| 标题 | 关于OA时代文书档案质量前端控制的思考 |
| 范文 | 摘 要：现代OA系统应用为文档一体化管理提供了平台也带来新的思考，前端控制思想与手段能有效提升文书档案质量和管理水平，本文阐述了在现代OA办公环境下，前端控制在文书档案管理工作中的意义和方法。 关键词：OA;文书档案;前端控制 DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.065 文书和档案是文件生命周期的不同阶段，文书是档案的来源，文书工作是档案工作的基础。在计算机信息技术高速发展的今天，OA系统快速推广普及，提升了政府部门、企事业单位协同、管理、决策的效率和服务水平，为文档管理一体化提供了实现的平台和纽带，也为文书档案质量的前端控制提供条件。 1 文书档案前端控制的概念 文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，高质量的档案建立在高质量的文件之上[1]。所谓“前端控制”，是指在文书档案管理工作中，将档案工作提前到整个文件生命周期的时段，即文件形成阶段。是将档案管理工作整体规划、眼界放前、业务环节提前、过程监控的一种管理思维或理念[2]。 2 文书档案前端控制的意义 文书档案不像科技档案，能通过工程尾款、项目验收等有效手段来控制档案形成质量与归档质量，虽有制度，由于没有手段，考核也常常流于形式，很难控制好进馆档案的质量[3]。在政府部门、企事业单位行政管理中，档案部门作为服务部门而非权力部门，其约束作用有限，加之档案工作多具有非核心、滞后性、被动性的特点，档案部门工作人员在后期对档案中发现的问题往往无能为力。因此通过前端控制提升文书档案质量具有现实意义。 2.1 实现文件生命周期全流程管理 在传统纸质文件时代，从文件到档案的管理过程受到文件的实时价值、服务对象、保管场所和管理方式影响，在管理当中被阶段性划分;进入OA时代，这些衔接界限被模糊，管理文件生命周期运动全流程是一个整体、系统的工程，因此，将前端控制的思想注入文书档案管理工作，能有效监督文件发展过程的每一环节，控制文书档案的质量，保证档案的齐全完整和真实有效。这就要求把参与文书档案管理工作的全线人员和工作有机衔接在一起，同时对文书档案的生成质量承担一定的责任，各自从不同的角度去把握，共同管理从文件到档案的全过程。 2.2 保证文书档案规范化 从文书到档案，其发展轨迹是一个顺向运动的过程，文书作为政府部门、企事业单位日常工作的重要工具，是档案的来源与基础。提前介入文书档案管理的前端阶段，从文件起草环节开始，严格进行文件形成过程和归档过程的规范化控制，文书档案的规范化程度自然能得到保证。 2.3 维护文书档案信息安全 区别于纸质文书档案信息与载体安全一体，仅需在后端档案保管利用阶段保证档案的实体安全、借阅利用手续的规范;在OA时代，大量的文件是以电子文件的形式存在的，电子文件具有易篡改、易复制、难修复、易损毁等特点，只有提前介入文书档案的前端工作，从源头把控OA系统的信息管理权限，过滤和规避工作秘密泄露的风险，才能有效保障行政管理工作正常运转，维护单位合法权益和文书档案信息安全、保证其真实性和有效价值。 2.4 避免档案部门的重复劳动 文档工作的分割和归档工作滞后会导致由于前期文书管理工作不到位，给后续档案工作带来不便，影响档案管理利用效率的问题。前端控制的理念借由OA系统，将档案管理思想融入文书管理工作中，可充分利用文书处理过程中形成的数据信息，统一文书档案归档标准与规范，真正实现文档一体化管理，避免档案部门的重复劳动。 3 前端控制理念的应用方法 3.1 纳档案管理思想入OA流程设计 文书档案的有效前端控制依托于科学的OA系统流程，只有在设计之初，建立目标管理体系，将档案管理的需求分析和文件生命周期各个阶段的管理要求纳入其中，才能从根本上实现文书档案的前端控制，维护档案的原始性，不受个体意志的个性化影响。 3.2 建立文书、档案管理统一标准 通过将档案管理工作提前介入文件的形成、运行和归档阶段，统一文书档案立卷归档各要素标准，对文件的內容撰写、公文格式规范、审批办理流程、归档分类排序、著录信息完整度甚至纸张克数、装订位置、排版美观程度、用印质量等前期步骤进行把控，从制度层面予以标准化，可以打破文书与档案之间的标准壁垒，大大提升档案质量和档案管理工作效率，从而实现文档管理的系统化。 3.3 文件预归档 在纸质档案归档工作中，档案工作人员一次性收集上一年度的全部文书，量大而凌乱，需要认真检查每一份文书内容是否齐全完整、审批程序是否完备，然后逐份整理、鉴定、去订、编页、分类、排列、编目、归档，是一项费时费力的繁琐工作。OA系统的应用实现了文件实时在线归档，在文书档案各要素标准化的前提下，文书管理人员在文件办理完毕后，可根据统一的归档标准，实时将单份文件进行预归档，完成文书档案的收集和初筛工作。文件的预归档能有效地将文书档案的鉴定工作化整为零，极大提升归档工作效率，其及时性还能减少归档文件遗漏和丢失。 参考文献 [1]张琳.前端控制在档案中的运用[J].兰台世界，2015（6）：83. [2]顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（3）：35-36. [3]金波虹.前端控制思想在文书档案管理中的运用[J].云南档案，2010（5）：8-9. 作者简介 梁田庄（1991-），女，汉族，海南海口人，本科，助理馆员，研究方向：文书档案管理。 |
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