| 标题 | 商业零售企业存货内部控制管理探讨 |
| 范文 | 摘要:改革开放以来,外资进入中国市场,很多跨国零售企业所展现出来的不仅是瞩目的业绩,更多的是先进的企业理念,严格的企业管理,其内控制度渗透到各个业务环节,可谓缜密详尽。为此,本文在企业内部控制的基础上,主要对零售企业存货内部控制存在的问题进行分析,并提出了加强零售企业存货内部控制的主要措施。 关键词:商业零售企业存货内部控制 随着中国市场经济体制的建立和完善、政府经济调控力日臻成熟,我国很多零售企业逐渐成为市场竞争的主体。复杂多变的经济环境使企业内部控制环境也发生了根本性的变化,企业所面临的环境越来越复杂,内容越来越丰富,存货管理对企业的重要性也日趋增强。存货不仅是流动资产的重要组成部分,在流动资产中所占比重一般在40%-60%之间,而且还是在生产制造及销售过程中创造价值和提高价值的基础物类;商业零售企业的存货还是反映企业生产经营、流动资金运作的晴雨表,也往往成为少数人用来调节利润,偷逃国家税费基金的调节器。因此,存货管理在企业内部控制中的地位就不言而喻了。 1.商业零售企业存货内部控制管理存在的问题 1.1 存货管理应用范围太窄 就目前的实际情况来看,商业零售企业的存货管理仅仅局限于企业存货的信息处理和业务模拟,如信息的录入、修改、查询、打印、统计、更新等,而并没有达到存货控制的最终目的,即提供给系统使用者强有力的决策支持功能,其原因主要是:(1)计划经济体制形成的控制方法、控制观念没有得到根本的转变,市场经济条件下的游戏规则在短期内还不可能完全实现;(2)从存货管理系统的开发和销售来看,必须有一批具有计算机和经济管理综合知识的复合型人才承担这项任务,并努力把售后服务深化。这样,他们向企业提供的不仅仅是控制系统本身,更大程度上说,是一种控制的方法和模式,但是我国商业零售企业这方面基本没有达到。 1.2 存货的收入、发出、结存缺乏真实记录 材料领用记录生产成本及费用的归集、结转的记录人为因素较多,尤其在工程项目核算上更能显现其弊端。比如,甲、乙两个工号同时开工,月末核算记录显示的是乙工号的材料消耗极少甚至为零,而甲工号的材料消耗多出一大块;原辅材料已经领用消耗,而实际上并未相应结转成本;原辅材料并未领用消耗,而实际上已经结转了成本;购入的材料已经领用消耗,购货发票未到,期末又没有按规定暂估入库,造成资产负债表期末存货记录减少甚至出现红字余额。 1.3 存货内部控制制度不健全 近年来,世界各国都十分重视对内部控制的研究,并提出了一系列规范性的指导意见。我国会计管理部门也正在准备出台内部会计控制的基本规范。但是,目前在我国很大一部分经济单位仍然轻视内部控制,习惯于行政指挥,家长制管理的现象还普遍存在。在存货管理中,在材料采购产品销售环节往往由同一个人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的温床,增加了营私舞弊的可能性。比如损伤报废、超储积压存货储备在每年一次的清产核资中都要作为重点问题进行上报,但每年都是只上报,没有上级主管部门的批示,没有处理结果,致使毁损待报废、超储积压存货储备量像滚雪球一样越滚越大,没有从根本上解决问题。 2.加强商业零售企业存货内部控制管理的措施 2.1 建立合理的企业组织结构 组织结构是企业进行计划、执行、协调、控制和监督经营活动而建立的整体架构及职责分工的框架体系。构建合理的组织结构,关键在于职责界定清晰、权责明确对等、结构层次分明、沟通渠道流畅、按照内部控制设计的相关原则,构建组织结构,应改变过去的金字塔式、自上而下控制的组织形式,将其转变为扁平化、网络化、民主化的组织形式,减少企业内部控制层次,增加结构的透明度,明确各自的责任。同时力求避免组织功能重叠,把能够合并又能体现牵制原则功能的职务集中设立在一个部门,各部门之间要有强烈的团队意识和团队精神,要增强协同工作能力,这样才能提高零售企业内部控制的运行效率,保证内部控制的运行方向。在存货管理中,重点是要加强对采购权力制约的控制。采购权力的制约控制主要通过设置合理的组织机构来保证。合理的组织机构是采购总监管理下设置的采购调查部、采购业务部、采购订单部。采购调查部负责所有供应商情况的了解和调查,包括供应商的企业规模、产品质量与性能等基本情况的调查,与供应商进行前期接触。采购业务部负责洽谈商品的价格、批量、折扣、促销活动、广告赞助、售后服务等,根据产品提供的优越度进行筛选。采购订单部根据计划负责下订单,同时要考虑库存量、保质期、交货期等商品转移流程: 2.2 设立良好的控制活动 控制活动出现在整个零售企业内的各个阶层与各职能部门,是零售企业日常工作不可分割的一部分,涉及的控制对象包括人、财、物、产、供、销等各个方面。而严谨的内部控制不仅要对企业经营管理的各个方面实行全方位的有效控制,把零售企业的各项经济活动全面置于经济监控之中,并且要对企业经营管理的重要方面,重要环节实行重点控制。零售企业应该设立良好的控制活动,而控制措施是针对各关键控制点而制定的,因此,零售企业在制定控制活动时关键就是要抓住关键控制点,如对企业资金筹集、调度、使用、分配的控制,对企业的各项成本费用支出的控制以及对企业各经营环节经济活动操作者的权力实施有效监控等。 2.3 建立科学的考核评价机制 对员工的执行情况进行考核评价是内控制度中不可缺少的一部分。对于执行良好的员工进行奖励,对执行情况差的员工进行惩罚,奖罚分明才能充分调动员工的积极性。而奖惩的前提是对工作成果的科学评价,所以一套科学的考核评价指标是充分发挥员工执行力的重要动力源泉。当前对于采购业务人员的考核制度主要有:保密制度,谈判制度,收受供应商利益的惩戒制度等。考核指标主要有:新商品导入率,旧商品淘汰率,商品销售率,商品周转率,商品毛利率, 商品库存量,商品结构比例,促销赞助费, 销售折扣,付款条件等。 总之,内部控制是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的过程,是实现现代零售企业存货管理的重要组成部分,也是零售企业存货活动赖以顺利进行的基础。随着社会主义市场经济的建立和逐步完善,借鉴并发展外资零售企业在存货内部控制方面的先进之处,推动企业提高存货管理效率和效果,可在竞争中立于不败之地。◆ 参考文献: [1] 曾祥云.略论企业物流和供应链管理流程的再造[J].管理世界,2003,(4):22-23. [2] 徐德.现代内部控制制度设计理念及原则的探讨[J].财会通讯,2005,(2):18. [3] 张磊.适时制生产系统下存货管理策略[J].财会研究(甘肃),2005,(12):98. [4] 宋慧斌.企业财务预警系统的设计与实施[J].财会通讯,2001,(9):112. [5] 冉净斐.沃尔玛供应链管理对存货管理的启示[J].价值工程,2003,(1):48-49. [6] 柳金霞.浅析企业存货的管理[J].山西科技,2003,3:50-51. 作者简介:叶世超,男,籍贯广东省梅州市,经济师。 |
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