| 标题 | 建立实验室“档案管理建档合格验收”样板档案室的设想 |
| 范文 | 倪斌 陈晓红 陈萍 摘 要 实验室档案管理工作是实验室工作的一项重要内容，前期实验检测完成得再好，后期没有很好地建立档案管理，整个实验室管理将进入混乱状态，无法有序、健康地运行。本文主要从多个方面着手为建立实验室“档案管理建档合格验收”达标样板档案室单位采取一些措施与方法进行阐述，力争建立样板档案室。 关键词 实验室档案管理 达标措施与方法 样板档案室 从古至今，档案管理内容已是老生常谈，推动信息化共享是当今时期档案管理工作发展的有效途径。一是建立实验室“档案管理建档合格验收”达标单位，这是基础;二是在原有的档案管理基础上进行创新，建立样板档案室，通过新理念档案陳列展示，加强企业文化建设。 一、基础档案室的建立 （一）档案管理制度的完善 第一，建立实验室档案室及研究所领导鉴定小组，配备专（兼）档案管理人员网络，通过培训，大幅提升专（兼）职档案管理人员水平，进一步提高档案收集、建档质量。 第二，在档案管理制度建设中，分别制定《档案归档制度》《档案查借阅制度》《档案管理制度》等多种制度，同时，也制定《档案分类方案》《保管期限表》，[1]使公司档案管理工作基本实现档案管理工作的制度化、规范化、标准化。 （二）在完善档案管理制度的基础上，重视档案建档环节，提高档案检索效率 第一，提高计算机网络的硬件投入设备，有效提升档案检索效率。 第二，管理人员做好日常资料的收集、筛选、积累工作，严格把关，提升资料收集质量，双方交接手续齐全。 第三，始终遵循《档案分类方案》和《保管期限表》，进行科学分类和编号，案卷标题简明、确切、符合“三要素”，案卷封面书写工整，装订结实、美观。 第四，重视档案建档环节，对归档的档案进行规范整理，编制案卷分类目录、全引目录，统一装订、统一装盒、统一编目上，排列上架;在档案管理软件中输入案卷级、文件级条目，实行手工检索和计算机检索并用的方式，便利日后查考利用。 第五，严格按照档案管理制度，办理档案查借阅手续，每次填写（查）借阅审批单。 二、样板档案室的建立 （一）样板档案室的特点 第一，简化、兼容、灵活。传统档案室基本是封闭式保管，档案管理工作偏重收藏，只考虑将档案书面文本管理在册、管理到位，要查阅时能查阅得到，不过多地考虑需要的时间和人文关怀。 转型后的档案室注重人文关怀，将精准查阅档案与休闲融为一体，配备电脑、打印机、4G网络、护眼灯、书房大灯、中央空调、书桌、书椅、小提琴，还有贴心的除湿器，电子搜查需要查找的档案，达到档案信息资源共享。在传统档案管理理念下，对档案管理工作进行开发和利用，对档案载体、照片、奖杯、奖状、研究所取得的荣誉等实体物资通过样板档案室进行陈列展览，提升研究所的文化理念，加强档案信息化建设。 第二，有趣、简单、有条例。档案整理工作繁杂琐碎，做到细心、有条例是必须的，但是通过运用EXCEL软件就能将日常的档案管理工作变得有趣而简单。例如，在文件传阅过程中，通过运用EXCEL软件，形成文件传阅表格，每次将传阅记录在表格中及文件归档情况也记录在表格中，以后无论多长时间都可通过EXCEL软件查询，一目了然。又如，传统档案管理总是喊着树立“以人为本”“以高质量、高品位服务企业”的思想，做好档案资料的收集工作，并通过培训，制成档案培训教材宣传档案资料的作用，使各兼职档案管理员对保留档案资料有一定的了解和认识。现在只需运用EXCEL软件制作成收集档案资料做成流程图，也不需要花费印刷成本，只需将电子档互相传阅即可。这既起到了培训作用，又永久地将培训内容保存了下来。 （二）样板档案室的转型 第一，成立走廊式名人宣传窗，将与研究所息息相关的指导老师的简介及成果展示出来。 第二，加强档案信息化建设，逐步完善档案管理信息系统和数据库，将档案管理员的管理经验、工作流程、人员分配图、工作流程图、历史档案收集标本等制成档案培训教材及采用图表、照片、文件形式进行展示宣传，提升档案管理水平，进一步加强档案信息平台共享。 第三，对研究所有特色的产品，可经过样板展示，对产品的历史、开发、实验、讨论、研发成果等一系列开发理念进行有针对性的样板宣传，进一步用好、用活档案资源，提高研究所的知名度。 三、结语 档案工作各环节具有相对的独立性，但一环紧扣一环，又具有连续性，将实验室档案工作形成一个有机的整体。[2]利用样板档案室进行活档案展示，让更多人了解档案、重视档案，提升档案知名度，增强人的意识理念以及对档案的重视、利用和开发，实现更多的档案信息平台共享。 （倪斌单位为嘉兴求真会计师事务所有限公司;陈晓红单位为嘉兴市皮毛和制鞋工业研究所;陈萍单位为巨石攀登电子基材有限公司） 参考文献 [1] 实验室档案管理制度—实验室档案管理制度条例[Z]. [2] 金向军.科技文件材料形成与编制[Z]. |
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