| 标题 | 基于大型企业集团会计电算化系统设计探讨 |
| 范文 | 崔文礼 随着我国市场经济的发展和国际一体化经济的不断深入,各行业改革开放步伐逐渐加快,为了更好的应对激烈的竞争、在市场中确立优势地位,要求大型企业建成具有较强竞争力的跨地区、跨行业、跨所有制、跨国经营的大型企业集团。为了增强经营控制、管理决策和防范风险的能力,最终实现整体经济效益的提高,大型企业集团对电算化会计信息系统提出了更高的要求。 一、 会计电算化的概念和发展阶段 会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用,具体而言,就是利用会计软件,指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作,包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划,会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化是一个循序渐进的过程,是同企业不同的发展时期分不开的,具体可分为以下几个阶段: 第一阶段 基于账务和会计报表处理的会计电算化系统 该阶段电算化系统的特征是脱离了手工记账,减轻会计人员填制凭证、记账、结账、手工编制会计报表等工作强度,工作效率得到很大提高。但由于该电算化系统只是一个账务系统的单项应用,只适用于在建立初期、规模较小、业务单一、对综合管理要求不高的企业。 第二阶段 以账务系统为基础的财务分析和管理电算化系统 该阶段电算化系统强化了财务会计的管理功能,固定资产、存货、成本等核算全面实现电算化,实现了将财务会计和成本与管理会计有机结合后的电算化的转变。适用于管理完善、初具规模、业务量较大、对综合管理有一定要求的企业。 第三阶段 以决策支持为目标的会计电算化信息系统 该阶段的特征是企业的供、产、销系统与财务系统融为一体,能网络化、实时处理和控制企业流程中的各个环节,随时可以掌握企业的财务状况、经营成果、资金流及预算执行等情况。适用于规模较大、跨行业、跨地区、对企业财务管控要求较高的企业集团。 二、 实行会计电算化应注意的几个问题 由于财务工作本身的特点,以及网络的迅速发展,对会计电算化系统的要求不断提高。会计电算化进程中必须重视和需要解决的主要有以下几个问题: 1、做好会计基础工作 会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算流程是否规范,基础数据是否准确、完整等,是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。 2、提高会计人员计算机操作业务素质 会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构,一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要求会计工作的规范化。 3、加强会计信息系统的安全性、保密性 财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。要保证会计信息系统的安全性、保密性可从以下几个方面入手:(一)对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰;(二)建立必要的内部控制制度;(三)增强网络安全防范能力;(四)加强数据的保密与保护;(五)加强磁介质载体档案的管理。 4、做好电算化会计档案管理工作 为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。在形成这些档案时采用“A B备份法”进行数据的备份,在保存时应远离磁场,注意防潮、防尘等。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。 三、大型集团企业电算化系统的模式 随着企业集团的发展和母子公司体制的建立,会计信息系统中的问题逐渐突现,主要表现在以下两个方面:一是信息失真。出于各自的利益,企业管理部门间不愿及时提供相关信息,人为制造信息孤岛。更为严重的是,企业各层面都在截留信息,甚至提供虚假信息,使得汇总起来的信息普遍失真,会计核算不准,报表不真实,有时合并的会计报表还掩盖了子公司的实际经营状况。二是监控不利。目前,大型企业中所有者对企业、母公司对子公司、公司管理层对各资金运动环节普遍存在着监控不利甚至内部人为控制的现象。因监督者没有掌握企业财务资金全面情况的必要信息和手段,故而难以及时有效地发挥作用。不少母公司难以及时掌握子公司的财务资金变动情况。企业领导对财务状况不清,财务人员对经营情况又不甚了解,使得会计核算跟着领导意志走,使财务监督流于形式。 因此大型企业集团要实时的掌握企业的财务、经营、资金等情况,加强对成员企业的掌控、风险的防范,需要建立以决策支持为目标的会计电算化信息系统,也就是会计电算化发展的第三个阶段。 四、企业集团电算化信息系统的实施 企业计算机管理信息系统是一项投资大,开发周期长、具有较高技术复杂度的系统工程,它的建设涉及企业高层管理人员、一般管理人员、专业技术人员和电脑用户,依赖于企业的信息需求、内部机制、外部环境、人员水平等条件。 (一)企业高层领导要亲自参加系统建设的领导工作,因为企业高层领导最了解电算化的目标和需求。高层领导介入电算化工作,才能在人财物上给予必要保证,才能有效领导、组织系统建设。并且根据企业计算机信息系统的长期目标统一规划,使各个系统在明确的系统建设目标下分别进行实施,最终集成为协调大系统。 (二)培训企业员工,提高电算化水平 好的软件系统和操作流程最终要人来操作,电算化信息系统实施的最终效果很大程度上取决于员工的素质,对员工的培训也是电算化实施的重点。通过培训,可使员工不仅掌握计算机的一般操作,还要使员工熟悉工作程序,了解如何改善管理。 (三)选择先进的、成熟的系统平台和财会软件,建立一个系统的会计核算系统和分析系统 引进财务软件的方式主要有购买商品化软件、组织开发、委托开发三种。商品化软件通用性强,但很难达到一个大型企业集团决策管理的需求;组织建立系统开发运行、维护队伍,对商品化软件进行二次开发,但该种方式专业化程度不高,质量没有保证;委托专业的会计软件公司设计适用自己企业的会计电算化软件,即可以保证软件的适用性,又能保证其专业化程度、维护亦有保障,是最切实可行的方式。 (四)积极推进企业财务与业务一体化的工作,努力实现管理信息全面集成 计算机网络技术的发展使得财务业务的协同成为可能,同时也是大型企业对下属企业管控、合理配置资源、有效降低风险的基础。企业应结合实际,积极引进、开发、运用统一的财务与业务一体化的管理软件,实现生产经营全过程的信息流、物流、资金流的集成和数据共享,做到“信息集成、过程集成、功能集成”。 大型企业集团会计电算化信息系统的建立,集合了供、产、销整个企业流程,融合了预算管理和执行,财务分析和管理等决策支持系统,使管理者能够实时的掌握企业各个环节的数量和金额数据,以及预算执行、资金流动等情况,使集团对各下属公司的管控更为有力,对降低风险、促进资源的合理配置和企业发展具有深远的意义。◆ |
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