| 标题 | 高校档案信息化建设中电子政务网的融入研究 |
| 范文 | 赵菊蓉 摘要：随着社会物质文化与学校数字化建设的进一步发展，高校档案信息化建设已经成为整个社会的必然趋势，而同一时期电子政务的兴起为这一趋势的进一步发展提供了更为广阔的平台。在本文中，作者以目前高校档案信息化建设中电子政务网融入的优势为依托，阐述分析高校稳健推进档案信息化建设的具体方法与措施，浅议高校信息化建设过程中各种障碍性问题的解决方法，以期有助于我国高校电子化档案建设的发展与深入。 关键词：高校 档案 信息化 电子政务 所谓电子政务，从根本上来说是一种国家行政管理模式，即以计算机和现代网络通信技术等高科技手段为支撑，实现政府日常办公、信息集散、公共管理等事务的电子化、网络化管理。目前，在国内各高校中，电子政务主要服务于高校行政组织与管理，其主要目的是为高校各部门的管理工作提供一种便捷、准确、科学的现代化服务，以实现高校行政管理的信息化改革与发展。 随着现代计算机应用的逐渐普及，实现高校档案的数字化与信息化建设已成为时代所趋。目前，国内各高校档案的信息化建设如火如荼，已逐渐进入了或者即将进入高校电子政务建设规划，如何依托电子政务建设更好地推进高校档案信息化发展，目前已经成为业界普遍关注的热点之一。 1.高校档案信息化建设中电子政务网融入的优势 1.1电子政务网使档案信息检索更为方便 方便、快捷，超越时间、空间与部门限制是电子政务最明显的特点之一。实现档案的电子政务化后，咨询者可即时检索、查询所需信息，查询手段也是超前的多元化，电子政务化档案为咨询者提供了包括分类查询、模糊查询、综合查询在内的三种基本查询方法，工作人员可按照工作需要任意组合查询，准确而又便捷。此外，工作人员也可以凭借授权权限，直接从校园网以外的网络上进行访问与查询，不仅可以减轻工作负担还可以节约工作时间。 1.2使档案管理模式更为现代化 管理现代化是高校档案电子政务化的第二个主要特点。现代化意味着管理工作的便捷与省事，电子政务化改变了档案管理员机械、枯燥的工作方式，将他们从繁杂的打字与管理业务中释放出来，使各工作人员可以将有限的工作精力与时间集中在档案收集与编排上，提高现代档案的质量管理，促使高校档案工作管理模式逐渐向现代化靠拢，最终实现档案管理工作的一体化发展，使档案资源可以最大限度地发挥其基本优势与价值。 1.3使档案阅用可控化 严格控制档案的流向，是档案电子政务化的第三个特点。档案搜集建设工作具有一定的难度性，传统的档案借阅记录一般都以手工操作为主，不仅耗费精力且出错率极高。档案管理信息化，一方面可以直接解决传统借还方式存在的各种弊端，另一方面还可以自动产生催还信息，促使到期不还者及时归还档案。 1.4使科研服务高效化 方便学术人员进行科学研究是档案电子政务化的最后一个特点。档案管理信息化，高校科研人员可直接在网络上进行搜集与查询。此外，档案信息化管理也为科研人员利用与开发档案管理提供了便利，不仅方便科研人员创新，也为科研人员利用最新科研成果更新档案电子化管理提供了便利。 2.高校档案信息化建设出现的问题 2.1电子文件的统一归档难度颇大 高校属于人群密集性场所，人多复杂，再加上目前各高校的电子政务化建设还处于初级阶段，大量信息文件都没有得到科学的系统化处理。此外，档案信息化建设规范与章程不健全、管理软件不统一，也为目前的电子文件统一管理与归档带来了难题。电子档案管理与传统的档案管理有着根本上的区别，电子档案内容突破了传统档案的范围与广度，不仅包括大量的文字材料，还涉及图片、声音、表格以及各式数据等，管理难度也是水涨船高，非同一般。 2.2电子档案信息管理存在一定的安全隐患 政务化管理以现代电子网络为技术支撑，那么必然就伴随一定的网络安全问题，虽然现代网络安全管理发展形势颇好，但是政务内网以及公共信息网之间物理与逻辑隔离的缺失，还是给高校档案的电子化管理安全制造了一定的麻烦，档案信息化管理的安全保密，是各高校在推进档案电子化建设中必须要解决的问题。 2.3电子档案法律效力尚未完全得到认可 现在社会人员流动易变而又急速，相应的人事档案的调动也是日趋频繁。但由于网络电子档案先天所具有的可变性、虚拟性，极大地降低了其本身在民众眼里的法律公证性，特别是对于那些以电子政务传输方式而成的档案，由于缺少公章，法律效率远不及传统的纸质文件。目前，国内普遍都是电子档案与纸质档案双轨并行，这对于人力、财力、物力都是极大的浪费。要想彻底实现自动化办公与文档一体化建设，电子档案法律效力低下这一问题必须得到解决。 2.4档案信息化管理专业型人才的匮乏 高校推进电子政务化建设，高尖端人才是重点。档案信息化建设中的各种技术性问题与障碍都需要技术人员来解决与突破，但是目前，各高校档案部工作人员技术素质低下已是一种常态，专业结构不合理，尖端人才匮乏，综合性人才稀有，真正能担当建设工作大任的人少之又少，这些问题都严重地阻碍了高校档案信息化建设事业的发展。 3.强化高校档案信息化建设的措施 3.1加快档案信息化建设步伐 加快档案信息化建设步伐，使我国的档案电子化建设有法可依、有章可循，以进一步提高我国档案电子化建设的质量与水平，是目前推进档案电子化发展的重中之重。根据当前档案电子化的发展现状来看，地方档案信息化的法律建设是难点也是重点，以国家《档案法》为基础，彻底将国家及地方以上的法律法规体系完全建构成一种相互制约、相互联系的一体化档案法律法规，是目前我们进行档案建设信息化的重要法律保障。 3.2加强网络安全建设 网络安全隐患是长久以来困扰人们的主要网络技术难题，而这一问题也是作为一个全球性问题一直存在。现代网络发展在给人们带来便利的同时，也构成了一定的信息威胁。档案作为一项机密性信息所在，泄露或者被盗都是一项重大的损失。因此，在利用计算机处理机密档案及信息时，灵活地将档案文件电子化管理与网络信息保密工作同时同步进行，是我们充分实现与保证电子政务网络先进、实用、安全的基本措施。 3.3加快档案系统数字资源的建设 档案系统资源数字化建设，主要包括两部分工作，第一项是现行系统归档文件的收集，第二项是馆藏档案的数字化。现行系统归档文件即是电子政务、办公室自动化在应用过程中产生的各类电子文件。馆藏档案数字化，即利用包括工程扫描仪、文档高速扫瞄仪在内的各种现代化高端扫描仪，对档案馆的各式文件、图像、影音等进行处理，以实现数字化电子文件全面替代纸质文件的目的。档案数字化建设不仅可以有效完善我国的档案信息资源体系，同时也可以进一步优化自我，为社会各界提供更为优质的信息服务。 3.4提高档案信息化人才的专业素养 档案信息化建设是一项颇为复杂的项目工程，那么其对于人才的要求条件也就不言而喻。对于目前档案管理部门的人才结构现状，具体可以从以下几点来进行解决，首先是目前从业人员的培养，开展各种培养活动与教育课程，帮助这些工作人员有效提升档案管理理论与计算机操作等方面的专业素养，使他们可以熟练地掌握档案电子信息化管理所需要的任何知识与技能。其次是优化本部资源，招收、吸引优质高端复合型人才。再次，积极组织工作人员前往他处取经求才，邀请资深专家莅临讲学，及时准确地对本部门工作人员进行知识更新。最后，定时定期在部门内部开展知识技能交流与培训活动，营造良好的学习与交流氛围。 3.5电子政务环境下档案管理的几点建议 统一电子信息档案的格式与标准。电子信息网络是目前应用颇为广泛的技术手段之一，电子文档格式根据不同的需要也是相当纷杂，严格电子信息档案及各项文件的格式，是提高电子档案质量与管理的必然选择。高校档案信息化管理在借助高校电子政务推进实施时，务必要积极地参与到电子政务相关条例的制作中来，以积极准确地为高校电子政务建设联动高校电子档案建设做准备。 在对档案管理系统进行设计与开发时，一定要清楚明了地知道建立这一系统的根本目的是将原有的档案电子信息化，而档案管理随着时代的发展呈现出不一样的特点与要求。因此，在进行电子政务化平台建设时，务必要实时根据外界变化，对机构组织和管理模式予以调整。 档案主管人员，一定要从思想上扭转其对于电子档案的认识态度，将电子档案视为电子政务活动最主要与最真实的记录，将其视为高校最终重要的信息资源。 4.总结 综上所述，档案信息化作为高校电子政务建设的重要组成环节，不仅是新时代、新形势下档案发展所需的必然产物，同时也是我们实现档案建设事业跨越式发展的必然选择。随着现代信息技术手段的逐渐深入与发展，我国高校的电子档案建设技术已是日臻成熟，但在具体推进的途中依然障碍重重，高校电子档案建设技术的继续发展与深入仍需我们的共同努力与探索。 参考文献： [1]王林森.加强高校档案管理工作之我见[J].山东档案，2011（3） [2]段明华.浅论普通高等院校档案管理信息化[J].经营管理者，2012（12） [3]尹宝君，范宏.如何提高高校档案管理人员的综合素质[J].科技创新导报，2013（21） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。