| 标题 | 分析网络环境对机关档案管理的影响 |
| 范文 | 高鹏 摘要：随着经济建设速度的不断加快以及互联网络的不断发展，计算机技术已经被应用到了人们生活中的每一个方面。国家政府部门也充分了解到了计算机技术的先进性，开始推行电子政务，利用互联网络对国计民生进行管理。本文重点讨论网络环境对机关档案管理工作的影响，并就如何充分利用网络环境带来的便利条件加强对机关档案的管理工作提出建议。 关键词：网络环境 机关档案 管理 影响 网络环境的快速发展为各个党政机关的办公工作提供了更加便捷的途径。利用网络办公自动化程序进行办公可以全面提升工作效率，达到事半功倍的效果。很多机关档案管理工作者也意识到了网络办公效率高的特点，在档案管理工作中更加注重运用网络技术。但是由于受到多方面因素的影响，利用网络管理机关档案的工作仍然任重道远。在这项工作的进程中，相关工作者一定要注意趋利避害，充分利用网络环境带来的便利条件促进机关档案管理工作的开展，排除因信息资源共享而造成的档案泄密等负面影响。 一、现行的机关档案管理的相关制度 机关档案包含着很多非常机密的内容，因此机关档案管理工作要非常注重保密工作。我国对于机关档案的管理工作已经做出了非常严格的明文规定，机关档案管理工作受到例如《中华人民共和国档案法》等法律文件的保护。任何不按照程序以及不经相关部门同意擅自使用机关档案的情况，都要依据《档案法》以及各省市的相关档案管理条例做出严格的处罚，必要时还要处以一定程度的刑事处罚。 同时，现行的档案管理制度对档案管理的工作人员资质，以及档案收集和保存的具体方法和形式都做出了非常明确、详细的规定。通常地方的档案都由当地档案局进行综合全面的管理，这种集中进行档案管理的方式可以确保档案资源的完整性，并且更加便于进行档案的保密管理工作。 二、网络环境下机关档案管理工作遇到的困难 虽然目前我国的档案管理制度已经相当完善，但是制度对于实际管理工作的影响程度在不同区域会不同，在档案管理的工作中还是会遇见各种问题。这就促使档案管理工作者不断寻找新的档案管理办法。前文已经提到过，伴随着办公自动化技术和网络的不断发展，国家已经逐步开展了网络管理机关档案的工作。任何新事物的发展在最初阶段都会遇到一定程度的阻碍，网络环境下的机关档案管理工作在推行的过程中也遇到了各种问题。 （一）工作人员的计算机水平不达标 计算机是机关单位进行网络管理档案工作的载体。但是，机关档案管理部门中新吸纳的人才比例并不大，年纪稍长的工作人员对计算机的操作并非十分熟练，在数据库资料更新、表格制作以及电子文档信息修改等方面经常会出现很多的错误，这些错误很容易造成档案资源收集困难或者是资源被错误删除等十分严重的后果。 （二）机关人员利用网络管理档案的意识不够 笔者在前文中提到过传统的档案管理制度已经十分完善，档案工作者在进行档案管理的工作时往往会将原有的管理思维带入现有的工作中。传统的档案管理工作所收集的档案材料大多以各部门上交的纸质档案为主，这种档案虽然容易归档和记录，但是在保存过程中经常出现破损、丢失等情况，造成了档案资源不全面，相关部门无法利用资源等问题。网络技术的发展促使电子档案成了一种新的档案发展方向，但是因为工作人员对于电子档案的管理并不是十分熟悉，在管理过程中容易出现漏洞，也无法及时查明档案上交不全面的部门。 （三）利用网络管理档案的工作效率较低 由于相关工作人员对电子计算机技术的掌握不是十分全面，在进行电子档案的收集和保存工作时并不是非常顺利。举例来说，办公自动化技术每年都会进行更新换代，当某一部门将自己所用的办公软件升级到新的版本时，如果档案管理局没有将自己的软件进行及时更新，那么就有可能无法阅读收集到的档案材料或者只能阅读格式错误的材料，这给后续的保存管理工作带来了很大的麻烦，相关部门为了协调相关事宜还要花费大量的时间进行沟通交流，这种情况大大降低了档案管理工作的效率。 三、网络环境影响机关档案管理工作的具体表现 网络的发展可以说是一把双刃剑，在网络环境的影响下，机关档案管理工作可以说是利弊共存。下面列举网络对机关档案管理工作所产生的影响具体表现形式。 （一）档案收录形式发生变化 网络对于档案管理工作的影响首先表现为档案的收集和录入形式的变化。人们提到档案首先想到的就是档案袋中装订好的纸质档案，这也是传统档案的基本形式，工作人员利用手写的方式将所需记录的内容记录下来，形成书面文件，并根据档案的性质进行归类。传统模式在保存整理方面是存在一定的优势的，但是纸质的档案形式往往给档案更新或是信息修改工作带来一定的难度。一旦发现档案内容错误，就要花费大量的精力重新进行档案的管理工作，原有的档案也会随之作废，这不仅浪费时间也浪费了资源。网络技术的发展可以有效地改善这些问题。在网络环境之中，机关档案管理人员可以利用更多的方法进行档案的收集和管理工作。既可以采用手写的方式记录也可以利用电子文档和表格进行记录。电子档案的表现形式更加直观，所以更容易进行更新或者修改工作。 同时，传统的档案收集大多局限于文件的保存，在国家或者相关工作部门想要进行历史事件调查等其他方面的工作时，只有文字的表述未免显得过于苍白，而且也不排除有人对档案进行修改等情况的出现。利用网络技术，工作人员可以收集到更多形式的相关文件，比如视频、音频、图像等等，这些资料可以让具体事件更加真实可感。同时，只要做好明确的分类工作，网络技术可以为电子档案的完整性、时效性等提供有力的保证。 （二）档案管理的方式发生变化 对于档案收录形式的改变只是网络发展对机关档案管理工作的影响的一种表现形式。对于传统档案管理模式的突破和创新则是更加重要的表现。网络技术在机关档案管理工作中的应用从很大程度上提升了机关工作人员对于学习计算机技术的热情，促使他们不断完善自身的技能。传统的档案管理工作对工作人员的计算机技术水平要求并不高，他们的主要工作是进行记录和分类。但是在网络环境下，机关档案管理工作者要在原有的工作基础上不断强化自己对于计算机的软件的操作技能。 网络环境促使工作人员不断转变管理思路，创新管理方法，以更加专业的态度和更加专业的技能去面对档案管理工作。这不仅可以提高档案管理工作的效率也可以提升机关档案管理工作人员的工作技能和行政能力水平，对于提高我国政府机关的平均能力水平也有着非常重要的作用。 在网络环境的不断发展下，机关档案可以更好地发挥自身的作用。传统的机关档案文件大多是纸质的单行本，这给其他工作部门利用档案资源带来很多的困难。通过网络的发展，工作人员可以建立新的档案管理系统，一些没有特别保密要求的档案可以在这个系统中被公开利用，其他工作部门如果有相应的需要就可以从中获取相关材料，这种模式真正实现了机关档案的价值，做到了政府资源为民所用，为国家的文化建设和经济建设贡献了一分力量。 四、利用网络加强对机关档案管理的相关建议 网络的发展引发了国家政府部门对机关档案管理工作的新思考。下面，笔者将针对目前网络环境下机关档案工作面临的问题提出相关的建议，并希望这些建议可以起到一定的指导作用。 （一）统一各机关部门使用的办公操作系统 办公操作系统是进行网络档案管理工作最基本的方法。为保证档案文件在部门的顺利传送，要对文件的保存格式进行统一的规定。这样可以避免因为格式不正确降低档案工作效率的问题。 （二）加大对档案管理工作的投入力度 为了促进档案管理工作的不断发展，政府部门应该加大对该项工作的投入力度。一方面要对档案管理部门的基础设施进行及时的更新，包括计算机以及传输打印设备等更新。还要注重对相关工作人员进行定期的培训工作，让他们充分意识到档案管理工作的重要性，帮助他们学习新的计算机技术，提升自身的工作能力。同时，在条件允许的情况下，政府机关应该吸纳更多的熟练掌握计算机技术的人才，因为新的人才力量可以确保档案管理工作进行地更加顺利，节约人员培训的成本。 （三）提升档案管理人员进行信息共享的意识 政府机关进行档案收集管理工作的目的在于充分利用这些资源，为人民的生活提供更多的便利。传统的档案管理工作比较注重档案的保密工作，很多有利用价值的档案资料失去了原有的价值。在网络环境下，工作人员应该树立起信息资源共享的意识，注重与各机关各单位的合作，让有需要的部门可以及时地收集到他们所需要的材料，并利用这些资料进行文化创作等活动。 综上所述，互联网络的发展已经为政府部门提供了新的管理途径和行政手段。机关档案管理部门一定要充分利用网络发展带来的便捷条件，抓住新的发展机遇。提升收集和管理档案的能力，让收集到的档案资料充分发挥自身的利用价值，更好地为社会经济文化的发展服务，全面提高我国人民的生活质量。 参考文献： [1]刘红隽.浅谈网络普及对档案的影响[J].现代企业教育，2015（2）. [2]李和文.网络环境对机关档案管理的影响初探[J].现代经济信息，2013（23） [3]张剑威.网络环境下的机关档案管理探索[J].才智，2014（8） [4]刘岚.网络环境对高校德育管理的影响及对策研究[D].上海师范大学，2004 [5]何佩婷.网络环境对档案创新管理的影响[J].企业技术开发，2011（1） |
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