| 标题 | 医院电子档案建设与管理存在的问题及解决措施 |
| 范文 | 杨静月 摘要：电子档案作为一种数字化的文件，具有操作方便、可统一管理保存、数据易恢复、使用成本低、无纸质耗损等优势，在医院档案管理工作中发挥着重要的作用。不过由于电子档案的特殊性，在医院实际的档案管理过程中还存在一些亟待解决的问题。本文主要分析了医院电子档案建设的意义以及管理过程中存在的问题，并提出几点解决的建议与措施。 关键词：医院 电子档案建设 管理 中图分类号：197.1 文献标识码：A 一、引言 档案是机关事业单位、企业组织以及个人在长期的社会活动中形成的，以文字、图像、音频以及其他载体保存的文件。随着近年来信息化时代的到来，档案的建设与管理也开始形成“纸质文件+电子文件”的模式。 近年来，随着国家信息化战略的大力推进与实施，各医院都逐渐认识到信息化建设的重要性，各种电子信息技术如HIS系统 （医院信息系统）、电子病历病案系统、OA 办公自动化系统等在医院工作中得到广泛的应用，与此同时，医院的电子档案的建设进程也随着信息化社会的发展而加快。 二、医院电子档案建设的意义 （一）解决纸质档案易耗损问题 以往的纸质档案在潮湿、高温、低温等环境下都不易保存，易出现受潮、腐蚀、氧化、虫蛀等现象，并且纸质文件在反复使用的过程中不可避免地会产生一些损耗。而电子档案的建设在极大程度上解决了这一问题的限制，可以存储在光盘、硬盘等存储设备中，可以有效地保护纸质档案原件。电子档案不仅占用空间小、花费成本低、可重复使用，还具有节能环保、易操作、使用寿命长等优势。 （二）提升档案信息的利用率 以往的纸质档案管理模式只能依靠手工处理的方法，不仅处理过程繁琐、效率低，还容易出现信息错漏、档案丢失、不易查询整理等问题，导致档案信息的利用率大大降低。由于医院每天都会产生大量的数据信息，以往的纸质档案已经不能应对当前工作的要求。在此情况下，电子档案不仅能够解决以上纸质档案管理过程中存在的问题，还能极大地保障档案信息的完整性、真实性，便于各部门查询使用，有效地提升了档案信息的利用率。 （三）为医院数据分析提供可靠的数据基础 以往的纸质档案文件很难使医院获得较为有效、准确的内部运行数据，而使用电子档案不仅可以很快对医院运行各项数据进行统计、分析，还可以通过对医院日常运行产生数据、临床诊疗情况等数据的调取、自动归档、安全存储，来为医院领导的决策指导、未来的发展规划等提供科学合理的数据保障。 （四）提供个性化的医疗服务 由于每个人的身体健康状况与体质都有差异，即使同样的病症，治疗方法也会有区别，需要针对不同的患者采取个性化治疗方案。电子档案可以综合分析患者个人的患病情况、体征数据、治疗效果数据、治疗花销的数据等进行系统的分析，之后再根据分析的结果与患者的实际需要制定最佳的治疗方案。 三、医院电子档案管理过程中存在的问题 电子文档的建设与使用在医院管理中发挥着越来越大的作用，然而由于电子文档本身具有的特殊性，导致在具体的管理使用过程中还存在一些问题与困境，主要体现在以下方面。 （一）电子档案管理体系不够完善 传统的纸质档案经过长期的实践与不断调整，已经形成了一套较成熟的管理制度，并且在各大医院内还制定了严格、完整的档案管理制度，由专门的档案管理人员负责。而对于电子档案来说，目前还没有形成较为统一、系统的操作规程与制度规范，没有具体详细的管理实施方案。并且由于电子档案的管理工作涉及到档案管理与信息化管理两大领域的专业知识与技能，而在大部分医院中，电子档案管理工作人员依旧是以往的纸质文档管理人员，综合能力方面依旧有较大的欠缺。总之，由于医院没有制定详细的电子档案管理制度，也没有设立专门的电子档案管理部门，极易导致电子档案管理混乱或在使用的过程中出现损坏与丢失的现象。 （二）电子档案管理安全性不高 医院的电子档案管理需要特别重视文件的安全保密性，电子档案的使用过程中存在被修改、复制、销毁等风险，并且由于电子文件一旦受到病毒感染，极易导致整个信息系统的瘫痪，因此也具有较大的安全风险。 一方面，档案管理工作人员对电子文件的操作行为可能会带来较大的安全隐患，如在计算机上随意下载的文件有捆绑插件或病毒，用未经查杀病毒的U盘对文件数据进行复制、上传等，都将带来较大的安全问题。另一方面，一些档案管理人员缺乏应有的职业道德，在电子档案的操作管理过程中随意篡改数据，以获得某些利益等，而电子数据的修改、删除都不会留下明显的痕迹，这就给一些职业道德不高的人以可乘之机。 （三）电子档案管理人员的专业能力不高 由于医院的电子档案管理科室众多，所以电子档案的管理者也不在少数，这些管理者分散在不同的岗位，还有一些是身兼数职。由于电子档案管理队伍的专业水平参差不齐，还有一些档案管理人员对电子数据的管理知识掌握较少，导致在日常的电子档案管理工作中还存在许多的操作漏洞与不规范行为，如对于计算机病毒的防范不了解，不能合理设置电子档案的使用权限，不能很好地完成电子档案的分类、查询、归档等。另外，医院电子档案管理工作不仅要求工作人员具备一定的医学知识，还需要掌握专业的文档管理知识与计算机操作技能，而当前多数医院的电子档案管理人员并不能达到这一要求。 四、醫院电子档案管理问题的解决建议与措施 对于医院电子档案管理工作中存在的问题，以下主要从电子档案管理工作制度的健全完善，增强电子档案安全性，以及提升工作人员的职业能力等方面进行详细的分析。 （一）健全电子档案管理工作制度 医院日常工作中产生的电子档案包括各个科室的医疗病例、财务数据、设备科研等资料，对于医院整体的管理与发展有着极为重要的作用，需要医院重视档案管理工作的有效开展。而健全的电子档案管理工作制度是档案管理工作的规范、科学运转的重要前提。 首先，档案管理部门要严格执行电子档案管理职责，明确电子档案的保存环境，并及时对电子档案进行登记、建账，账目中要注意相应纸质档案的档号，并建立机读目录。有电子文档转换的纸质档案要及时地归入相应的档案门类，在登记账内注明文档所在的光盘编号与文件名，并按照纸质档案的管理要求进行管理。 其次，电子档案管理人员要定期对电子档案文件进行检查、整理，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。在保存电子档案时至少要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套实行异地保存。电子档案的查阅应在许可范围，通过网络查询和利用电子文档，要有安全保密防范措施和可靠的监管保障，并且档案管理人员要严格遵守保密规定。 最后，医院封存的电子档案不得利用和外借，最好使用电子档案的复制件。医院任何人员要销毁电子档案时，必须需经医院负责人或领导批准，并经有关部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。 总之，医院管理部门与负责人要从实际出发，根据医院的自身发展特点制定一套科学合理的电子档案管理制度，并在实际的落实中反复考证制度是否合理、有效，不断修补、改正工作中的漏洞与不足。 （二）增强电子档案管理的安全性 要想有效地增强电子档案的安全性，可以从操作安全与法律保障两方面着手。 1.操作层面的安全 电子档案的安全性与人为操作有直接的联系，为了提升电子档案管理工作的规范、安全性，有效规避人为操作带来的安全问题，医院要制定电子档案工作人员的安全守则，并不断强化电子档案管理工作人员的安全防范意识。 档案管理人员在对电子档案进行管理操作时，要事先对计算机系统、软件进行杀毒，并避免使电子档案专用电脑进行外部网络的访问。另外，注意切断病毒传播的途径，对于U盘、移动硬盘要保证安全性。对于自己不清楚不熟悉的文件不轻易地打开，避免一些诱惑性欺骗性很强的病毒被误打开。 2.法律方面的保障 医院的档案关乎患者的隐私与医院各部门的数据文件，是具有一定法律效力的，因此电子文档需要在法律的基础上建立一套有效的安全机制。在法律法规的保障下，电子文档管理工作将杜绝一大部分有意无意的破坏活动，使电子档案工作做到有法可依、有理可循。 （三）提升電子档案管理者的专业能力 医院电子档案工作的正常运转离不开高素质、高能力的档案管理人员，档案工作人员的职业能力也体现了医院的整体水准。 在当前的新形势下，医院要重视电子档案队伍的建设，要求档案管理人员既具备档案管理专业知识，又要掌握现代化信息技术，能够熟练运用计算机与现代化办公软件、通讯设备等。 电子档案队伍中包括业务管部门、数据录入人员、信息管理人员、计算机技术人员等，各种文件的管理分类较为复杂。为了进一步提升档案管理人员的专业水准，医院档案管理部门要定期对所有档案管理人员进行电子文档业务知识、技能培训，提高其现代化信息运用和处理的能力，担负起对电子文档监督管理的责任。另外，医院管理部门要将制定的电子档案管理制度文件发放到医院各个部门，并将制度执行的结果纳入考核，以强化医院全体工作人员的档案意识、保密意识、信息安全意识，提升档案管理工作的效率与安全性。 五、结束语 电子档案工作的安全稳定运行既关系到电子档案数据的安全，同时也关系到需要调取这些数据的部门与个人工作的正常开展。医院要不断完善电子档案的管理体制，优化电子档案的服务平台，提升档案的安全性，改进电子档案的服务流程，提高工作效率，更好地为使用者提供服务。 参考文献： [1] 师小勤.医院电子档案管理存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务， 2012（14）：169- 170. [2] 王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院， 2014（8）：134- 136. [3] 文秀娟.建立健全医院电子档案管理体系的若干对策[J].办公室业务， 2016（17）：123- 125. [4] 马建薇，佘明辉.高职院校教学档案收集与电子文件管理模式的构建探究[J].当代教研论丛，2016（6）：72- 73. |
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