《基于“清单式管理”的烟草行业EPC工程总承包项目资料精细化管理》-管理学论文，企业管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

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基于“清单式管理”的烟草行业EPC工程总承包项目资料精细化管理

范文

李新光胡德武林杰李栋杨娜刘名汪莉

【摘? 要】为规范化、标准化、系统化烟草技术改造项目实施过程中的资料管理，发挥项目资料在工程管理中的巨大价值，论文致力于明确资料管理的重要性，阐述技改项目资料管理的现状以及提出资料精细化管理的理念与实践措施，以期为广大烟草行业项目建设者提供参考与借鉴。

【Abstract】In order to normalize， standardize and systematize the data management in the implementation process of tobacco technology transformation project， and give full play to the great value of project data in engineering management， this paper is committed to clarify the importance of data management， elaborate the status quo of data management of technology transformation project， and put forward the concept and practical measures of the fine management of data， so as to provide references and lessons for the majority of project builders in the tobacco industry.

【關键词】项目资料;“清单式管理”;精细化管理

【Keywords】project data; "list management"; fine management

【中图分类号】F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2020）12-0049-03

1 引言

在工程建设过程中，工程质量不仅仅与施工相关，资料的规范化管理也是提升工程质量的关键性因素。对资料的规范化编制与收集，有助于提升资料的真实性与完整性，进而为工程的建设、验收提供有力的支持和帮助。然而，工程建设的资料管理因其繁杂性、持续性，普遍被广大项目建设者所忽视，造成了工程资料管理价值的丧失，影响工程项目的正常建设。

在烟草行业EPC工程总承包项目（以下简称“项目”）实施过程中，不科学、粗放式的资料管理在更加严格的行业审计、检查要求下，已发展成为行业项目管理的痛点与难点。项目的资料管理普遍面临着分工体系模糊、规章流程缺乏、管理人员频繁变动等现状，在项目建设过程中，造成了信息滞后、信息错误、信息虚假等问题，严重影响项目工期、质量、安全、投控目标的实现。为了保障项目的高质量建设，精细化的资料管理成为了技改项目的现实所需。本文从技改项目资料管理现状着手，结合新业薄片技改项目的实践应用与经验，探讨烟草行业业主方技改项目资料管理的方法，以期为烟草行业广大项目建设者提供有益参考和借鉴。

2 项目资料管理的重要性

2.1 政策文件的强制规定

项目资料管理是政策文件的强制规定。前期策划准备阶段，由于烟草行业多为生产相关人员为主，难以满足EPC项目建设管理的多样化需求，为了更好地实现项目总体目标，对要实现的功能、技术标准、总工期等进行合理的规划设计，在项目前期策划阶段成立项目建设分析论证小组，按照“项目策划→规划设计→施工→运营”的流程，与咨询单位及设计单位就EPC总承包建设模式及内部管理管控机制进行多维度的深入沟通，包括项目建设目标与项目定义、项目功能分析与工作任务分配、与项目决策有关的组织、管理和经济方面的论证、与项目决策有关的技术方面的论证与策划、项目决策的风险分析，完成了项目的功能、模式、建设目标及组织策划。

2.2 项目建设的现实所需

工程资料是项目工期、质量、安全、投控目标实现的重要支撑。在工程建设过程中，项目资料既是施工建设与竣工验收的重要依据，也是相关工程后期管理、维护、扩改建的主要参考信息。鉴于烟草技改项目的特殊性，项目的规模较大、施工要求较高，其技改工程资料也更为复杂[1]。在建设中所使用材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等资料，可作为出现质量问题时的维权依据;施工方案、施工日志等详细记录是项目监理或业主加以工程进度调控的参考标准;施工现场的安全资料为安全管理工作提供了分析材料，且有助于施工项目部落实安全生产责任制;相关设计变更、签证单、竣工图、施工单位上报函件等各类资料，均与工程投控相关。对相关资料的把控、整理和审核，可大大降低项目建设风险，保障项目的顺利建设。

3 项目资料管理的现状

3.1 资料管理意识不强

在项目建设过程中，人们往往更加注重具体的施工、成本控制等问题，缺乏对档案资料管理的重视。因此，在档案资料管理中投入的人力和资金相对较少，导致档案资料管理效果不理想[2]。除此之外，对各类各级资料的分类不到位，缺乏资料管理的规范与标准，导致资料保存时的不完整。同时，部分临时机构解散较快、存在时间短，由于相关资料管理人员未及时跟进、主动收集工程资料，导致资料的遗漏[3]。

3.2 资料管理要求模糊

在项目管理的过程中，往往由于规章制度的不明确、不全面，导致资料管理职责、管理内容的模糊，造成资料管理的问题频发。例如，资料管理责任不明确，各人员推诿扯皮导致资料的遗失;档案资料收集不规范，导致档案资料无法真实地反映出工程实际;缺乏明确的资料审核要求及清单，导致一些关键资料虽然遗漏但难以被发现等。规章制度的模糊使档案资料丧失了自身的价值和作用，进而影响项目推进。

虽然目前我国已经出台了《建设工程文件归档整理规范》等相关管理规范，但在实际过程中，因项目类型、项目规模、人员管理能力等现实情况不一，相关的管理规范无法全面适用于各类型项目的建设。尤其是烟草行业的技改项目，因其管理要求、管控要点、建设程序与普通的民用建筑、基础设施建设等项目有所不同，相关管理规范难以完全适用于技改项目，为技改项目资料管理带来了新难题。

3.3 管理人员经验有限

资料管理人员的业务水平将会直接影响到档案资料管理的质量和效果。目前，由于工程建设单位缺乏对档案资料管理的重视，导致档案资料管理人员数量不足、水平有限，大大影响资料管理质量。

对于烟草行业而言，烟草工业企业主营卷烟生产、烟草薄片加工等业务，普遍缺乏项目管理专业人员，于项目建设的管理工作上面临较大困难。因资料管理人员配备的不足，人员经验的限制，在资料的收集、归档、借阅等管理方面时常碰到难题，影响项目建设。

4 资料精细化管理

4.1 精细化管理介绍

精细化管理源于发达国家一种企业管理理念，有别于企业传统的“粗放式”管理方法，精细化管理将企业管理责任具体化、明确化和规范化，以提高企业竞争力为目的，最大限度地减少管理所占用的资料和降低管理成本[4]。

精细化管理具有四个基本特征：精、准、细、严。

①精：是做精，精益求精，追求最好。做精、求精的过程需要管理者不断创新、改良工艺、精打细算、精益求精。

②准：是准确的信息与决策，准确的数据和计量，准确的时间衔接和正确的工作方法。

③细：是操作细化、管理细化，特别是执行细化。

④严：是严格控制偏差，严格执行标准和制度。

精细化管理强调在具体工作的每个环节给予一系列细节的高度关注和重视，系统地分析研究、把握每一细节，着眼于抓好每个关键步骤及微小细节，以保证预期目标的顺利圆满实现[5]。

4.2 精细化管理于资料管理的引申运用

将精细化管理应用到资料档案管理之中，有助于提高资料的管理质量、规范工程实施流程、提高工程实施效率，促进项目的建设。围绕精细化管理“精、准、细、严”四大原则，资料管理可从以下四大方面进行优化提升：

①精：制定清单，对标管理，策划精密。制定资料归档清单，对标清单对归档资料进行管理，通过清单的周密策划，提高归档资料质量。②准：明确权责，定岗定人，准确管理。明确资料管理各相关单位、各相关人员的职责，定人定岗，将资料管理的职责落实到各具体人员，降低资料管理风险。③细：流程细化，要求细化，执行细化。明确资料收发、流转的流程要求，细化资料的借阅、管理、归档等要求，通过细化的管理，提升资料价值。④严：制定规章，严格执行，严格落实。制定项目资料管理的规章制度，各相关人员严格执行、严格落实，促进项目资料管理的规范化。

5 新业薄片于资料精细化管理的实践应用

新业薄片公司现有一条一万吨/年造纸法再造烟叶生产线，该生产线于2002年开工建设，2005年正式投产，是国内第一批推出的造纸法再造烟叶生产线。为适应现代化生产需求，2017年，经国家烟草专卖局批准，新业薄片就地技改项目（以下简称“本项目”）正式启动，建设内容包括了新建联合工房、配置再造烟叶生產线等。

本项目投资额高、建设规模大、建设内容复杂、项目资料烦琐。针对本项目的资料管理，新业薄片公司多措并举，以期提高资料管理质量。

5.1 搭建资料管理架构，明确资料管理权责

本项目的建设涉及工程总承包、工程监理、跟踪审计、招标代理等多个参建单位，流转至业主单位的信息资料杂乱无章。根据各类信息资料流转的实际情况，新业薄片公司明确了各类资料接收与转出的接口要求，制定信息流转网络图（见图1），各方设定专人对接，以提高沟通效率，降低沟通成本，从而有助于工程的顺利推进。

5.2 建立文档编码体系，保障资料档案完善

标准统一的、唯一的文档编码可被称为工程项目文档的“身份证”，是参与工程项目管理各方统一的，满足工程项目各阶段查询、调用、整理归档等信息管理要求的标识系统，是工程项目文档管理中日益重要的基础工作[6]。在项目建设前期，新业薄片公司对文档资料进行了编号策划，形成了统一标准，以解决技改项目实施过程中文件缺漏、调用效率低下等问题。

5.3 梳理项目资料清单，提高资料管理质量

项目全过程管理资料烦琐杂乱，完善的资料清单能发挥提醒、引导、规范、监督作用，减少管理人员的疏漏和失误，提高管理人员的工作质量与效率。经过多方的咨询、学习、调研，新业薄片公司建立了项目业主方管理的资料清单，并于实际建设过程中不断完善细化，清单内容（见图2）覆盖规范标准、规范性文件、报告、收发文资料、技术资料等项目全过程资料。资料清单既是一张“明细表”，又是一张“提醒表”，对提升资料的审核水平、保障资料的收集质量、提升资料的收集效率具有很大的帮助。

5.4 建立资料管理标准，规范管理项目资料

完善的管理制度可以保障相关管理人员工作的规范性与严谨性，促使相关管理工作的履行与落实。新业薄片公司在项目建设前期，建立了针对技改项目的信息管理制度（见图3）。制度中明确各单位、各人员的信息管理职责，规定各参建单位之间的文件流转流程，细化档案的借阅管理要求等，使得项目的资料管理更加科学化、规范化，从而确保项目资料的完善性。

6 清单式资料精细化管理的成效

6.1 科学收集文件资料，提高归档资料质量

针对项目资料管理存在文件缺漏、错误等问题，本项目所采用的“清单式管理”方案能为技改项目资料的科学化管理构建有效管理体系，明确文件收集的流程及归档资料清单，节省文件反复流转的沟通成本，避免了因文件错误、文件遗漏等因素导致的资料问题。

6.2 文件分类编码归档，提高信息沟通效率

精细化资料管理针对项目全过程业主方所需资料分类统一编号、记录归档资料信息，完善构建资料档案归档目录与文档信息编码体系，在实现了信息资料完整性的同时，便于后期资料查阅与借阅，有助于提高信息沟通效率，有序推进项目建设。

6.3 资料管理有据可依，降低项目违规风险

精细化的资料管理实现了资料管理的科学化、效率化与完善化，有效规避了各相关人员篡改项目资料、故意规避检查等违法违规行为，使项目资料能够真实反映项目的全过程建设情况，在有效应对审计、上级检查的同时，为后续项目的建设、运营提供有效的资料支撑。

7 结语

隨着我国科技水平的日益提升和经济实力的不断进步，我国烟草行业工程建设项目的管理方法也在不断改革与发展。伴随着烟草行业技改投资额的扩增，项目建设规模的扩大，工程资料的整理难度也逐渐增加。为防止资料管理问题对项目进度、质量、安全、投控带来风险，新业薄片公司力求通过应用精细化的资料管理方法，形成清晰的资料管理架构、细化的资料管理职责、清单式的管理工具，将资料管理渗透至项目全生命周期、落实到建设的细微环节。

【参考文献】

【1】刘杰.工程项目全过程精细化成本控制[D].成都：西南交通大学，2013.

【2】许毅臣.S公司工程项目文档管理的研究[D].上海：东华大学，2018.

【3】李慧.铁路建设工程资料的规范化管理研究[D].北京：北京交通大学，2005.

【4】王小丽.研究工程竣工资料管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2017（16）：4228.

【5】周美荣.谈园林绿化工程资料在工程管理中的重要性[J].建筑与装饰，2017（1）：45-46.

【6】吴丽萍.工程项目文档管理中存在的问题及对策[J].石化技术，2017（8）：234-236.

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