| 标题 | 基于新形势下的油田档案管理信息化建设 |
| 范文 | 韩海燕 摘 要 在当前形势下，油田档案对于企业来说是很重要的资源，加强对油田档案进行信息化管理是现阶段社会发展的需要。在文章中，笔者将根据油田企业档案管理信息化建设的内容和形式以及其建设的重要性和意义，提出了油田档案信息化建设的建议，希望可以给相关部门提供一些帮助。 关键词 新形势 油田 档案管理 信息化 一、油田档案管理信息化建设的内容和形式 油田档案管理信息化主要是指在油田的统筹规划下，全面采用现代信息技术，使档案在电子系统中存在并不牵涉到交换机等的更换，从而提高油田企业内部档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程，该过程具体表现在以下几个方面：一是档案信息存储数字化。在档案信息化建设过程中，档案信息存储数字化是基础，主要包含两方面内容：一方面是集中所有优势资源将原有的纸质档案，有针对性的转化为能够在电脑中存储并在网络中流转的数字信息。另一方面是在收集新的档案资料时，根据档案管理的相关原则同时收集电子版档案，经核实、确认后进行分类存储，从而加快数字化进程。二是档案传递网络化。目前，对档案的提供已经从实物借阅开始向通过网络远程调用数字化档案过渡，这已成为不可逆转的发展趋势。所以在进行油田档案信息网络建设时一定要有前瞻性，全面考虑网络带宽是否能够达到应用的需求，以及交换机的吞吐能力是否可以满足档案传递的需求等等，如果有必要可按照实际需求对信息网络进行升级改造。油田档案管理信息化建设的必要性和意义。 （一）意义 第一，方便检索。一直以来，油田档案的管理都是以手工模式为主，如果人们需借阅档案资料时，则要在相应的管理目录中查找，再根据相关的辨识到档案室查找，该检索方式需耗费大量的时间和精力，同时该管理模式也只能在同一时间借阅给一个人参考，制约了油田档案资料作用的发挥。如果实施档案管理信息化，就可采用分类检索等各种各样的查询方式，在计算机的作用下能够快速地查询到所需要的档案资料。 第二，提高信息化管理的效率。油田档案信息化对档案信息的全局化管理十分有利，既方便了档案的归类和整合，扩大了资源的利用范围，又提高了油田企业的管理效率。与此同时，档案信息化管理还可对现有的资源进行充分利用，比如资金、人才等，从整体上减少了企业的运营成本，不仅推动了油田企业健康稳定的发展，还在一定程度上增强了油田企业在同行业中的竞争实力。 第三，促进企业的结构优化。信息化管理改变了以往档案管理的人员结构，它将所有的档案资料采用虚拟数据的形式保存到网络中，按照各职位所拥有的权限，对企业中的工作人员进行档案开放。这些人员可根据自己的工作需要直接在数据库中查找自己所需要的档案，减少了以往档案专门管理人员的工作量，同时也简化了人员结构。因此，档案信息化管理可节省许多人力物力，从而达到降低企业管理成本的目的。 （二）必要性 第一，档案管理信息化是必然趋势。最近几年，随着我国科学技术水平的不断提高，信息化社会已开始逐步形成，其信息化技术也已被广泛应用到各个行业中。要想跟上当前市场经济的发展步伐，增强企业在市场中的竞争力，就不能在信息化的发展建设脚步上落后于人。目前，档案的信息化管理已成为一种趋势，但因各地区的发展水平和实力有很大差异，許多地区还无法做到油田档案的信息化管理。 第二，可拓展服务领域。档案管理实际上就是对档案中的信息进行管理，信息的价值主要在于它具有一定的时效性和应用的广泛性。档案信息化管理主要是把纸质的档案输入到网络云端中，用电子信息的形式存在，这样便于油田更快地掌握人员的动态。与此同时，油田企业在对档案进行管理时还可采用各种科学技术手段，比如扫描技术、光盘技术等，来提高单位体积中信息的存储容量。档案使用电子文档的形式，既可录入文字信息，还能够记录相关的影音、图片等，从而拓宽了档案管理信息化的服务领域。 二、新形势下油田档案管理信息化建设的建议 （一）做好档案基础设施建设 在当前形式下对油田档案管理进行信息化建设时不能随意进行，要根据档案管理的相关要求，与油田企业中内部的信息化水平结合在一起，完善其档案馆的相关设施，为档案信息化管理配备各种设备，比如数据存储设备等，从而再进行信息化建设，这样可以为油田档案管理的信息化建设提供有力的保障。 （二）强化标准规范建设 在对油田档案进行信息化建设时一定要按照油田企业的自身发展需要，建立并完善相关的规范标准，这对档案管理信息化建设来说十分重要。因油田企业具有一定的特殊性，它内部的生产流程十分复杂，这就导致其档案资料特别繁多，再加上其格式差异化情况较为突出，给档案管理工作带来了很大难度。为了能从根本上解决好这些问题，在对档案进行管理时一定要强化标准，比如文档的编写、存储等等，这样对档案的高效管理十分有利。 （三）加强档案信息收集 因我国在油田的发展上有较长的时间，所以会存储大量的档案信息，其存储方式也多种多样，比如纸质档案、光盘等等，这些方式所存储的内容包括了钻井、完井、井下实地工作等等，内容涵盖十分广泛，由于这些档案数量的繁杂，因此在对油田档案进行信息管理时，要对所有档案进行准确录入是一项庞大的工作。每一份档案资料的缺失，对油田来说都是一种损失，所以加强对油田档案进行信息的收集和录入，是其进行信息化建设的基础。 （四）实现档案信息资料再利用 油田档案管理信息化系统建成后，不仅要连续不断地收集并保存企业在生产运营期间的各种档案信息，还要从整体上发挥出信息化时代的档案优势，对档案中的信息进行全面而深度的搜索和挖掘，从而能更加深入的开发出现有的档案资源，促进其由传统的数据型档案向知识型档案的方向转移，使档案资源的利用价值能最大限度地发挥出来。 （五）加快档案人才队伍建设 在油田企业中，当前绝大多数的档案管理人员信息化水平较低，他们对信息化的意识程度不够，所以要加强对这些工作人员进行培训，提高他们的整体信息化水平，不但要让这些工作人员能全面而系统的意识到档案信息化管理的重要性，还要让他们更好地掌握信息化管理的相关技能，从而在一定程度上发挥出档案信息化的管理优势。 （作者单位为青海油田物资装备公司档案信息部） 参考文献 [1] 杨海燕.油田档案信息化建设刍议[J].现代企业，2014（10）：16-31. [2] 李群.实现油田档案信息化管理的相关探讨[J].企业文化（下），2015（3）：138. [3] 刘一静.浅谈油田企业档案信息化建设[J].现代企业文化，2015（6）：69. |
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