| 标题 | 信息化背景下关于加强事业单位财务档案管理的分析 |
| 范文 | 摘 要 信息时代下，档案管理工作既有机遇，也面临挑战，事业单位财务档案信息化建设对提高档案管理水平具有非常重要的推动作用。本文对信息化背景下如何加强事业单位财务档案信息化建设的若干问题进行分析，并提出相关解决策略。 关键词 信息化背景 事业单位 财务档案管理 档案信息化建设 现代化的档案管理手段具有以下三个特点：第一，高效性。高效的档案信息管理方式可以极大限度地简化档案管理工作的流程，使档案管理工作变得更加简便且易于控制。第二，实用性。随着企业和单位对实用性信息资源的需求量越来越大，实用性档案资源的管理已经成为档案工作信息化建设工程的重要组成部分。第三，真实性。只有真实可信的信息，才能在企业和单位运行过程中发挥它应有的价值，现代化信息管理手段保障了信息的真实性。事业单位财务档案信息化建设之路正朝着更高效、更实用和更真实的方向不断发展，因此对事业单位财务档案信息化建设的探讨是本文的重点内容。 一、制约事业单位财务档案信息化建设发展的若干问题 第一，缺乏必要的软硬件设施支持。俗话说“巧妇难为无米炊”，信息时代下，档案管理工作只有具备相应的软硬件设施，才能做到信息的有效整理和分析，才能与时俱进，在信息时代促进档案管理工作的开展。如今，我国事业单位的财务档案管理工作相较于国外而言，软硬件设施支持明显不足，设施技术含量较低，使得档案管理工作方式还较为传统，事业单位财务档案信息化建设程度不高。 第二，缺乏对档案的系统管理。档案的数量往往直接影响档案管理工作的水平，若档案过少，则无法体现档案管理工作的真正作用，若档案过多但是缺乏系统的管理，则档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍档案管理工作水平的提升。如今，我国事业单位较多，所以其财务档案数量相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求，也极大地阻碍了事业单位财务档案信息化建设进程。 第三，档案管理队伍人员不足，水平不高。事业单位由于档案管理资金有限，档案管理等级较低等原因，对档案管理队伍的建设工作并不太重视，这直接导致档案管理队伍人员不足、水平不高。由于档案管理队伍人员不足、水平不高，目前我国部分事业单位存在管理队伍职责不明、兼职管理人员较多、管理结果无明显反馈渠道等情况，这些都极大地阻碍了我国事业单位财务档案信息化建设的进程。 第四，事业单位财务档案信息化建设工作没有明确的方向，对档案信息化的认识不深。由于我国事业单位财务档案信息化建设发展程度并不高，相关的建设理论和建设技术还有待完善，所以目前我国事业单位财务档案信息化建设工作没有明确的方向。各档案管理人员的管理理念和管理经验不同，对事业单位财务档案信息化建设的认识也不尽相同。 第五，现代化档案信息服务意识薄弱。现代化事业单位财务档案信息化建设是一个逐渐以信息服务为工作方向的过程，即越来越强调档案信息对实际工作的帮助，更加强调以人为本的事业单位财务档案信息化建设策略。但是，我国现代化档案信息服务还比较薄弱，对档案信息的采集、整理、归类、校对、二次开发等工作还停留在传统的“为管理而管理”的思想层面，许多档案信息冗余复杂但是并没有多大的实际利用价值。 第六，档案信息化管理工作的变革仍受到传统档案管理思想的影响。事业单位财务档案信息化建设之路只有以现代化信息处理技术为基础，不断创新，才能紧跟时代发展步伐，追求档案管理的高品质、高效率。但是目前，我国档案信息化管理工作变革过程中仍然会受到传统档案管理思想的限制，在“精神传承，方法创新”的新时代，保留原有的管理方法是制約事业单位财务档案信息化建设的重要因素。 二、解决事业单位财务档案信息化建设问题的相关建议 第一，利用信息化手段丰富档案资料。首先，利用信息化手段，深入分析现有的知识资源，深入挖掘现有知识资源背后的价值。其次，利用信息化手段，在互联网上大面积地搜索和采集有用的知识信息，并与现有的知识资源相融合，丰富和扩充档案信息。 第二，对档案分门别类，加强档案规范化和有序性管理。利用信息化手段，做好档案的整理工作，及时剔除不完整的档案信息。档案管理的规范化和有序性是提高档案管理工作效率的重要前提，也是充分挖掘知识信息背后价值的有力保障。 第三，保证及时更新档案归档信息。档案归档信息应包括档案编号、分属类目、档案保密等级等多种属性。实际的档案管理工作中，档案的归档信息往往是最繁杂，而且是变动最频繁的，因此信息时代下，档案管理工作要运用相关的信息管理软件，及时更新档案归档信息，从而保障档案的完整性。 第四，提升档案管理人员的业务水平。档案管理人员的业务水平应包含三方面的内容：一是档案管理水平，包括熟知档案管理准则、认真落实相关的档案管理工作、制定更加合理的档案管理策略等。二是信息管理软件的操作水平，包括熟知信息管理软件的操作界面、掌握必要的快捷键、能够以SQL语句精确查找档案信息等。三是相关硬件设备的管理水平，包括可以解决一些低级的硬件问题，做到定时定量的养护硬件设备等。 第五，增强档案管理人员的信息服务意识。培养档案管理员的信息服务意识，是提高档案管理工作水平的重要策略。因此，档案管理部门应积极地组织各种信息服务培训活动，提高他们的信息服务水平，在科学、高效的档案管理方式之上不断创新，以人性化的档案管理方式为奋斗目标。 第六，增强档案管理人员的信息安全意识。信息安全工作往往是档案管理工作中最难的部分，这不仅由于信息具有时效性、共享性等诸多特点，还因为高质量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和财力。随着时代的发展，人们的维权意识越来越强，对个人信息的保密工作也越来越重视。档案管理工作中经常会涉及大量的员工信息和组织信息，一旦出现大范围的信息泄露，造成的经济损失将不可估量，引发的社会矛盾也将难以调和。因此，增强档案管理人员的信息安全意识，是提高档案管理水平的重要环节。 三、结语 信息时代下，档案管理工作的制约因素和发展机遇的区别在于对信息的利用和管理是否合理。相信只要档案管理工作可以不断推陈出新，做到与时俱进，以加强事业单位财务档案信息化建设为主要方向，就一定可以在机遇与挑战并存的时代中大跨步地向前发展。上述内容所提到的各项事业单位财务档案信息化建设问题和相关解决策略只是笔者的浅见，事业单位财务档案信息化建设作为信息时代下推动档案管理科学化、流程化、标准化发展的重要工程，需要每一位档案管理者不断探究。 （作者单位为咸丰县社会保险管理局） [作者简介：彭晓红（1969—），女，湖北建始人，本科，中教一级，研究方向：财务档案管理。] 参考文献 [1] 徐金梅.信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究[J].中国管理信息化，2015，18（12）：200. [2] 杨凤杰.信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究[J].科学中国人，2015 （29）. [3] 王立军.信息化背景下的事业单位会计档案管理[J].现代农业，2017（4）：102-103. [4] 张莉.对新形势下加强事业单位会计档案管理的思考[J].福建建设科技，2012 （5）：87-88. |
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