| 标题 | 影响高校办公室秘书人员执行力的因素探析 |
| 范文 | 李坤 摘要：高校办公室在高校内承上启下、协调内外，是领导的综合辅助部门，秘书人员的执行力决定着办公室职能的有效实施和领导决策的真正落地。由于秘书人员自身的因素和源自于领导、组织等外部因素的影响，秘书人员的执行力会大大降低，直接影响领导目标的实现。 关键词：高校 秘书人员 执行力 因素 影响 中图分类号：G46 文献标识码：A 1 前言 高校办公室对内是协调上下的综合机构，对外是联络各方的窗口，其效能直接关系到高校整体工作的有效运转，也决定着领导思路和决策的落地。而办公室秘书是协助领导顺利开展工作的主要人员，执行力是秘书人员必须具备的一项重要的能力。影响高校办公室秘书人员执行力的因素有很多，归结起来，主要有两个方面： 2 源自于秘书人员的内在因素 2.1秘书人员的态度 态度是一种处事的信念和行为准则，是否拥有一个端正的态度是能否做好一切事情的首要前提和根本基础，高校办公室秘书人员的执行工作也必然如此。衡量秘书执行力的要素很多，为何态度成为首要因素？因为有什么样的态度就会有什么样的行为，有什么样的行为就会有什么样的结果。态度直接引导行为，间接影响结果，甚至有时候一个态度就直接决定了结果。对于秘书人员来说，行为就是执行的过程，结果就是执行带来的成果，通过行为达到预期效果的能力就是执行力，故态度是影响秘书执行力的重要因素。 那么作为一名高校办公室秘书人员应该拥有一个怎样的态度呢？秘书人员是领导一切活动的助手，是领导的综合辅助人员，其核心职责就是为领导服务，为领导的所有活动服务，对于领导交代的所有事务都必须持有端正的态度去认真执行。端正的态度要求秘书人员对于领导的指示要有足够的重视，不能得过且过，更不能有敷衍了事的心态。与此同时，执行过程中要严格要求自己，一些细微之处更要高标准地进行处理，保质保量地执行任务，达到领导的要求，实现最终的目标。 2.2秘书人员的意志品格 意志品格主要是指人自觉地确定目标，有意识地根据目的支配、调节自己的行为，并通过克服困难和挫折，实现预定目的的心理过程。意志品格要求高校办公室秘书人员要有自觉性、果断性、坚韧性和自制力。自觉性能够使秘书人员在执行活动过程中坚决不动摇，持之以恒地追求目标并主动地执行任务。果断性能够使秘书人员迅速而合理地做出决定，以保证执行活动顺利实施，并在需要改变行动时能够随机应变，迅捷而科学地做出新的决定，以便更加高效地执行任务。坚韧性则能使秘书人员在执行决定阶段坚定不移，坚持原则，抵制各种内外干扰，遇到困难和挫折时坚强积极地面对和克服。自制力则会使秘书人员在遇到突发情况或困难时自觉、灵活地控制自己的情绪，约束自己的言行，从而顾全大局，确保任务准确无误地得到执行。 2.3秘书人员的责任心 责任心是指个人对自己和他人、对家庭和集体、对国家和社会所负责任的认识、情感和信念，以及与之相应的遵守规范、承担责任和履行义务的自觉态度。有人这样描述执行力和责任心的关系：执行力源于责任心，责任心决定执行力，这种关系同样适用于高校办公室秘书人员。秘书人员的责任心是一种意识、一种想法，其执行力是行动的能力，先有想法才会有与之对应的行动，所以秘书人员的执行力源于其责任心。而其只有拥有强烈的责任意识才会积极地去开展行动，投入大量的工作精力，并努力克服困难，最终使领导的目标成为现实。 秘書人员的执行力不强可能存在很多方面的原因，但所有的原因都最终归结为其责任心不强。秘书人员的责任心是其所有努力、坚持、奋斗、执着的动力，秘书人员的责任心是一切遗忘、借口、懒惰、懈怠、困难的克星。所以，作为一名高校办公室的秘书人员要拥有一颗强烈的责任心，甘于担当，以领导交办的任务为己任，不折不扣地加以执行，保证领导意图和决策全面落实。 2.4秘书人员的理解能力 理解能力就是准确把握事物以及他人思想的能力。理解能力根据其强弱是有相应的等级划分的，秘书人员在执行任务的过程中很大程度上需要最高等级的能力，这样才能在初步理解领导意图的基础上，进一步将其系统化和具体化，重新建立或者调整认知结构，从各个方面领会所要执行的任务。高校工作的专门性和专业性虽然很强，但办公室的业务关涉到方方面面，秘书人员的工作具体到秘书职能的全部，秘书人员不能准确和全面理解领导意图的实质，不能正确把握领导当前工作的重心和核心，那么，高质量地完成任务也就成为无稽之谈。所以秘书人员必须通过大量阅读内涵深刻的文章、增加与形形色色的人交谈的频次、强化与领导沟通的效果、不断总结经验等有意识地、主动地去提高理解能力。 2.5秘书人员的表达能力 表达能力是指一个人善于把自己的思想、情感、想法和意图等，通过言语、文字、图表、表情和动作等方式清晰明确地表达出来，并能让他人理解、领会和掌握的能力。高校办公室的秘书人员需要通过会议、文件、口头传达等介体将领导意图传达给各个教学和职能部门；也要借助于书面表达、业务往来、公共关系等实现与校外单位的有效沟通，其表达能力的强与弱，直接影响到执行力的高与低。清晰、明确、顺畅、富有逻辑性的书面表达和口语表达，能使执行者理解到位、执行准确，而含糊其辞、模棱两可、啰唆累赘的表达，会干扰执行者的视听、理解、消化和实施。所以，秘书人员必须通过学习、实践等方式提高其表达能力。 3 源自于领导和组织的外在因素 3.1领导方面的因素 3.1.1领导对秘书人员的培养情况 领导的着力培养是提高秘书人员执行力的关键因素。领导培养一般包括直接培养和间接培养两种途径，直接培养主要表现为实践性培养，一方面通过言传身教给秘书人员观察、领会和学习的机会；另一方面，促成秘书人员做中学和学中做，比如，领导认为秘书人员在与校外机构沟通方面存在不足，就让其一段时间集中负责与外部人员的洽谈工作，以培养其这方面的能力，提高秘书执行力的总体水平。间接培养主要表现为理论知识方面的培养，可以委派秘书人员去其他高校进行知识充电，完善知识结构和理论体系，也可以通过参与社会服务获取职业知识。领导的主动和有意培养，会大大缩短秘书人员工作摸索的时段，提高工作效率和执行力度，也会帮助秘书人员加快成长，还能减少秘书人员工作失误的概率。 3.1.2领导任务传达情况 高校领导需要向办公室以及秘书人员直接传达指示和任务，而领导是否将任务明确传达直接影响到秘书人员的执行力。主要存在下面几种情况，一方面：领导自身对于将要布置的任务分析得不透彻、不到位，给秘书人员传达的信息过少；另一方面，领导前期的分析错误，给秘书人员传达了完全错误的信息；再者，领导给秘书人员传达信息的过程中丢三落四、颠倒主次，造成秘书人员对其理解存在较大偏差。此外，任务传达已经结束，领导在秘书人员执行过程中临时添加其他信息，打乱了秘书人员执行的计划。 3.1.3领导在秘书人员执行中给予指导和监督情况 高校办公室的事务有繁有简，一般情况下面向内部各教学单位和职能部门的事务较为简单，面向外部的业务联系也不复杂，但涉及学校长远发展的重大决定和战略规划、涉及资源分配的重大调整、取得社会组织支持的重大活动等，执行任务的过程相对较长、利益关联者较多、干扰因素也会增加，秘书人员在执行过程中，需要一定的时间、合理地规划才能完成。由于执行过程中不确定性因素的存在，可能会出现一些问题需要解决。此时，秘书人员除了发挥自身的能力去随机应变之外，领导适时恰当地指导也是必不可少的。无论是秘书要求还是领导主动给予指导，一些必要的时刻，领导的指导是提高秘书执行力，推动任务继续执行的必要因素。虽然领导和秘书的关系非常密切，秘书是领导的得力助手，领导也很信任秘书，但是秘书执行较为复杂的任务时，领导合理的监督也是非常有必要的。监督不是监视，领导恰当的监督是为了避免秘书在执行过程中偏离方向，为了在秘书犯错误的时候给予及时的纠正和指导，以保证秘书人员的执行结果。 3.2组织方面的因素 3.2.1组织制度的规范情况 组织制度是指组织中全体成员必须遵守的行为准则，包括组织机构的各种章程、条例、守则、规程、程序、办法、标准等。高校办公室工作的有效运转和秘书人员的执行力都有赖于内部机构设置规范、职能分工明确、人员岗位确定、制度完善。内部机构设置混乱，职能交叉，必将增加秘书人员执行的阻力；组织制度不完善，落实不到位，秘书人员执行过程中无章可循、无据可依，必将加大执行的难度；人员岗位漂浮、内耗严重，秘书人员的执行结果将无从谈起。秘书人员虽然有高效与高质执行的主观愿望，当组织内部不支持，甚至障碍重重时，领导意图和重大决定通过秘书人员加以落实的目标诉求就有可能落空。所以，高校作为高等教育的法定机构，权责规范和制度完善，是组织有效运行、领导实现目标的基础和前提。 3.2.2组织文化的建设状况 组织文化是一个组织由其价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的其特有的文化形象，是组织的软实力。高校的组织文化对秘书人员的执行力产生不可忽视的影响。首先，积极的组织文化作为一种正确的价值取向，通过核心价值观念为高校各个时期的发展指明了方向，有了正确的前进方向，秘书人员的执行工作也不会脱离整体的轨道，造成大的失误。其次，即使秘书人员的执行工作不会一直准确无误，正向的组织文化能够引导其自觉地对照组织的价值观检验自己的言行，出现偏差及时纠正。 组织文化的约束功能是无形的软约束，积极向上的组织文化还能使秘书人员在潜移默化中接受共同的价值观，在其执行任务的过程中引导到组织确定的目标上去，并轉化为自觉行动，使其主动摒弃不良行为。不仅如此，良好的组织文化氛围能激发师生的集体意识，将分散的个人力量凝聚成为整体的力量，给师生家的温馨与归属感，在这样环境中工作，秘书人员的执行力只会有增无减。再者，健康的组织文化通过积极的价值观的熏陶和良好的文化氛围的引导能产生一种激励机制，激发秘书人员自觉关注组织的发展，将其执行力发挥到最大的程度。 参考文献： [1] 梁志华.秘书职业化问题及其对策研究[D].暨南大学，2013. [2] 李桂凤，王金.基于胜任力模型的秘书人才培养探析[J].秘书之友，2015（5）：29- 31. |
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