| 标题 | 源头控制思想在医院档案工作中的运用 |
| 范文 | 谢洁瑜 摘要：随着医药卫生体制改革的不断深化，档案工作越来越受到医院领导的重视。然而，档案工作的深入开展却面临困局。立足医院档案室仍处于建立初期这一事实，本文重申档案收集的地位，分析影响档案收集的环境因素，引入源头控制思想，探讨其在医院档案工作深入开展中的运用。 关键词：档案收集 环境因素 源头控制 流程管理 业务活动分析 医院档案对医院领导决策科学化和医院管理现代化有着极为重要的意义。随着医药卫生体制改革的不断深化，档案工作越来越受到医院领导的重视。通过吸纳专业人才，建立综合档案室，完善档案规章制度和档案工作组织架构，加大软、硬件设施的投入，以及加强档案业务培训等一系列措施，医院意图逐步实现档案的集中、统一及规范化管理，让档案更好地为医院的建设和发展服务。然而，档案工作的深入开展却面临着困局。 1.医院档案工作深入开展的困局 档案工作的深入开展必须依靠良好的社会公共关系。档案利用把档案部门与利用者联系起来，是对档案工作最实际、最有效的宣传，不仅能引起外界对档案工作的重视，而且能为档案工作中其他环节的顺利进行创造更好的外部环境。通过档案利用扩大档案工作的影响，可望实现档案工作的良性循环。因此，档案利用被视作推进档案工作深入开展，实现可持续发展的必由之路。 然而，对于医院档案室，尤其是处在建立初期的档案室而言，最严峻的挑战却来自档案收集。这是因为：一方面，档案资源作为档案利用的客观对象亟需通过档案收集得以丰富，以充分发挥档案利用服务的作用，因此，档案收集是迫切需要解决的问题；另一方面，受制于既有室藏档案资源的匮乏，档案室短期内难以通过提供高质量的档案利用服务获得外界的认同，而随着“领导重视”效应的逐渐褪去，档案收集变得举步维艰。 可见，若不解决档案收集的问题而大谈档案利用的重要性，只能是空谈未能通过档案收集来丰富档案资源，而要求档案工作者通过档案利用来提高档案工作地位，推进档案工作深入开展，只能是“巧妇难为无米之炊”。因此，打破医院档案工作深入开展的困局，充分发挥档案利用服务的作用，不但不能绕开档案收集这一环节，而且需要追本溯源，从源头上寻求解决方法。 2.档案收集存在的问题 医院的档案收集主要通过科室档案员收集、整理档案材料，移交档案室集中统一管理来实现。在此过程中，普遍存在档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。为此，档案室通过健全归档制度、加强业务培训、对业务部门进行监督指导等措施进行了前端控制，希望增强人员的档案意识、改善档案材料的质量，但效果并不理想。 任何档案管理活动都是在一定的环境中进行的，并受到其所处环境的制约和影响，档案收集也不例外。本文认为，档案收集中存在的问题，实际上是在此过程中所涉及的主、客体受规章制度、业务流程等环境因素制约和影响下的具体表现。因此，解决档案收集的问题，不能管窥蠡测，必须突破档案工作的界限，兼而分析规章制度及业务流程等环境因素。 3.影响档案收集的环境因素 3.1 规章制度 档案工作固然有其专业性，但从宏观上看，档案管理也是医院各项管理活动的有机组成部分。要做好档案的收集，保证档案材料的质量，必须将档案管理纳入医院各项管理工作中进行整体考虑。然而，虽然档案规章制度在制订过程中经过了广泛的咨询，也与各职能部门取得了共识，但是，由于它们只是站在档案管理的角度对医院各项管理活动提出要求，而并没有就档案管理与各项管理活动的衔接进行重新考虑，因此，档案管理似乎独立运行于医院各项管理活动之外，无法深入开展。 3.2 业务流程 每项特定的行政业务，皆相应地衍生出一种规范其运作、办理的具体业务流程。业务流程设计的质量，将影响当中各职能部门、科室班组及其员工的工作状况。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，在流程中产生，因此，医院业务流程的优劣也对档案材料的质量及档案收集的进行产生着影响： 一方面，医院部门众多，专业性强，业务流程化意味着多个职能部门需要打破部门设置的界限来协作完成一项业务。但目前的档案收集却是依职能或部门而非流程来进行的，档案收集与医院业务流程之间缺乏有效衔接，这就导致档案材料分散、欠缺系统、不完整等问题。 另一方面，医院部门内部分工较细，部门间部分业务存在重叠，相似业务之实间缺乏信息的共享，冗余的情况严重，积累的档案材料复杂繁多；而部分业务又留有空白，部门间没有就档案材料积累的职责达成共识，造成了档案材料缺失，不能反映医院管理活动的完整面貌。 4.破局：运用源头控制的思想 4.1 源头控制思想 源头控制的思想源于电子政务领域，它强调“在电子政务顶层设计的框架中对政府整个业务范围和流程进行分析、描述和设计，建立政府信息化的总体架构”；与从档案学角度进行问题分析和对策性研究的前端控制有所不同的是，源头控制顺应文件从生成、处理、归档和长期有效保存的运动规律，是流程重组后管理行为与目的的自然展现；其控制主体通常拥有政策和体制的支持，相比档案部门更具职能优势，对整体管理具有较强的推动力。有鉴于此，运用源头控制的思想，可望突破档案工作的界限，解决环境因素对档案收集的制约和影响问题，推进医院档案工作的深入开展。 4.2 实现手段 4.2.1 运用流程管理的技术和方法。相比起注重工作环节衔接的前端控制，源头控制更注重的是流程重组下的一体化管理。因此，要将源头控制思想运用到档案工作的深入开展中去，必须摒弃从个别部门或活动出发的观点，摒弃将档案收集简单嫁接于医院各项管理活动后端的做法。 近年，流程管理正作为提升医院服务质量的重要手段而被应用，借此契机，把档案工作的深入开展与医院管理质量的提升结合起来，实现源头控制思想的运用，有利于降低成本和减少阻力。而运用流程管理的技术和方法，就是通过绘制业务流程图，对医院现有业务流程进行重新梳理，理清并调整其中交叉或并行的业务关系，明确流程中各主体的责任，使包括档案管理在内的医院各项管理要求准确渗透到业务操作过程中，促使有关规章制度在实际工作中得到贯彻落实，为源头控制思想的进一步运用奠定良好的基础。 4.2.2 应用业务活动分析结果。业务活动分析指的是“通过分析机构的业务活动和流程，建立一个关于机构做什么、如何做的概念模型”。在流程管理基础上，将业务活动分析的结果应用到档案材料的收集中，就是要剖析档案材料与医院各项管理活动及业务流程的关联方式，明确产生档案材料的业务节点及具体产生的档案材料种类，使反映医院管理活动并合符档案资格的材料都纳入至档案收集范围，维护医院各项管理活动中档案材料的有机联系，避免档案材料欠缺系统、散失，从而保证档案材料完整反映医院历史面貌，提高档案室藏质量及档案利用服务质量。它是源头控制思想运用过程的核心。 4.2.3 转变控制主体。一方面，将控制的主体从档案室、专职档案员乃至科室档案员转变为医院办公室。这是因为，流程管理是一项浩大、复杂的工程，环节多、牵涉面广，而档案室在医院行政管理系统中处于辅助、后端的地位，缺乏全局的影响力，缺乏强有力的行政手段支持及体制支撑，专职档案员不可能亲力亲为介入到其他所有部门的实际工作及流程之中；科室档案员更是杂务缠身，自顾不暇，无法满足源头控制的需要。医院办公室在医院的行政管理中，是上层建筑的重要组成部分，是综合性办事机构，处于承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，发挥着主导性、总协调、多面手的作用，符合源头控制思想中主体“对整体管理具有较强推动力”的特征，比档案室更具职能优势，在源头控制思想运用过程中起主导和支配作用。 另一方面，原有控制主体——档案室、专兼职档案员等要转变自身职能，拓展知识服务的内容。医院档案是医院各项管理活动的原始记录，档案收集的过程、档案材料的质量以及档案本体的内容等均不同程度地反映着医院管理的质量，是一个亟待发掘的宝库。而这恰恰契合了业务活动分析的需要。因此，档案室及专兼职档案员除了履行传统的职责以外，应当主动转变自身的职能，积极学习行政管理知识，掌握相关的统计分析工具，对这个亟待发掘的宝库进行数据挖掘，协助医院办公室把握医院管理的规律，及时发现存在的问题，在运用源头控制思想推进档案工作深入开展的过程中发挥好参谋辅政的作用。 4.3 实践：医院荣誉档案材料的收集 医院荣誉档案是医院档案的重要组成部分，它反映了医院、科组集体及个人发展的面貌。获奖者在取得荣誉后主动向职能部门提交材料，由相关职能部门登记收集。相关记录被用于医院及科组申报集体评奖、个人的专业职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作。申报评奖、职称评审、竞聘晋升、医德医风考核等工作分属于医院办公室、人力资源科、医教科、护理部等不同的职能部门，由于同一项荣誉可能涉及不同的工作需要，所登记的信息各有不同侧重，部门间并未实现信息共享。 档案室在进行收集的过程中发现：一方面，由于登记手续繁复，获奖者主动提交材料的积极性受到削弱，加上相关职能部门未对荣誉原件及时收集，造成档案材料的散失；另一方面，登记收集所形成的档案材料内容既有交叉，又不尽相同，质量参差不齐，存在大量冗余，增加了档案材料鉴定、整理等其他工作环节的难度。 为此，档案室及时向医院办公室反映相关情况。在源头控制思想的指导下，医院办公室统筹相关职能部门，运用流程管理的技术和方法，对相关的登记流程进行了重新梳理，整合了“院级以上荣誉登记流程”，明确了各部门的管理范畴；在综合各项工作需要的基础上，统一了登记用表及使用规范，为进一步收集、整理档案材料奠定了基础；应用业务活动分析结果，进一步明确了登记流程中产生的材料及其种类，利用收文转办等信息渠道及时让档案室掌握及追溯所获荣誉的情况，避免了档案材料的散失及遗漏，便利了不同载体档案材料问的相互印证，有效保证了荣誉档案的完整性。利用反馈结果显示，利用服务质量有较大提升。 5.结语 需要强调的是，本文重申档案收集对档案工作深入开展的重要性，是立足医院档案室仍处于建立初期这一事实提出的，并非“重藏轻用”。虽然本文有针对性地提出了若干实现手段，并以实例进行了说明，但由于源头控制思想在医院档案工作具体应用的研究不多，本文的论述难免不够全面。而具体的实施步骤和方法，必须通过进一步的实践加以论证和完善。然而，毋庸置疑的是，源头控制思想将档案工作与医院的建设和发展紧密结合，有效回应了医院档案工作深入开展的诉求，其发展前景，值得我们进一步探索。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。