| 标题 | “互联网+”时代科研经费管理流程优化 |
| 范文 | 郭娟 【摘 要】 科学研究是高校重要的职责使命，科研经费管理是高校提高科研能力的重要保障。长期以来，科研经费管理流程的诸多问题一直困扰着高校，对科研经费管理流程进行优化十分必要。在“互联网+”时代背景下，文章以科研经费“全生命周期管理”为主线对科研经费的入款、报销、审计及信息公开等流程进行梳理和分析，对科研经费管理流程进行优化，实现科研经费管理信息系统的交互和整合，以期推动科研經费管理的规范化、精细化、科学化和信息化。 【关键词】 “互联网+”； 科研经费管理流程； 流程优化 【中图分类号】 F235.99；G647 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）03-0090-05 随着国家对科研工作的重视，高校获得科研经费的总量逐年增加，其资金来源也趋于多元化[ 1 ]。庞大的经费体量、多渠道的经费来源和落后的管理方式之间的矛盾使科研经费管理暴露出各种问题，尤其是科研经费管理的流程复杂陈旧，严重制约了高校科研活动的开展。2015年国务院发布了“互联网+”战略发展计划，数据的传输、整合、利用方式都发生了巨大转变。高校应紧抓机遇，积极实施“互联网+”的科研经费管理，利用信息化手段对科研经费管理流程进行优化。 一、高校科研经费管理流程存在的问题 当前大部分高校对科研管理实行项目管理和经费管理分管原则。科研部门负责科研项目的管理，包括项目的立项、合同、结题等；财务部门负责科研经费的入账、预算控制及执行等。此种管理模式容易导致科研的项目管理和经费管理脱节，部门间的管理责任不明确，容易出现管理盲区或多头管理现象，科研项目管理和经费管理缺乏有效的控制、协调和监督。同时，高校科研项目涉及的业务部门较多，各部门的信息系统各自独立，数据没有共享，部门之间数据传输费时费力，造成许多管理流程不连贯，信息孤岛现象严重[ 2 ]，信息资源的利用效率低，整合程度差。 项目管理和经费管理分离、经费管理系统间信息孤岛及低信息化的管理方式，致使科研经费管理流程复杂陈旧。主要表现如下： （一）科研经费入款环节流程复杂，科研部门与财务部门之间缺乏有效的沟通 科研经费入款流程为项目负责人在财务部门查询是否到款，确认项目到款后，在科研部门申请项目立项；科研部门审核批准后，项目负责人将立项书和项目入款书交财务部门，办理项目账号的立号和预算拨付。由于项目负责人、经办人、财务部门、科技部门之间缺乏有效的信息沟通渠道，主要依赖人工在不同的部门间奔波，不仅浪费时间，加大科研人员与管理部门的矛盾，而且科研项目从到款到拨款时间间隔较长，制约了科研项目的执行进度。 （二）科研经费报销流程复杂，信息化水平低 科研经费报销是科研经费管理中最重要的环节。但由于信息化水平低，数据处理流程不合理等原因[ 3 ]，导致科研经费报账困难，制约了科研经费的预算执行。 传统的科研经费报销流程为：经办人按照业务规范对原始票据进行整理，经项目负责人审批后到财务部门取号报销，制单人员记账，复核人员复核，涉及款项支付的到出纳窗口领取款项或支票。主要存在以下问题： 1.排队报销，效率低。尤其是年末或科研项目结题前，为加大项目执行进度，科研人员需早起排队，浪费时间和精力。在科研政策放管服等一系列政策出台后，师生与财务部门的矛盾比较突出。 2.存在资金安全风险。面对面进行财务报销，经办人更倾向于领取现金，存在资金安全风险。 3.无法掌握报账状态。科研经费负责人对项目经费不能进行实时动态管理。 4.公务卡报销问题。为进一步规范科研活动的有关支付业务，国家正大力推进科研经费使用公务卡进行结算，并规定了结算程序。但公务卡消费认证集中在财务部门，并由财务部门统一还款。此流程导致财务部门的工作量非常大，需要由专人在公务卡系统中查询与认证，且容易出现超期还款现象。 5.电子发票报销问题。随着电子发票的普及，其带来的重复报销和票据真实性难以确定等问题也越来越突出。 6.设备报销问题。当前大部分高校对科研经费购买的设备等固定资产管理实行账物分管原则，由资产管理部门对设备实物等进行管理，财务部门负责对设备进行会计核算。两个部门信息系统之间数据没有共享，信息孤岛现象严重，容易导致固定资产的实物管理与会计核算脱节，进而引起高校固定资产账实不符、资产流失等问题。 （三）科研经费审计流程 随着国家对高校科研经费财务监管越来越严格，科研经费审计也越来越规范。落后的审计数据采集方式使项目负责人在财务、科研等业务部门之间人工传递数据，数据缺乏共享导致信息传递时效性差。数据载体一般为纸质档案，查阅和复印凭证非常费时，同时也不利于档案的保护。 （四）科研经费信息公开 为加强对科研经费使用的监督管理，提高资金使用效益，国家出台了一系列科研信息公开的文件，对信息公开提出了明确要求，但实施效果并不理想。有调查显示，大多数高校科研经费使用信息公开并未得到有效执行[ 4 ]，存在公开意愿不强烈、公开内容不全面、公开流程不科学、监督保障机制不健全等问题。 二、“互联网+”时代科研经费管理流程优化 “互联网+”时代科研经费管理流程优化即以科研项目“全生命周期管理”为主线，对科研经费的入款、报销、审计和信息公开等业务流程及财务处理流程进行梳理，以业务制度化、制度流程化、流程标准化、标准信息化为建设模式对流程进行重新规划，以智能化、信息化服务体系为建设目标，利用计算机技术和网络技术实现业务信息与财务信息的充分集成和共享，通过将内控手段和管理理念嵌入到信息系统，对业务活动和财务流程进行控制，建立既相互衔接又有效制衡的工作机制和业务流程，实现科研项目经费的事前、事中、事后管理。 （一）科研经费入款流程优化 科研经费入款流程优化主要对项目进款认领流程、项目入款和预算下达流程、项目信息与经费信息整合流程进行优化。 1.进款认领流程优化 科研项目进款后，财务系统定期在财务查询平台推送数据，科研系统通过接口查询入款信息，确定科研经费款项已到账，项目负责人可在科研系统进行经费认领。 2.项目入款和预算下达流程优化 项目负责人认领科研进款并经院系、主管部门审批后，科研系统生成科研入款通知单，并将通知单内容推送至财务查询管理平台，财务查询管理平台对科研项目部门信息、大类信息、预算信息进行同步处理，将数据推送至财务核算系统，财务核算系统按照项目立号规则，自动生成项目账号并允许修改；同时，财务系统按照预算模板自动下拨预算。财务人员按照智能凭证定义自动生成项目入款凭证。 3.项目信息与经费信息整合流程优化 项目经费信息通过接口推送至财务查询平台和科研系统。项目负责人可在两个系统查询项目经费信息，科研系统对项目基本信息和经费财务信息进行整合，可查询项目的全部信息。 优化后的流程如图1所示。 （二）科研经费报销流程优化 改变科研经费面对面报销模式，对财务各子系统之间及财务系统外部接口之间的信息流转进行集成，实现数据收集、处理和输出的高度信息化，建立科研经费报销业务全流程一体化的新模式。具体流程见图2。 1.财务投递报销平台填写及审批流程 经办人登录网上投递报销系统，选择投递报销模块，填写报销的项目账号、报销联系人联系方式、摘要、附件张数，选择业务类型、支付方式后生成财务投递报销号。业务类型涵盖面对面报销的所有业务类型，包括日常报销、差旅费报销、暂借款、内部转账、酬金支付等，支付方式包括转卡、汇款、混合支付、冲销其他项目借款等。填写完毕经项目负责人电子签批后，打印投递报销单进行投递。 2.自助投递机平台投递流程 高校可在主要办公楼放置自助投单和退单机，经办人通过自助投递机投递相关单据，不用在财务部门办事大厅排队收单和取单。财务人员固定时间取送投递单，大大简化了业务流程，提高了办事效率，解决了师生排队投递、非工作时间投递单据及不合格票据取回的问题。 3.物流系统录入分配流程 财务人员将从自助投递机取回的投递单号录入物流系统，并在物流系统中对单据进行分配。进入物流系统的单据可以追踪其处理状态，包括分配、制单、复核、支付等状态。 4.财务核算系统核算流程 投递单进行分配后，由制单人员根据会计业务规范进行核算。为进一步提高核算效率与制单准确率，财务系统可根据财务账号、费用项、金额、支付方式等要素定义智能凭证，制单人员只需在核算系统转入投递单号，即可生成会计分录与财务凭证号。智能凭证极大地方便了财务人员记账，大大减轻了财务人员工作量，减少了出错率。最后，复核人员对原始凭证和记账凭证进行复核。 5.无现金系统支付流程 复核后的凭证如涉及支付事项，将转入无现金系统。无现金系统通过银校直连系统，直接将款项支付入个人银行卡或汇入对方银行账号，规避了现金风险，保证了资金的安全，且资金去向有迹可查。 6.短信平台信息推送流程 短信平台与物流系统、财务系统进行对接，可将投递单的状态信息、财务账号信息、支付信息发送给经办人或项目负责人，使其能实时掌握物流情况，进一步畅通信息的沟通渠道，有利于对科研经费进行实时监督，提高科研资金使用效益，降低财务管理人员劳动强度，实现项目进度管理与经费预算管理协调一致。 7.财务查询流程 财务查询功能可为科研管理部门和项目负责人提供及时、完整和准确的财务信息，包括投递单的物流信息、项目的执行情况、借款情况、支付情况，实现对项目的动态监管，真正实现业务透明化管理。 8.公务卡消费记录查询、认证、还款流程 财务部门可与公务卡开户银行进行系统对接，由经办人通过财务部门网站进行公务卡消费查询与认证，并通过无现金系统还公务卡，实现科研消费实时还款。通过化整为零，优化结算流程和结算环节，减少科研经费的现金结算，强化科研资金的安全，增加科研经费执行的透明度，提高科研资金的使用效益。 9.电子发票的查验流程 財务部门可通过与国家税务总局增值税发票查验平台建立接口，由师生直接在财务部门网上投递报销模块进行查验，并通过程序设定只能查验一次，真正规避电子发票报销中的唯一性和真实性难辨等问题。 10.设备等固定资产的报销流程 资产管理系统与财务投递报销系统进行业务对接，用户在资产管理系统填写设备的相关信息和财务相关信息，包括资金账号、费用项代码、付款信息等，资产管理系统将信息自动推送至财务投递报销系统，生成财务投递单号。用户持打印的资产入账单办理资产验收入账。财务系统按照智能凭证定义，将原预约冻结金额解冻，按照支出金额列支支出，同时生成资产报销和记增固定资产分录。记账凭证复核后，通过接口将财务凭证号返回资产平台，资产验收业务结束。优化后的流程见图3。 两个系统的对接实现了“一次录入，数据共享”。同时，智能凭证将资产报销记账与资产价值记账合二为一，在资产报账的同时对固定资产价值变动记账，不仅减轻了财务人员的工作量，提高了制单准确率，而且解决了因报账时点延后导致支出和价值变动不一致的问题，极大地方便了对账业务，真正实现了设备类固定资产实物管理与价值管理的统一。 （三）科研经费审计流程优化 优化后的科研经费审计流程包括数据采集、数据接收应用服务和审计管理平台。数据采集主要从财务系统、科研系统、资产管理系统等采集；数据接收应用服务负责接收分析数据采集端采集上来的数据，并响应数据采集端发送的请求服务；审计管理平台按照审计要求对数据的变动情况进行分析，并把变动情况等处理结果输出。其中，数据采集可采用高拍仪和成像技术将纸质档案转化为电子档案。数据采集时，只需输入科研经费账号，即可自动调取所有记账凭证及附件。如图4所示。 科研经费审计流程优化通过信息化手段为审计机构及时提供审计资料，实现联机查询与分析，减轻了科研人员的工作量，提高了审计效率，同时减少了审计对纸质会计档案的依赖，对财务纸质档案提供了更好的保护。 （四）科研经费信息公开流程优化 高校应积极响应国家政策要求，建立科研经费信息公开机制，优化科研经费公开流程。财务部门应充分利用现代网络技术，在财务部门网站或信息公告栏、公开邮箱、电子屏幕、微信平台等公开预算、预算调整及决算信息。公开内容可设置自由报表模板，由财务系统自动生成；超过公开期限，由系统自动设为失效，减少财务人员工作量。通过建立和优化科研经费信息公开流程，加强对科研经费使用的监督管理，提高资金使用效益，促进学校科研事业健康发展。 三、“互联网+”时代科研经费管理流程优化的风险管理 （一）系统及网络安全保障 “互联网+”时代科研经费管理流程优化后，数据的处理与传输主要依赖信息系统和网络，一般财务系统服务器部署在财务专网内，财务网页服务器安装双网卡，以保证财务专网与外部用户、科研管理系统、资产管理系统之间交换数据。为保证跨部门数据收集、处理、输出的顺利进行，必须保证系统与网络的安全，做好病毒防范和网页防篡改等工作。此外，还需做好数据的备份，对重要数据进行异地备份[ 5 ]。 （二）对接部门间进行充分沟通与交流 “全生命周期”科研经费管理流程优化是一项系统工程。在对接之前，部门及其软件开发商、银行之间应针对对接的业务事项进行充分沟通，设计系统对接的路径和方式，对存在分歧的问题及时沟通解决，保证对接的顺利进行。 （三）及时更新业务规范，打造“服务要到位”的管理理念 “互联网+”时代科研经费管理流程优化后，科研经费管理流程会发生很大的变化。高校应及时对各类业务流程和操作规程等进行全面梳理和重新设计，出台新业务规范，并在相关网站进行公示，方便广大师生了解业务流程，保证新的操作流程有法可依，有章可循，提高办事效率。 （四）加大宣传培训力度，保证流程优化成果落地生根 “互联网+”时代科研经费管理流程优化主要依托于信息化平台，属于新的业务。高校应针对科研经费相关人员和相关系统的使用者，做好相关制度、规范、操作技术的宣传与培训工作。对项目负责人或科研助理，通过新闻采访、答记者问、校报、网站、微信等方式进行全方位的制度宣贯，打通政策执行中的“堵点”，增强科研人员对科研经费流程改革的成就感和获得感。针对财务人员和科研系统管理人员进行业务专题讲座，使其精通新的流程和操作，出现问题能及时解答。 （五）做好新旧流程的衔接工作，实现业务办理平稳过渡 因新旧流程变动较大，系统可能存在不稳定等情况。因此，应设置过渡期间，做好新旧流程的衔接工作。如科研经费报销业务，可以允许面对面报销和网上投递报销业务并行一段时间，待系统运行稳定后，再全面采用网上投递报销模式，以避免师生对新流程的抵触情绪。 （六）聘用科研财务助理，“让专业的人做专业的事” 按照国家政策要求，配合高校科研流程优化的实施，高校可设立科研管理专项基金，聘用科研财务助理，解决科研人员在科研预算编制、项目管理、财务报销、结题审计等方面的需求，把科研人员从繁琐的事务中解放出来，切实减轻科研人员负担，为科研人员潜心从事科学研究奠定基础。 （七）构建全方位信息沟通桥梁，增强服务意识 以短信平台和财务查询系统为依托，及时推送科研经费管理信息；以学院财务联系人为纽带，进一步畅通科研人员与财务人员的双向交流渠道；以财务网站在线“留言咨询”为平台，实时解答师生在科研经费管理方面遇到的问题；以科研信息公开为途径，及时听取师生对科研经费管理的意见和建议。 四、结语 “互联网+”时代背景下，高校以电子化、信息化、自动化为手段，依托成熟的网络与信息技术，对科研经费管理流程进行优化，改变跨部门数据处理效率低下的状况，实现了科研经费入款、报销、审计、信息公开等业务全流程一体化管理，达到数据传输管理“无纸化”、内部控制“规范化”、管理过程“透明化”、财务处理“智能化”的目标，努力实现让师生“少跑一回路，少排一次队，少等一分钟”，进一步推动科研经费规范化、精细化、科学化管理。 【参考文献】 [1] 陈霞.高校科研经费管理中的问题及对策探析[J].会计之友，2015（24）：69-71. [2] 殷濤.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究[J].教育财会研究，2015（6）：57-60. [3] 栾永顺，陈永祥.浅谈高等学校科研与财务信息接口建设[J].绿色财会，2016（12）：14-19. [4] 罗伟峰，吴乐.高校财务信息公开存在问题研究：基于《高等学校财务制度》视角[J].会计之友，2014（1）：108-110. [5] 周瑞，任军利.高校财务信息化建设方案与规划[J].教育财会研究，2015（4）：61-71. |
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