时代做好电子档案安全管理的重要性，再分析目前管理存在问题，最后提出了相关的有效策略，希望对促进电子档案安全提供借鉴。 关键词：信息时代;电子档案;安全管理 信息时代的到来对电子档案管理提出了更高要求，其中安全管理是重中之重，可以保证档案的完整性、准确性。因网络环境具有开放性、复杂性的特点，电子档案容易遭受病毒、恶意软件的侵害，造成泄露、被篡改、被污染等的威胁。基于这种情况，信息时代电子档案管理要增强安全意识，构建出完善的安全体系才能不断提升电子档案管理水平。 1 信息时代做好电子档案安全管理的重要性 信息时代，电子档案的管理发生了重大变化，需要重视安全管理。首先可以保证档案的安全性。档案一般都是比较重要的资料，涉及个人、单位、企业的信息，如果泄露或被篡改将会造成巨大经济损失，做好安全管理可以有效避免电子档案遭受威胁，这也是档案从业人员安身立命的根本。其次可以创建出安全管理的环境。在信息时代背景下，面临着信息革命的挑战，建立一套电子档案的防御和利用体系，有助于提高电子档案管理效率。再次提升档案利用价值。档案本身具有重要价值，一旦出现泄露或者丢失情况其价值就会有所下降，很难发挥出有效作用。加强安全管理可以保证档案的有效性，便于人们进行利用，处理工作、学习上的事情。最后符合电子档案发展需求。在电子档案发展过程中，安全管理是重点所在，因此要顺应信息时代发展需求，提高对安全管理重视程度，消除不利因素的影响。信息时代做好电子档案安全管理具有重要意义，因此要积极开展[1]。 2 信息时代电子档案管理的变化 随着信息时代到来，很多先进技术被应用于档案管理中，加快了电子档案管理模式改革。在传统模式下，档案主要是纸质形式，而且采用人力管理方式，不仅要耗费大量时间和精力，还会受到人为主观因素影响，导致工作中出现失误。为了适应社会发展需求，才产生了电子档案，其具有较高自动化和智能化水平，完全可以实现自主检索，提升了工作效率和质量。在过去很长一段时间内主要采用粗放型管理方式，效果不是很好，而且管理中容易出现问题。档案管理机构较多，相互之间处于独立状态，容易出现重复管理情况，无形之中增加成本投入。电子档案采用逻辑管理模式，对计算机技术、网络技术、互联网技术进行整合，可以发挥出更大作用，实现最大范围的知识共享。档案管理向社会服务过度。受到传统理念影响，认为档案是保密的，不能对外公开，一定程度上限制了作用发挥。信息时代，电子档案除了满足基本需求外，还具有社会服务职能，实现了作用最大化目标[2]。 3 信息时代电子档案安全管理存在的问题 3.1 安全管理意识较差 大部分档案管理人员安全意识比较差，思维理念依然停留在传统工作层面，导致实际工作效果不是很好。有的档案管理人员已经工作了几十年，年龄较大，接受新理念、新技术速度较慢，无法适应电子档案安全管理需求。虽然现在构建了电子档案安全管理体系，但是仍然存在不足之处，这对安全管理水平会产生不利影响，可能会引发安全问题。信息时代电子档案安全管理具有重要意义，部分人员已经转变了理念，但是认知水平较低，存在很大局限性，无法保证安全管理质量。认为只要做好电子档案日常管理工作就可以，不必过于在意安全管理，在这方面比较缺失。思想意识决定着实际行动，如果对电子档案安全管理缺乏正确认识，那么就很难满足工作需求。为了满足发展需求，电子档案管理人员要增强安全意识，明白信息时代电子档案安全管理的重要性，并严格按照规定要求去执行，不断提升电子档案安全管理水平。 3.2 安全管理制度缺乏 制度是电子档案安全管理的重要保障，在实际工作中可以发挥出有效作用，提升安全管理的规范性、科学性，避免不利因素影响。从目前情况来看，管理制度比较缺乏，无法满足实际需求，是安全问题发生的重要原因之一。制度内容方面比较落后，信息时代下电子档案安全管理瞬息万变，每天都会出现新问题，如果制度一成不变，会出现不相符合的情况，导致管理水平降低。制度执行力较差，很难有效落实下去，容易产生形式化问题。管理人员在解决问题时不会依据相关制度，而且凭借个人经验做出判断，过程中可能会出现失误。对于电子档案管理工作而言，将重点放在日常業务处理上，忽视了安全制度建设重要性，致使业务工作存在缺陷，成为安全管理的限制性因素。目前我国关于电子档案安全管理的相关法律法规不是很健全，当出现问题时很难有效解决，存在较大隐患。为了应对面临的情况，必须要加强制度建设，创建出稳定有序环境，保证电子档案管理的顺利开展[3]。 3.3 安全管理人员素质较低 信息时代电子档案安全管理对工作人员提出了更高要求，只有不断提升自己才能适应发展。但从实际情况来看，安全管理人员素质普遍较低，对管理水平会产生一定影响。随着电子档案业务量增加，需要更多安全管理人员，在招聘时会降低门槛，单纯追求数量，忽视了人才质量。大部分人员没有经过培训，专业人才更是少之又少，管理队伍整体水平偏低，会直接影响到安全管理效果。为了帮助管理人员快速工作，培训时只讲解简单理论和技巧，但是对能否熟练运用缺乏考察，使得实际工作中会出现问题。当电子档案突然遭遇病毒袭击时，安全管理人员由于自身水平有限很难做出应对，安全问题也就在所难免。另外安全管理人员责任心不强，只是单纯完成日常工作，缺乏创新意识，对于工作中遇到问题没有进行思考，安全管理水平很难有所提升。因此要提高安全管理人员专业能力，更好投入到电子档案安全管理中去，解决过程中遇到难题。 4 信息时代电子档案安全管理有效措施 4.1 强化安全管理意识 转变管理理念是信息时代电子档案安全管理的第一步，只有思想上引起重视，才能在实际工作中做出改变，不断提升安全管理水平。信息时代背景下，电子档案安全管理面临更加复杂外部环境，基于这种情况，安全管理要引入先进技术，有助于优化管理模式，保证满足实际需求。让管理人员意识到安全对于电子档案的意义，和价值有着直接关系，必须要落实下去。实施电子档案安全管理时要按照规定要求去操作，避免人为因素影响，保证安全管理质量。不断增强安全意识，才能改善管理效果，为电子档案的完整性、安全性提供可靠保障。安全管理是电子档案管理工作的重要方面，如果安全得不到保障，就会出现泄漏、丢失的情况，对个人、企业等带来不可挽回的损失。特别是一些非常重要的档案资料，要提升安全管理等级，建立起一套完整的安全管理体系，保证实际工作顺利开展。 4.2 加强安全管理制度建设 在电子档案安全管理中，制度是重要的保障，可以发挥出有效作用，因此要加强建设。一方面根据信息时代下电子档案管理的变化对制度内容作出适当调整和改变，确保具有先进性，与实际需求相适应。开展安全管理要依据制度进行，减少不确定因素的影响，保证管理的有效性。制度内容要定期更新和补充，包括电子档案安全管理的各个方面，确保取得良好成效。另一方面增强制度执行力。电子档案安全管理每个人都要遵循制度要求，将具体效果落实下去，实现预期目标。发现人员有违规操作情况要严肃处理，增强整体纪律性，创建出稳定有序内部环境。人员要熟悉制度内容，明确电子档案安全管理要点，在工作中抓住重点，可以避免问题发生。制度是安全管理的根本保障，要提高重视程度，保证具有全面性、准确性，与安全管理需求相适应，发挥出有效的作用。 4.3 提高安全管理人员素质 工作人员是电子档案安全管理的主体，为了保证管理水平，要求人员必须具备专业能力，才能胜任工作需求。在招聘安全管理人员要提出一定要求，除了具备专业素养外，还要有较强责任意识，在工作中认真负责，即使再小的问题都不能忽视，采取有效方法解决，为安全管理质量提供可靠保障。信息时代背景下，技术发展速度较快，安全管理中也会出现更多隐患，所以要定期组织人员学习，不断完善提升自身综合能力，有效适应发展需求，更好投入到工作中去。建立起奖惩机制，对于安全管理中表现良好人员给予一定奖励，可以调动起参与积极性。对于违反规定或者工作中存在失误人员要适当惩罚，避免此类问题的再次发生。建立起一支高素质人才队伍，保证电子档案安全管理顺利开展，实现预期目标。人员在安全管理中发挥着重要作用，所以要不断学习来提升自己，有效适应信息时代发展需求。人员在日常工作中要加强交流，保证信息传递、共享，制定出科學合理决策，提高解决问题的能力。 5 结语 综上所述，信息时代做好电子档案安全管理是很有必要的，有利于提升安全水平，为电子档案质量提供保障。加强对目前安全管理隐患的研究，找到其中存在原因并采取有效措施来解决，进一步改善安全管理效果。构建出一套完善安全管理体系，为实际工作开展提供正确指导，保证档案资料的完整性、真实性。 参考文献 [1]赵新芳.如何做好电子档案管理[J].城建档案，2019，（6）：58-59. [2]李旌冬.信息时代档案管理工作存在的问题及对策[J].新智慧，2017，（23）：79. [3]孙艳华.电子信息化对档案管理工作的机遇与挑战[J].黑龙江档案，2017，（4）：87-88. |
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