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标题 人事档案管理的问题及建议
范文 摘 要:如何做好人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,是当前人事档案管理工作的一个重要课题。为进一步规范人事档案管理工作,更好地为人事工作服务,现结合本人多年工作实践,就档案管理工作存在的问题,浅谈一点个人看法。
关键词:档案 管理 问题
人事档案是为职工提供身份认定、职称评聘、工资调整及退休年龄、时间认定等的重要依据。要充分认识到人事档案管理工作的重要性,及时解决人事档案管理工作中遇到的问题。
1.人事档案管理存在的主要问题
1.1对人事档案在人事工作中的基础地位认识不够。人们往往在用的时候想起了它,不用的时候不闻不问。部分领导重视不够,工作人员个人素质及责任意识参差不齐,致使人事档案管理工作处于被动应付的局面,跟不上档案服务信息化、标准化的要求,造成档案管理混乱,严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。
1.2“三龄一历”不真实、不准确问题在一定范围内比较突出。干部职工“三龄一历”(即:年龄、党龄、工龄和学历学位)是人事信息管理的基础,也是组织人事部门决策的重要参考依据。但从近几年审查档案中发现,不少人员档案中不同时期形成的材料前后不一致,如同一人的档案中出现不同的出生年月、不同的参加工作时间。在重复出现的材料中,年龄越填越小,工龄越填越早,致使同一人的履历不尽一致,真假难辨。人事档案的性质和特点决定了在填写履历材料时的出生时间、参加工作时间、人党时间及学历学位时应前后一致,准确真实。如果人事档案中“三龄一历”时间前后不一致,一方面影响组织对该同志的使用,另一方面会给组织在办理工资、退休等工作时带来很大的麻烦,甚至影响到个人的切身利益。
1.3档案材料缺失情况比较严重。由于历史遗留原因等,使一部分档案材料长期滞留在单位和个人手中,同时档案材料在转递过程中手续不健全,造成重要档案材料缺失现象普遍存在。如干部任免审批表及考察材料未能及时归档;部分人员有学历信息,但档案中无学历材料;有入党志愿书,但档案中无入党政审材料,还有的档案中工资审批表缺少导致工资不衔接等,直接影响到档案质量。
2.对人事档案管理的几点建议
2.1加强人事档案知识的宣传力度,增强各级领导干部的档案意识。领导干部的档案意识增强了,对人事档案管理工作的业务建设、机构设置、人员配备和档案室基础设施建设等方面就能给予重视和支持,就可以促进人事档案管理工作的发展。反之,若单位领导不重视,人事档案管理的基础和必要条件都没有着落,正常的管理工作不能很好地开展。另外还要有专门领导负责管理此项工作,并将其列入重要议事日程,定期召开有关会议,听取汇报,研究和解决人事档案管理工作中存在的实际问题,保证人事档案管理工作的顺利开展。
2.2提高员工对档案的认知度。使大家充分认识到人事档案与每个人密切相关,这样在今后的工作中,大家就会本着实事求是的原则,认真负责地填写自己的各种档案材料,自己的档案由自己书写,自己的历史也由自己书写,要对自己负责、对历史负责,不能把个人的历史人为地复杂化,要优化人事档案这一资源,以保证人事档案的真实性。
2.3强化人事档案管理人员培训。档案管理人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任,因此要加大对他们的知识和技能培训,不断提高他们的业务素质和管理水平。使他们牢固树立全心全意为人事工作服务的思想,端正服务态度,时时处处为大家着想,实事求是、认真负责地做好工作。坚持主动、热情、周到、保密、及时、准确的原则,为人事工作提供优质的服务。
2.4坚持以档案为依据的原则,狠抓信息核定。将干部档案最早记载资料作为核定“三龄一历”的首要依据,坚持以档案中最早记载为依据,结合入团志愿书、学籍档案等其它早期材料综合核定干部出生时间。坚持甄别干部不同情况,凡招工、招干参加工作的,坚持以招工、招干登记表批准的参加工作时间为准;大中专院校毕业分配参加工作的,坚持以转正定级表等档案资料记载为准核定参加工作时间。有预备期的,坚持按入党志愿书上记载的接收预备党员的时间为准核定入党时间;无预备期的,坚持按上级党委批准入党日期为准核定入党时间。坚持以档案中的最高学历档案为准核定干部学历,填写干部档案“三龄一历”审核登记表,由本人签字确认。
2.5加强档案材料的收集、归档和鉴别。①完整。要将记载职工本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全。特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料,都必须全部收集、有头有尾;单份材料不缺页、无损坏。②真实。档案材料没有涂改造假,没有模棱两可的语言,没有与实际情况不符合的信息。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。凡经鉴别确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料,要清出处理。③及时。在工作过程中,要有时间观念,随时注意收集需要归档的材料,做到随办、随收、随审、随归。④规范。归档材料必须是属于同一立卷对象,避免张冠李戴归入他人档案。对无需归档或重复多余的材料,应进行清理。对清理出来的有保存价值的材料,可转有关部门保存,不需要保存的,可退给本人,不宜退回本人的,应经主管领导审批登记后方可销毁。
参考文献:
[1]李新华.论干部人事档案工作存在的问题及对策[G].《现代营销(学苑版)》 2011(10)
[2]傅华.聚焦人事档案[G].中国档案,2003(4)
[3]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报,2009(6)

作者简介:
于丽荣(1973.3-),女,汉族,山东文登人,大学学历,政工师,就职于威海市中心血站。
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更新时间:2025/3/15 19:16:16