| 标题 | “互联网＋”时代事业单位档案管理的创新研究 |
| 范文 | 吕明 摘要：在互联网时代下，无纸化办公模式已经成为一种“潮流”。事业单位档案管理工作也开始向信息化方向发展，为了积累更多的实践经验，顺应时代的发展规律，档案管理工作在“互联网+”的道路上也要进行相应的创新。本文首先介绍了档案管理信息化的基本概况，以及档案管理创新的作用，接着分析了管理中存在的问题，最后重点提出了一些创新策略，以期为相关从业人员提供参考。 关键词：“互联网+” 事业单位 档案管理 创新策略 中图分类号：G271 文献标识码：A “互联网+”逐渐开始应用到社会的各个领域，并且取得了非常显著的应用效果。尤其是在事业单位档案管理中，这本身就是一项复杂且系统的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对单位中电子文件进行高效的管理，成为档案管理人员需要着重考虑的主要问题[1]。因此，相关人员应该充分利用信息化的技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设，做好相应的安全防范工作，进而推动档案管理工作的顺利进行。 1 档案管理工作信息化的基本概况 档案信息化实际上就是档案管理模式开始由实体转向信息化的过程，一般都是由国家的档案行政管理部门进行统一的组织和归纳。将现代化的信息技术合理地应用到档案管理活动中，可以实现对档案信息的有效处理，在提高管理效率的同时，也能加快信息化进程。同传统的纸质管理模式相比，信息化管理则是将一些高科技的手段应用到其中，如数字技术等，进而实现管理的高效化。 2 “互联网+”时代下事业单位档案管理创新的作用 2.1 资源共享 档案管理创新实际上已经成为当前档案管理中非常重要的任务，通过“互联网+”的方式，来进行事业单位的档案管理工作，不仅可以实现数据信息的共享，还能提高管理的效率。首先，发挥远距离的输送作用，就是借助互联网来进行事业单位档案数据的传递和报送[2]。其次，运用数据信息化的管理模式，同自动化办公系统相互连接，将一些数字化的档案资源存储起来，在扩大收集范围的时候，也能增强档案的应用价值。最后则是通过“互联网+”的方式，将档案管理从传统的储存直接向着信息化的方向发展，而在发展的过程中，也为事业单位决策和管理提供了一定的依据。 2.2 提高工作效率 “互联网+”的应用，在一定程度上可以减轻档案管理人员的工作强度，并且简化工作中的操作流程，将人工的工作模式转化为数字化的档案储存方式，这对于提高档案管理工作具有积极的作用。而创新档案信息化实际上也可以提高它的利用价值，在进行综合性统计的过程中，通过一些信息化的设备，不仅可以满足当前档案数据信息的收集工作，而且还可以实现一些智能化的检索工作，对于现阶段档案数据信息管理具有重要的价值。此外，在运用了“互联网+”的模式之后，也可以对部分事业单位的档案管理进行相应的升级，增强数据信息的共享性，进而为社会发展作出一定的贡献。 3 现阶段事业单位档案管理中存在的问题 3.1 信息化管理水平较低，设备不齐全 在信息化时代，事业单位档案管理中电子文件的数量越来越多，但是传统的管理模式已经无法适应当前的发展形势，于是出现了一些先进的网络技术，如扫描、微缩等，可以为档案管理工作提供巨大的帮助。但是从实际的发展情况可以看出，在事业单位中，档案管理信息化的普及程度还比较低，而且管理的水平也不高，仍旧是将信息化管理看作是一句口号，并没有将其落实到具体的行动中[3]。同时，在档案室的建设工作中，很多方面都不符合要求，部分档案室甚至是将一些易燃易爆的物品放置在里面，这种落后的管理模式，不利于事业单位的长远发展。 3.2 风险性高 互联网管理模式虽然具备一定的优势，但也会带来一些消极影响，如信息管理的风险性高，蕴含着许多不利的因素。同传统的纸质管理方式相比，将电子档案储存在计算机中，很容易会受到外界的入侵和干扰，进而导致档案资源被破坏和窃取，这不仅威胁到事业单位的基本信息，甚至还会对国家经济安全造成一定的影响。同时，事业单位对电子档案的安全管理工作也缺乏明确的规章制度，导致电子资料被一些不法人员盗用，给事业单位的工作造成麻烦。此外，事业单位中，部分档案工作人员的信息意识比较薄弱，缺乏一定的工作经验和网络保护意识，无法满足知识经济体系下的发展形势。 3.3 信息资源的利用效率低 档案在事业单位中具有非常重要的作用，虽然它不能直接转换为物质上的财富，却可以在无形中增强单位的价值，为单位提供一些非常准确和有用的信息，以此来推动单位的稳定发展。而且在档案管理工作中，部分事业单位比较重视档案的收集和整理工作，但是将这些档案管理起来的时候，却不知道应该如何利用。因此就出现了“重存轻用”的现象，单位也没有意识到档案存在的价值，久而久之，就会导致档案的利用效率逐渐降低[4]。 4 “互联网+”时代下事业单位档案管理的创新策略 4.1 充分利用信息化技术手段，加强事业单位档案管理的数字化建设 传统的档案管理方式主要是以纸质的文件作为保存手段，通过人为操作的方式，来完成对档案的整理与归纳，这种方式太过于复杂，而且工作量也非常大。在信息化时代，要想对档案管理工作有所创新，就应该充分利用信息化技术，提高信息系统的管理水平，确保档案系统中各个环节都能够达到相应的标准，进而发挥出它应有的作用。事业单位的管理者要高度注重“互联网+”模式的應用，加强计算机和网络技术的应用与管理工作，积极学习与借鉴国外一些优秀的管理经验，这样就可以加强档案管理的数字化，增强信息的保密工作。 例如，某事业单位充分利用“互联网+”的优势，完善电子档案库的建设工作，首先是邀请市档案局的专业人员在现场进行专业化的指导，研究出一个正确的整档方案。按照档案信息化工作的保密规定，从这些单位中筛选出一个最优企业。通过签订档案加工服务合同，购买档案扫描和数据挂接等专业技术，对纸质的档案进行数字化处理。通过这样的方式，不仅优化了档案整理的效率，还创新了管理的方式。自2018年1月开始，还设置了记录表，在事业单位网上登记管理过程中将全部资料形成一个专业化的电子档案，将历史和即时档案连接在一起，为“互联网+”的形成奠定了一个坚实的基础[5]。此外，还创新了监管和服务等方面的内容，通过线上+线下的一体化方式，依托事业单位网上登记管理系统，提供一个“一站式”的服务系统。 4.2 做好充分的安全防范工作，避免出现信息泄露等问题 在“互联网+”时代下，做好档案的安全防范工作是非常重要的，事业单位应该将档案的保密工作看作是一项非常重要的工作。尤其是在档案存放的时候，要对门窗进行加固，并且派专人看管，禁止无关的人员进入。还要加强档案管理人员的保密意识，充分意识到档案管理工作的重要性，让大家认识到如果泄露了档案，会带来非常严重的后果。所以，应该做好相应的安全防范工作，确保档案管理工作的顺利进行。为了确保档案管理工作的安全性，事业单位还可以根据自身的发展情况，制定出一系列详细的管理制度，加强对信息资料的审查，禁止在计算机上浏览一些不正常的网页。 在“互联网+”时代下，要加强对事业单位档案网络的安全防范工作，可以从以下几个方面着手。首先是访问控制，这是网络安全方案和保护的主要措施，它的核心任务就是保证网络资源不会被非法使用和访问。它能限制非法用户登录到服务器并且获取网络资源，以及控制特许用户入网的时间等。其次则是防火墙技术，这是一种控制防范技术，在某个机构网络和其他系统网络之间设置障碍。这道障碍可以控制进和出两个方向的通信，所以事业单位的档案管理工作就可以根据实际的安全策略，通过防火墙制定一些符合实际情况的网络安全规定，对于那些不符合要求的信息要剔除掉。最后是病毒防护措施，病毒作为一款软件程序，主要是干扰计算机操作和记录，对信息化的档案管理也会造成一定的影响。因此，可以在服务器和互联网管理中安装防毒软件，制定一套比较完善的防毒策略。 4.3 构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率 事业单位的档案管理部门应该加强对“互联网+”的了解，真正地将互联网与档案管理融合在一起，构建一个更为完善的档案信息管理平台。不断加强软硬件建设、整合各类信息资源，进而构建一个比较完善的组织架构。在事业单位档案管理的创新中，可以建设数据库，并随着时代的发展与变化也需要对数据库进行相应地更新，尽量在档案管理中实现信息化。同时，也要秉承因地制宜的基本原则，将一些纸质的资料录入到计算机中，管理人员也要对其进行合理化的分类。然后设置相应的服务窗口，方便相关人员查阅。 例如，在医院等事业单位中，就通过“互联网+医疗健康”的方式，依托电子政务外网，促进国家全民健康信息平台同政务信息资源的相互结合[6]。构建全新的资源库，同时也完善了电子健康档案、病理数据库等，让区域和行业之间的数据可以实现互通。通过这样的方式，不仅提高了医院数据库的有效性，也解决了档案数据信息挖掘中存在的一些问题，进一步实现了数据信息的储存工作。 总之，“互联网+”背景下，事业单位档案管理创新工作实际上是社会发展的必然趋势，从整体的角度来看，互联网不仅会给档案管理工作注入更多全新的机会，同时也会给这项工作提供一些新的思路。基于现阶段档案管理中存在的一些问题，相关人员应该充分利用互联网的优势，从多角度出发改进档案管理的工作，完善档案管理网络，提高资源的共享率，为事业单位发展提供保障。 参考文献： [1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75. [2]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业務，2015（7）：37-38. [3]岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究[J].兰台世界，2017（A01）：148. [4]李继红.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].山西农经，2016（14）：89. [5]杨久凤.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].城建档案，2017（8）：57-58. [6]谢星巧.事业单位档案管理信息化建设的措施及社会意义[J].现代经济信息，2016（9）：85. |
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