| 标题 | 财务管理系统在高校的实践与探索 |
| 范文 | 秦慕 摘要：随着高校办学规模的不断扩大、经费种类和数量的持续增长以及国家财政政策的变化，高校财务信息化建设不断适应着日益多元化的财务管理工作。信息化建设的推进使得高校财务管理系统的应用范围变得越来越广泛。本文结合浙江大学实际，介绍了财务管理系统目前的实践情况，并针对当前存在的问题进行了思考。 关键词：高校 财务信息化 财务管理 系统 实践 财务管理系统是财务部门在高校信息化建设的重要成果，随着四校合并、教育科研经费投入的加大，浙江大学的财务信息化建设工作从1998年以核心软件开发为主的第一阶段，跨入了2008年开始以提升管理和服务为主的第二阶段。从以“银行对账系统、工资系统、酬金系统、报表系统、收费系统”为主的核心软件工作跨入到“财务管理平台、一卡通管理系统、网上预约报销、科研经费管理”等平台的系统化建设工作上，现已进行16年。财务管理系统的应用，减轻了财务人员的手工入账方式，节约财务复核时间，提高了工作效率提升了服务质量，改变了高校财务人员的工作思路和方式，带来了新的财务管理思想和管理模式。 1.财务管理系统应用的现状 1.1教职工工资查询 省去纸质工资条发放，随时随地查询工资、酬金数据，工资明细一目了然。根据需求选定时段，查询、对比、汇总历史工资数据，实时快捷，安全保密。 1.2学生学费查询 学生查询历年学费的缴费、减免、欠费、贷款情况。教师可以按照学院、专业、届次、班级，应收金额、已收金额、已退金额、减免金额、欠费金额范围查询汇总相关学生的缴费、欠费、贷款情况。 1.3财务到款查询 到款情况查询分为：外币到款、科研及其他到款、学费到款和薪金打卡未成功四种类别。选择查询的类别后，输入时间、关键字、发放金额来获得相关的查询结果。记录下对应的暂存核销号码，到会计核算中心进行到款认领即可。 1.4科研经费查询与管理 查询和汇总人员、教学、科研经费等资金项目的使用开支情况，实现预算分配、执行、冻结、往来等情况的控制监督和分析功能。项目负责人可授权子项目负责人、单次或多次经办人；通过预算指标的控制和管理实现分级财务管理，实现相关数据的及时提取和汇总，合理配置预算。 1.5网上预约财务报销 教职工按照一般报销、差旅费报销、暂借款、研究生三助金等报销业务类型进行网上预约报销。根据需要，选择校内转账、对公网银转账、个人银行卡转账结算方式，生成预约单。将预约单和报销凭证附件送至会计核算中心即可。 可查询报销单的实时物流情况，包括收单、分配、制单、复核和转卡等环节的物流明细情况；还可查询历史报销单情况，包括报销单基本信息、费用项明细、申报金额、实际报销金额、转卡支付情况明细、打印无现金回单等功能，方便老师对历史的报销款项进行复核汇总。 2.财务管理系统实践中成效与存在的问题 2.1规范财务工作流程，提升财务报销效率 网上预约报账子系统，取代了传统纸质报销模式，实现随时随地预约申请，最大限度地减少报销人排队等候时间。财务人员扫条码收单、批量做账，实现了财务报销的流水化作业；支付信息由预约人填写，信息数据在收单后自动转入财务做账系统，财务复核人员和银行出纳人员各核对一次，极大程度的降低了制单差错率。财务复核确认后，短信提示报销人最终实际报销金额，大大提高财务部门的工作效率和服务水平。 2.2提高财务管理水平，促进财务信息一体化管理 通过财务管理系统，财务部门可以及时更新服务流程；教职工可查询工资、查询科研、部门的经费预算和用款情况，完成网上预约报销；学生可以查询学费缴费、欠费、贷款情况，几个子系统相辅相成，完成了从记录、计量高校经济活动数据至对高校决策实现影响的信息工作活动。数据在系统中实现无缝链接，提高资金使用效率，对规范和提高财务管理水平起到极大的推动作用。 2.3完善预算管理模式，提高资金使用效率 预算管理是财务管理系统中实现财务内部控制和目标管理的重要组成部分，通过对科研经费的查询与管理，使经费执行严格的与预算相协调与统一。预算管理实现了对科研经费预算使用情况的即时查询功能，预算一经确定不得擅自修改和超支，预算的调整必须按照规定程序、明确的审批权限进行。大大增加了预算管理的透明度和可控性，方便决策者统筹，合理安排经费支出，促进高校财务的合理规划。 2.4信息孤岛现象尚未完全解决，数据同步难度较大 高校信息化进程缺乏整理规划，学校各个部门系统软件编码不统一，数据无法有效对接，“信息孤岛”现象的存在依旧明显。目前我校财务管理系统实现了账务处理、工资查询、科研经费管理等功能。数据的输入依赖于学校人事部门、学生管理部门、科研部门的信息输出。其中，“学费查询”功能，实现了与本科生院数据中心的数据对接；“固定资产报销入账”过程，实现与设备处资产管理系统的数据对接；“个人信息同步”过程，实现了与校园卡中心的数据对接。但是，这些数据传递的过程仍旧存在诸多问题，一方面重复存储了学校各业务部门的部分信息，一方面，基于对数据安全、个人信息隐私保护等方面原因，这些部门只能实现数据的部分输出、无法实时共享，造成数据传输的实时性、系统性、一致性无法得到满足。 2.5信息管理成本巨大，科学完整的信息化管理体制亟待建立 由于数据利用率不高、数据分散、传递不及时、大量数据重复存储等问题的存在，高校信息管理成本巨大，系统的开放性和扩充性受到了制约。高校亟需建立一套合理科学完整的信息化管理体制，让信息及时高效运转的同时，有效的缩短信息传递通道、清除信息传递噪音、减少数据的传递过程和传递环节。随着学校的发展需求和用户数量的增加，系统可以顺利的进行软件配套升级，真正发挥信息化建设的出色作用。 3.完善财务管理系统的对策 3.1重视专业人才培养，加强财务管理系统的管理与维护 目前高校财务部门的系统运维人员基本呈现两极分化状况：有计算机和网络技术专业知识的人员，对财务知识和管理往往比较缺乏经验；财务业务骨干，对计算机和系统维护往往不够精通。二者专业知识的脱节严重制约了高校财务信息化的前进步伐。高校财务信息化是一个长期的、系统化工程，真正发挥财务管理的作用，进行信息化更深层次应用，就必须加强和重视有计算机专业背景又有财务核算经验的复合型人才的培养。在财务管理系统庞大的数据流下，特别是在大量用户网上预约报销、经费查询、复核入账频繁操作的情况下，需要更多专业人才来维护后台系统运行的可靠性和稳定性；系统出现故障时，及时对异常情况做出经验判断；定期做好软件的升级、维护、管理工作。 3.2完善财务信息化制度体系，建立健全系统风险管理机制 财务管理系统改变了财务部门原有的工作流程和内控管理模式。在更加规范的业务流程和严格的内控制度下，明确岗位分工、人员权限，确保职责明确权责清晰，能最大程度的减少道德风险造成的安全隐患。一旦出现问题能做到有迹可循、有据可查。同时，依靠计算机系统信息安全软硬件设备建立科学的系统风险管理机制，采取如双机备份、软硬件防火墙、日志服务器、入侵监测系统等安全防范措施，建立防病毒、防攻击的系统安全体系，探索网络安全方案，对财务信息资源提供有效技术保障与支持。 3.3提倡主动财务，促进财务管理系统各功能全面应用 主动财务，一方面要求财务核算人员发挥的工作积极性和创造性，提高工作效率和服务质量；一方面提倡教职工能够自主了解财务规章制度、自助完成网上预约报销初审过程，是两个主体的共同作用的结果。“主动财务”能够最大限度发挥财务的核算、管理、决策的三大职能。以我校为例，2013年财务报销共计制单51万余份，校区最大日制单量突破2000大关，比2012年增长近10%，根据统计，其中80%的制单是由网上预约成功转入的。主动财务下，会计核算职能得到了充分履行，录入、复核、出纳等资源得到了合理调配。通过网上预约报销，报销录入过程的差错率大大降低，复核入账速度和服务质量大幅提升，报销人和复核人员同时享受了这一作用带来的好处。因此，应继续加大对“主动财务”的宣传力度，让更多教职工接受信息化带来的便捷，通过不断熟悉系统的操作过程中，合理安排科研项目经费执行进度，统筹管理，全面促进财务管理系统各个功能的应用。 3.4建立双向反馈机制，减少信息不对称 “报销等候时间过长、往返财务部门次数过多、财务人员核算效率不高” 等报销人与财务人员之间的摩擦，大部分是由于对报销人对财务规章制度不够了解、财务人员对各类经费的报销程序以及系统操作不够熟练、报销人的需求与建议不能及时反馈到财务部门等原因造成的。信息不对称占用了财务部门大量的人力和物力，严重影响了财务部门的服务效率和质量，同时增加了教职工报销过程的时间成本。 因此，财务部门有必要定期开展形式多样的培训、交流、座谈等活动，更新财务相关法规、梳理工作流程、简化财务报销流程、规范系统的操作，实行定期轮岗制度，构建起学习型财务团队，提高财务团队的综合素质。此外，在交流与座谈过程中，让更多的师生参与进来，指导财务管理系统操作方法，了解师生需求，尽力减少财务信息的不对称，更好的完成财务信息化建设这一项长期系统的工程。 参考文献： [1]教育部，财政部.关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见[Z].（教财[2007]l号），2007.1.15. [2]梁勇，干胜道.论高校学习研究型财务团队的创建[J].教育财会研究.2013（6） 40-43 [3]施文艳.高校财务网上预约系统相关问题研究考[J].中国管理信息化.2012（10） [4]陈轲.论高校财务信息化服务体系的构建[J]. 会计之友.2009（1） |
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