| 标题 | 人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性 |
| 范文 | 张杰军 摘要：企业的人力资源管理工作中，人事档案管理是重要组成部分，积极做好人事档案管理工作能够影响到人力资源整体水平。本文会从这两方面出发，全面分析企业人力资源管理工作中人事档案管理的重要性，找出目前存在的一些问题，进而提出必要的优化手段。 关键词：人事档案 人力资源 管理体系 考核 中图分类号：G271；F272.92 文献标识码：A 人事档案主要起到记录作用，是企业以及社会组织在进行人力资源管理相关事宜的时候自然形成的，对人员的简历、表现、素质多方面进行记录保存的形式，通常来说，人事档案保存的是个人的资料，通过文字等方式表现出来。在人力资源工作的进行中，人事档案管理十分重要。因为目前企业之间知识竞争比较激烈，经济发展依靠企业知识的强大，人才尤为关键，所以人力资源管理工作也成为现代化企业管理工作的核心内容。而人事档案管理作为人力资源的核心内容，决定了企业整体人力资源事业水平，所以必须加强对于人事档案管理工作的优化提升，才能最终提高人力资源水平，帮助企业提升知识竞争力，促进企业的持续不断发展。 1 人力资源管理以及人事档案分析 人力资源管理总的来说就是对劳动力进行科学的规划，在一定的时间范围内对拥有的人力物力进行相关培训、调度，用有效的人力发挥出较大的效果，从而维持企业在人力资源方面的稳定。人力资源同样起到为企业发掘人才的作用，在工作过程中不断开发新鲜的血液，为企业提供源源不断的活力。首先体现在对人才进行思想教育，不断对公司内部员工进行培训和文化引导，提高向心力。其次就是发挥人的主观积极性，让每一位员工拥有主人翁意识，尽自身能力为公司的发展做出贡献，从而形成一种人尽其才的效果，促进企业发展。从根本上来说，人力资源围绕着人力这一关键词展开，用科学的方法对人进行综合管理。那么人事档案就是人力资源内容中最具有真实性与记录性的关键点。在档案中不断记录人的经历、事件，人事档案能表现一个员工的综合素质，企业管理层可以根据这些记录对员工进行考核，发现每个人不同的优缺点，从而有利于人力资源调动分配，盘活整体的人力资源现状，使公司时刻保持在一个动态的发展氛围内。 2 人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性 企业人力资源管理过程中，人事档案发挥着重要的作用，是在进行人力资源相关工作时必要的依据，因此，两者之间存在着十分紧密的联系，人事档案管理对于企业人力资源合理有效安排的重要性毋庸置疑，主要体现在以下几点： 2.1人事档案管理是人力资源开发的重要依据 由于人事档案是对公司员工的经历进行相关记录，所以保留了真实性，根据人事档案中所体现的个人的综合素养，可以让管理者充分了解到此人的以前经历以及现状，通过确切的文字记录有一个直观的体现，对综合素质进行考量，进而发现此员工未来的可能性。对于管理者来说，很多时候难以与一些基层员工有着实际的接触，所以人事档案中的相关记录十分重要。能够让管理者看到一些有价值的内容，既能发现一些无作为人员，同时也会把握住人才，让管理者看到并且有效利用人才，对于防止人才的流失十分有利。对于企业需要的人才来说，人事档案也会充分进行记录，以便于发现人才仍旧存在的一些不足，从而做到扬长避短，在进行人力资源开发以及调动的时候能够成为可靠的依据，发挥人才的优势作用，规避可能出现的缺陷，最大化增强人尽其用的效果，为企业发展做出贡献。 2.2人事档案管理能够进一步加强人力资源合理配置 现如今企业的人力资源体系已经逐渐成熟，很多企业都拥有着专业并且科学的人力资源配置方法。人事档案管理的合理利用则能够进一步加强资源合理配置。根据档案中对于人才的个人履历记录以及综合素质体现，能够通过这些现实实际进行更加科学的管理办法。另外，人事档案管理的真实性与高效性能够实现人力资源信息互通。企业在管理人力资源，对相关人才进行配置的时候，能够利用不同人才的不同特性，根据不同的能力做出适当调整，让每一位人才都进入到最适合自己的岗位，只有这样才可以最大化的发挥人才的优势。总之，人事档案管理作为人才测评的相关依靠，在人力资源合理配置方面起到积极作用。 2.3帮助管理者科学合理的预测人力资源需求 对于人力资源需求来说，企业内部的组织体系十分关键，人事档案的相关记录能够有效帮助企业对人力资源需求进行掌握，同样提供一个很好的参照效果，不同的企业对于人力资源需求不尽相同，虽然人才是十分必要的，但是毕竟属于少数，不同的岗位对于人才的要求是不同的，根据人事档案进行判断，可以规范合理的预测相关岗位人力需求，帮助企业对人才资源计划进行科学的规范。 3 人事档案管理存在的问题以及对于人力资源管理的不利影响 一个良好的人事档案管理体系能够帮助企业人力资源管理做出有效贡献，同样的，现如今社会上的大部分企业在人事档案管理中心存在如下问题，从而导致人力资源整體管理的不善。 3.1人事档案记录存在虚假性 现如今，随着企业数量的增多，企业员工越来越多，出现了人事档案管理虚假问题。现代企业的一些现有员工会出现假学历、假工作经历等等现象，很多人事档案中的个人信息不真实。而这些不真实的经历或者信息都会造成管理者的错误评估，从而影响到人才的使用。同时，人事档案的虚假性也会对正常的招聘、调动、解雇等行为产生影响，容易造成人事部门的错误判断，一些相关的人力机制也会得到错误的实行，在人才需求以及人力资源总量预测方面也会产生较大误差。 3.2人事档案记录内容不全面 人事档案中记录的内容相对单一，这也是目前普遍存在的一种情况。通常来说，能够体现一个人才的综合素质不仅仅是其个人经历，更需要参考个人品格以及实际接触案例，人事档案的参考作用在于其能够全面真实的反映出人才综合素质，不过目前大多数公司在这方面存在问题，档案中的文字表述十分单一，无法让管理者全方位了解人才，如果依靠这些档案进行判断的话很可能会造成错误的用人，这种单一的记录在一定程度上会影响到员工积极性，打消其负责人的工作态度，对公司产生不信任与抱怨。同时，很多公司由于人事档案前期的工作出现问题导致档案重新录入或者后补，多以内容方面出现缺漏，没有形成所有员工的统一性，无法展现人才的全方位素质，不利于人力资源工作的开展。 3.3人事档案管理方式落后，不利于人力资源管理 由于企业人力资源更新较快，很多过去的与最新的人事档案得不到良好对接，对于企业现有员工的档案资料也不会进行重新核实，档案管理程序化严重，缺少时效性。尤其对于老员工的近期行为，很少做到良好的记录，因此企业的管理者难以从中发现有利的人力资源信息。落后的档案管理方式已经无法跟上步伐，关于档案的记录以及查阅都十分不便，最终造成人力资源管理精力的浪费。 4 企业人事档案管理工作的优化与完善 现代化企业需要进一步加强人事档案管理工作的优化，充分发挥人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性，从而做到人力资源管理事业的进一步发展，为企业发掘与培养出合格人才。 4.1完善企业人事档案管理体系 必须要对现有的管理体系进行改革，祛除老旧的管理模式，加强科学与现代化信息管理方式。每个企业的内部实际人力资源系统都不尽相同，需要根据自身进行调整，参考一些优秀的企业人事档案管理经验，再根据实际情况建立最完善的企业人事档案管理制度。从具体的方面来说，首先要优化档案记录开始，实现多维度的考量，然后逐渐完善档案的传递、保存、查阅制度，形成一套强制性的制度体系，在进行档案管理工作时，要强化其动态性与真实性，如有信息遗漏，必须及时补充，进而保证档案记录的完整与统一。 4.2提高人事档案管理工作人员综合素质 依照着公司对于人事档案管理工作的制度，必须加强相关工作人员的综合素质，保证整体工作的真实有效执行。首先，要让工作人员进一步意识到自身的工作对于企业人力资源管理工作的重要性，从而提高其责任心。其次，定期进行培训，培养其政治素质、对于企业制度的执行力，加强对于职业责任的认知。同时，还要不断提升其专业水平，能够在进行档案记录的时候不发生失误，提高业务水平。 4.3要进一步将人事档案的实际作用发挥到人力资源管理中 人事档案具有着秘密性，是企业对于人才进行考核的重要依据，现如今很多企业对于人事档案的利用率还不够，很多甚至没有真正的将其应用到实际人力资源管理工作中，必须要进一步加强档案的利用，能够根据其真实的记录把档案用在实处，可以帮助企业在人力资源方面做出必要突破，发挥人事档案管理工作的实际意义。 综上所述，人事档案管理作為企业人力资源管理工作中的重要构成，是提高企业人力资源水平的关键。只有不断完善自身人事档案管理内容，把此项内容真正的应用到实际，才能有效促进企业在人力资源方面的进步。优秀的人事档案管理体系可以帮助企业招揽到更多人才。优化人事档案管理，促进人力资源事业合理发展是未来企业内部管理的重中之重，是企业获得良好持续发展的有利前提。 参考文献： [1]鲁晓芳.人力资源管理中人事档案管理的重要性[J].时代金融旬刊，2013（36）. [2]刘海梅.浅谈人事档案在人力资源管理中的重要性[J].中国集体经济，2014. |
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