| 标题 | 规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理 |
| 范文 | 迟晓霞 摘要：随着事业单位财务制度结构性改革持续深化，复杂变革环境下单位特征、规模等均发生了不同程度变化。传统的财务专项资金档案管理办法难以满足高效互联网信息分享、档案管理电子化的要求，规范、加强与转变单位财务专项资金的档案管理方式显得尤为重要。且当下档案管理仍然存在着信息化程度不高、监管片面化及专项资金使用不规范等问题。因此，本文试图从档案管理的必要性出发，着重从信息化、监管机制及相关制度建立健全三个角度探讨当下单位财务专项资金管理的现状及优化策略。期望对事业单位提升资金档案管理水平有所启示。 关键词：财务专项资金；档案管理；优化策略 根据2016年7月财政部官网下发的《国家重点档案专项资金管理办法》，其中明确规定事业单位财务专项资金的档案管理是“十三五”时期国家重点改善与开发的区域，也是有效提升国家资金效益、严格资金管理的有效手段之一。事业单位财务专项资金是指为完成某一项制定的工作目标而特定安排的资金，该资金具有独立性、专一性、划拨性等特征。其中独立性是指资金需要单独核算，专一性是指该项资金用于特定事项，划拨性是指该项资金源于上级主管或者国家财政部。虽然我国目前已经开始对专项资金进行“专款专用”审查，并逐渐完善档案管理制度，但审查与制度健全过程中仍然存在监管不到位、程序不规范等问题，并间接决定了事业单位资金转化率与国家资产保值增值率的高低。因此，如何在互联网环境下更好的规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理是一个非常值得研究的主题。 一、事业单位财务专项资金档案管理的意义 财务专项资金档案管理的重要意义主要体现于四个方面：一是响应了国家法律的号召，严格贯彻执行《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计法》等，这对国家相关单位提升依法治档水平具有重要意义；二是有效的提升了事业单位工作效率，在经济新形势下，单位资金管理逐渐呈现出复杂化、多维化的特征，且网络经济的渗透使得传统简明化的档案管理办法逐渐在子系统与细节处理方面呈现出一系列问题；三是益于单位管理者更准确、快速的做出决策，清晰、如实的归档可以使得管理者快速获得决策的一手资料，更益于财务计划制定、预算编制、财务问题提炼、纠正等；四是档案管理的细分化、信息化、严格化更便于各部门工作人员快捷的查找历史资料，获取有效信息。因此，无论从国家政策层面，还是单位内部利益层面，档案管理均具有深远意义。 二、事业单位财务专项资金档案管理现状 （一）档案管理传统化 互联网经济下，档案管理也需要实现网络化。但目前许多事业单位尚未实现档案管理现代化模式，未能与数字化信息技术相接轨。这种传统化主要表现为系统信息化和财务人员信息化两方面：一是档案管理方式过于陈旧，个别单位仍然沿用上世纪90年代的手工记账、整理、归档方式，且仍采用纸质档案形式，这样既不安全，又占用库存成本，部分单位虽然采用微机操作，但缺少输出设备；二是档案管理人员老化，信息技术要求单位人员必须具有现代网络技术操作能力，而当前的事业单位档案管理通常是“准退休”人员，这在一定程度上导致单位难以实现财务人员信息化。 （二）监管片面化 监管是单位防范档案管理风险最直接、有效的手段之一。但事业单位当下呈现出三方面不足：一是监管设备落后，在大数据智能时代仍然采用手工签字的事后监管方式，显然已经落后于部分违规手段；二是违规代价小，“公款私存”现象近几年虽然加大了惩罚力度，但仍局限于任中监管，未延伸至任后；三是监管主体只是财务部门或审计部门，难以形成监管的长效化、常态化，甚至财务部门或审计部门“被操作”后，监管不能起到任何作用。 （三）专项资金使用不规范 事业单位中有两种专项资金使用不规范现象：一是“白条抵库”现象，这就使得财务账面金额大于实际库存现金，在一定程度上导致账实不符，难以入档，尤其此类现象发生在跨会计年度期间，档案管理更加复杂；二是“公款私存”现象，主要表现为“专款挪为私用”和“专款挪为其他项目用”，这直接导致会计档案账证、账实、账账均不一致，甚至出现跨项目入账，使得档案管理难度呈现几何级增加。 三、规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理策略 （一）搭建与维护信息管理平台 信息系统平台搭建主要着手于财务人员信息化和业务处理信息化两方面。首先，单位必须招聘年轻财务人员，实现“新老”交替，强化财务人员网络意识、法律意识、责任意识；部门领导必须重视档案交接、保存、销毁环节，严格把控管理信息系统登录权限，同时必须保障电子账簿与纸质账簿“双管齐下”，这益于保障档案安全；定期培训单位“老员工”，加大继续教育力度，强化档案管理服务能力和信息应用能力，专业上鼓励“老员工带新员工”，信息系统操作上鼓励“新员工带老员工”。其次，单位必须加大信息技术投入，加快实现单位内部各部门间的信息共享、线上信息传递、实时获取信息，增强电子档案、电子账簿在部门内部的传递、使用频率；强化内部信息技术风险防范意识，组织开展部门信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护、信息科技运行、信息科技外包等方面内部控制，建立健全风险状况的防范机制。 （二）创新监管机制 档案管理的规范与强化需要借助监管机制的创新，这主要体现于三种机制创新：一是科技监管机制创新，积极拓展和提高计算机在档案管理监管领域的应用和使用层次，搭建业务数据平台，实现会计、稽核信息系统与档案管理信息系统之间的数据传输与对接，促进各类业务数据的共享与监测，加快监管信息系统建设，完善业务分类监管模型，通过“数据+模型分析”的数据化监管模式，查找线索、确定重点、精确范围，实现实时监控、动态监控。 二是联动监管机制创新，实施重大项目联動监管机制，在部门间充分实现横向、纵向的协调配合，共享监督成果，一方面建立检查联动机制，强化档案管理、会计、审计等各部门间的沟通交流，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力；另一方面建立监管与业务部门间检查成果的相互反馈机制，实现有效的互补。 三是违规机制创新，以经济审计为切入点，推进监督全覆盖。积极稳步推进经济责任审计工作，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现审计监督的常态化、长效化，促进部门领导主动作为、有效作为。一方面单位必须建章立制，夯实基础，另一方面要把握重点，有的放矢。以档案流程设计为主线，突出重点机构，以风险为导向，突出重要环节，对不同部门归档时间、准确性、分类有效性配以相应的评价标准，强化违规机制的目的性和针对性。 （三）建立健全档案管理及其相关工作领域制度 档案管理制度的强化和规范涉及的不仅仅是档案管理部门，它还涉及到各类业务部门。因此，必须建立健全相关部门的管理制度。主要着手于以下三方面：一是专项资金管理制度，建立专项资金反馈制度，有结余或未投入项目的专项资金必须上交，将专项资金用于固定资产购置、工程项目改造等，必须统一按照单位会计制度进行核算、核销；二是积极落实《档案管理办法》，设计档案归档流程，会计等相关部门自觉对信息分类，严格记录档案查询、入档、销毁等环节，且一切记录均要按照单位制度进行备份；三是规范档案管理程序，档案管理的移交、存档、销毁等必须在部门领导监督下进行，如果存在只交接内容、没有明确义务与责任的情况，则要对监督领导、交接人员一并处罚。 四、结语 档案是单位内部财务活动的集中反映，也是管理者有效决策的可靠依据。档案管理水平直接反映着单位内部资金使用的长效化、常态化程度。而专项资金是事业单位实现特定工作目标的重要支撑，其档案管理对单位内部领导、交接人的工作规范性均具重要意义。因此，本文聚焦于事业单位财务专项资金的档案管理，着重强调了如何从信息化、监管机制及相关制度建设三个角度规范和强化管理水平。同时，建议后续研究可以更深入探讨其他角度的优化策略。 参考文献： [1]王雅楠.如何做好事业单位财务档案管理工作[J].才智，2016（22）. [2]杨欣欣.事业单位财务档案管理探讨[J].城市建设理论研究：电子版，2014（25）. [3]周利敏.新形势下事业单位财务档案管理之浅见[J].经营管理者，2014（27）：302-302. （作者单位：东辽县疾病预防控制中心） |
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