| 标题 | 集中采购模式下企业内部控制与监管分析 |
| 范文 | 张昭伟?李光 摘 要 集中采购对于企业的优点是方便管理、减少成本，但缺点就是易形成官僚风气，集中采购容易变成垄断采购，且风险较大。所以，在集中采购模式下，需加强企业组织规划、预算控制、审批程序等方面的内部控制，并严格监管采购机构、管理部门、供应商等多方关系。本文主要从这些方面对集中采购模式下企业内部控制和监管进行了分析。 关键词 集中采购 内部控制 监管 一、内部控制机制构建 企业的内部控制机制涉及的内容颇多，包括人力资源、财务、车间生产等。而对于集中采购模式而言，组织规划、预算、审批程序和合同签订、验收与付款等环节至关重要。 （一）组织规划控制 组织规划控制主要做好以下两方面的工作：一是制定年度购置需求，二是执行采购计划。企业应根据实际需要开展工作，运用适当方式，制定采购计划，并根据项目各项资金的实际到位情况，由集中采购执行部门执行采购计划。 （二）预算控制 进行预算控制首先要制定采购预算。设备管理部门确认了采购项目规划的使用资金在预算范围之内后，资产监管部门制定出采购预算方案，然后交由采购部门进行采购。采购过程中的采购价格理应不超过预算价格，要贯彻落实过程控制与事前控制统一，预算管理和执行过程相协调的原则。 （三）审批程序和合同签订控制 审批程序包括采购工作的计划、预算、采购、付款阶段等步骤。之所以审批是为了控制采购工作在履行阶段的合同风险。在这个过程中，决策层要审批各部门汇总的采购需求计划，然后由分管采购工作的领导审批监管部门制定的采購预算，而在采购的执行过程中，还要由采购部门、商品的最终用户以及领导主管签订相应的合同。合同签订的控制主要包括两个方面，合同的额度控制以及法律程序的控制。 （四）验收与付款控制 采购部门、用户、仓库要共同对已经到货并且服务完成的商品进行验收，并对该过程进行控制，详细记录商品的名称、型号、价格、供货商、使用单位等内容。如果是设备的集中采购，详细记录可以为后期设备的维修、升级、处置、盘点提供基础备份资料；如果是基础资料的购置，详细记录也可以强化分工，方便管理。付款控制的目的是确保合法程序的采购项目能及时获取付款金额，保证资金的正确流动支配，且能体现出企业的信誉度。 （五）财产保全控制 企业对财产的保全控制就是始终控制企业集中采购的整个过程。财产保全有以下几方面内容：限制直接接触，即避免不必要的人员对采购资金、采购商品的接触；规定时期内对物资进行盘查清点，若盘点过程中发现问题须立刻调查清楚，分析原因，明确分工，对采购物资的安全加以保障；财产记录监控，建立档案库记录采购物资的财务交易过程。 二、内部监管机制的构建 企业集中采购可以由企业下属成立独立的机构实施，也可以指定相关职能部门完成。就企业内部而言，依靠同级监控效率并不高，所以应该设立一个区别于采购管理部门的监督部门。监督部门应对采购执行机构、管理部门、供应商实行监管，并在此基础上建立企业内外相协调的监管机制。 （一）对采购管理部门的监管 企业对采购管理部门的监督主要集中在以下几个方面：第一，对规则和政策的合法性监督，监督采购过程中的一切程序是否合法；第二，监督采购预算和采购进度；第三，监督计划的制订与执行过程，监督采购规划是否符合企业现阶段实际需求和规定的标准；第四，监督资金拨付与财务管理，监督采购资金的支付金额和支付进度是否符合项目签订的合同规定，支付手续是否按照规定进行等等；第五，对集中采购相关信息的收集情况和一些事项的处理情况加以监督。 （二）对采购机构（或相关职能部门）的监督 对采购机构进行监督，主要是对采购方式、采购程序、采购人员行为进行监督。要监督其是否严格按照规定的采购方式和采购程序完成采购，是否按照相同标准进行了验收。此外，要对集中采购过程中采购人员的行为进行监督，除对采购人员基本素质的监督外，还要对其在采购活动中的行为进行监督，确保采购人员严格执行操作程序，减少由于人员行为失误造成的风险。 （三）对供应商的监督 对供应商的监督主要涉及对投标商、对询价采购中的供应商以及对其他采购方式中的供应商的监督。监督内容主要包括以下三个方面：第一，供应商在参与投标时提供的相关信息是否合法、真实、有效；第二，参与投标的供应商有没有相互勾结，哄抬投标价格，甚至相互合谋垄断市场价格；第三，供应商是否按照要求提供质量过关的商品，是否履行服务承诺。 （四）企业内外的协调监督机制 加强企业内外协调监督的目的是规避道德风险。就企业内部而言，必须强化责任分工，对相关职务进行合理安排分配，规范采购人员的行为，减少他们不必要的行为失误。企业相关部门与审计部门要采取年度集中采购审计方式，避免由相同的人负责监督和审查而出现的监督不力现象。在加强内外协调监督的条件下，保证企业集中采购的商品性价比高，使得企业集中采购全过程控制落到实处。 三、结语 在集中采购模式下，加强内部控制和监管有利于避免采购过程中由于计划审批、采购方案的执行、采购人员的失误等造成的效率减损和各种风险，从而保证采购质量，减少了采购预算及成本，最终达到规避集中采购带来的风险，批量形成规模效益的效果。 （作者单位为新兴铸管股份有限公司） 参考文献 [1] 蔡涌啸.如何进行集中采购机构的内部控制建设[J].中国政府采购，2005（5）：59. [2] 唐怡铮.刍议完替集中采购内控制度[J].中国政府采购，2005 （11）：29. [3] 王文新.集中采购机构亟待解决的问题[J].中国政府采购，2006 （2）：10. |
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