| 标题 | 办公自动化环境下的医院档案管理探讨 |
| 范文 | 房建玲 摘要：医院医疗水平的提升促使其逐渐走向了办公自动化，特别是在档案管理方面，办公自动化无疑为其管理质量的提升奠定了坚实基础。本文阐述了办公自动化的概念、优势，并指出在办公自动化环境下，医院档案管理面临的问题，最后就“如何在办公自动化环境下强化医院档案管理工作，提升档案管理效率”这一问题提出自己建议。 关键词：办公自动化环境 医院 档案管理 存在问题 改善建议 中图分类号：R 197 文献标识码：A 医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗科技成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。毋庸置疑，随着医疗卫生体制的改革和科学技术的发展，医院档案管理数字化趋势愈加明显，这就意味着档案管理工作即将或正在向着自动化、电子化、现代化的方向发展。因此，在办公自动化环境下，改进与完善医院档案管理工作十分必要。 一、办公自动化概念与优势 （一）概念 所谓办公自动化，即利用计算机网络、计算机技术设备等实现网络信息与办公室工作的对接，做到办公信息的自动传输、自动发送、自动接收以及自动存储等流程，以此来加快信息流动，确保信息稳定性、安全性、精准性与可靠性的一种现代科学的办公状态。实现医院档案管理办公自动化，有利于克服传统档案管理模式的弊端，提升档案管理工作质量，最大限度增强档案信息的有效性。 （二）优势 在医院档案管理中，办公自动化优势显著：第一，精准迅速。办公自动化能促使各部门对各类档案信息进行及时、迅速的有效录入，并克服人工档案管理“速度慢，误差大”的缺陷，使档案管理时效性与精准性更强。也就是说，办公自动化不仅使档案信息的录入系统化、自动化与科学化，更使信息查询显得及时、高效。第二，较高的资源共享性。办公自动化能利用电子互联网建立资源共享中心，强化了医院各部门的沟通与交流，提升了医院的档案资源利用率，更有利于各部门的工作效率的提高。第三，办公自动化使医院档案信息存储方式更加灵活。在办公自动化环境下，医院档案信息存储由纸质逐渐过渡到电子存储，记录形式也由单纯的文字形式拓展为文字、图像、表格、视频等多种记录存储形式，存储效果更为直观，保存时间更久，价值更高。 二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题 （一）电子存储文件的保密性遭受质疑 网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境中，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大削减了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案作用的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的形式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。例如，电子病历涉及到医疗安全与患者隐私，如果保密工作不够，产生的后果将十分严重。 （二）医院档案管理缺乏规范统一的标准 医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。 （三）檔案管理人员的综合素质有待提升 在办公自动化环境下，医院档案管理的技术方法、原则、标准等与原本手工档案管理存在很大差距，这对档案管理员工的综合素质提出了更高的要求。一些老员工思想观念、技术手段等依然停留于纸质管理阶段，如知识面窄、信息技术水平低、对数据信息通讯知之甚少等等，不能胜任目前电子档案管理工作。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并灵活运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、档案知识丰富的专业复合型人才才能适应医院档案管理工作需求。 （四）档案管理办公自动化水平低，问题多 随着医院医疗水平的提升，很多医院走向了档案管理自动化、现代化与信息化道路。但纵观当下医院档案管理办公自动化现状，水平低、问题多成为档案管理面临的新困境。这主要表现在医院档案管理办公自动化资金投入少、软件开发能力弱以及软件使用水平低等。由于部分软件开发商缺乏软件开发经验，技术水平不够，其开发出来的软件系统质量不高，无法满足当前档案管理的现代化工作。例如，一些软件系统的实用性太差，不能满足用户需求；还有一些软件无法实现电子文件运转与电子档案管理的一体化，这大大减低了档案管理效率。 三、办公自动化环境下提升医院档案管理质量的建议 （一）医院应加强网络监管，降低网络安全隐患 在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。除此之外，医院更要强化网络监督。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。 （二）医院档案管理要做到统一标准、规范管理 为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。 （三）强化对工作人员的培训，提升其综合素质 近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。对于在职员工的培训要更加倾向于对现代档案管理知识的渗透，如档案信息化管理手段，电子档案管理注意事项等，全面提升其综合素质。 （四）完善医院电子档案系统，提高信息化水平 完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了。其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件转运、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升。最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。 综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知識、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。 参考文献： [1] 梁惠志. 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J]. 办公室业务，2014（23）：190. [2] 汪亚琼. 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]. 办公室业务，2015（02）：74. [3] 胡桂周，鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J]. 中国病案，2013（02）：33- 34. [4] 朱诗聪. 办公自动化背景下医院文书档案管理探讨[A]. 中国武汉决策信息研究开发中心、决策与信息杂志社、科技与企业杂志社、北京大学经济管理学院.2014：1. |
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