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标题 基于应急供应链的救灾物资管理流程的设计与实施
范文 孙云展　陈　宏
摘要:文章以汶川地震为背景,分析了应急状态下的供应链与传统供应链的不同,以在彭州市协助政府机构制定管理流程的实践为依据,构建了抗震救灾物资管理工作的流程,阐述了应急供应链中的物资管理流程的实施要点,并对应急供应链的物资管理流程工作的进一步研究做出了展望。
关键词:应急供应链;时间响应;管理流程
中图分类号:F252文献标识码:A
Abstract: This paper take the earthquake of Wen Chuan as background, analyze the difference between the Emergency Supply Chain and tradition supply. Based on the practice that assist Peng Zhou government to make the management flow, we build the material management flow of earthquake rescue and relief. Finally, the paper expatiate the key points of the material management flow and the prospect of the further study about the material management flow in emergency supply chain.
Key words: emergency supply chain; time response; management flow
0引言
汶川地震发生以后,地震灾区急需大量的物资输入以保障灾民的基本生活和生产生活秩序的恢复。然而,我国的应急管理标准体系构建尚未成熟,其中最大的问题是缺乏与我国国情相匹配的理论来指导应急管理标准化,尤其是在构建应急供应链标准体系的整体框架方面。就供应链方面来讲,在这种应急状态下,传统供应链的模式已经失去了作用。因此,如何科学有效地筹集分配救灾及重建资源?如何确保救灾及重建资源的使用最有效?如何保证救灾及重建资源不被浪费、截留、挪用?这一系列问题都是抗震救灾中亟待解决的问题,也是我们研究的立论所在。

1灾区物资管理存在的问题
通过在彭州的实地调研,我们发现地震灾区在供应链管理方面存在一些问题。及时对这些问题加以总结,寻找解决的办法不仅对这次抗震救灾大有裨益,对其他灾害现象的应急供应链管理也将具有很强的借鉴意义。本文在讨论时排除了通讯设施、道路设施破坏而造成的信息沟通不畅;不法分子为谋求不正当利益造假制假等与供应链非相关问题。这些问题的解决需要诉诸于其他渠道、方式,因此不在本文讨论范围之内。
1.1问题的分类
依据供应链的流程划分,救灾物资存在的问题可以分为四大类。它们依次存在于物资的接收环节、物资存储环节、物资分配环节以及物资监管环节中。

1.1.1物资接收环节。物资接收审核不严密。在应急供应链的实施过程中,对于捐赠的物资通常来者不拒,导致获赠物资的品种过于繁多、质量参差不齐。不利于物资的科学合理调配,还可能导致人力资本浪费、存储空间浪费等问题,增加应急供应链的成本,降低运作效率和响应性。
接收物资信息登记不到位。由于救灾物资捐赠时间、数量的不确定性,很多接收物资没有登记其详细信息。从而造成物资信息不透明,并对供应链中的后续环节产生不利影响,降低物资管理的时效性。
1.1.2物资存储环节。物资存储无序。由于地震灾害的突发性,很多物资存储仓库都是临时搭建,管理人员也多为临时抽调人员,没有受过系统的训练,加之时间紧迫没有一套合理的规范流程,在物资存储中各种物资不论其种类、保质期长短全部堆放在一起。由此引发了物资盘点不便、物资出库搬运耗时、物资管理混乱、部分物资流失等问题。此外由于物资无序,不利于掌握物资信息,无法对物资进行合理调配,因而出现了某些物资过期而造成的大量浪费,这是物资紧缺的抗震救灾工作中亟待解决并必须杜绝的现象。
有特殊存储要求的物资未按要求存放。一些特殊物资,如药品、电池等,对物资存储的要求较高,须避免高温,要求在特定温度范围内存储;火柴、卫生纸等物资也须要防潮避水。但在物资存储中,这些有特殊存储要求的物资并没有按其存储要求存储。地震灾害发生后,暴雨、高温等次生灾害频繁,很可能波及这些未达到特殊存储要求的物资,造成物资损失。
1.1.3物资分配环节。物资分配不合理。排除交通中断、通讯设施中断等不可抗拒因素,物资分配不合理主要表现为一些受灾地区由于赈灾物资大量到达而产生物资浪费现象,而一些地区则由于物资奇缺造成灾民基本生活难以保障,个别地方甚至出现了物资哄抢现象。另外,由于物资分配不合理,物资配给存在不平衡的现象,单一物资重复运送,另一些物资则相对不足。

物资发放欠妥善。同样排除交通中断、通讯设施中断等不可抗拒因素,在物资发放时,由于物资存储、物资发放前的核查工作力度不够,出现了发放物资变质、过期或损坏等现象。影响了抗震救灾工作的整体质量,对受灾群众的基本生活构成危害。
1.1.4物资监管环节。物资监管环节的问题主要是监管力度不够。导致某些不法分子挪用、私吞救灾物资,造成救灾物资的流失,危害国家及受灾群众的利益。这些问题一旦公开,将会造成极坏的社会影响,有损政府的公众形象。
1.2问题的解决
上述问题存在于应急状态下的供应链的整个过程,如何解决这些问题事关抗震救灾的最终成败。通过研究和在彭州的具体实践,我们认为只要建立一套完善的应急供应链管理流程,构建一套成熟的应急供应链物资管理工作标准,为救灾物资管理搭建一个透明通畅的信息沟通平台,上述问题就能迎刃而解。
2构建应急供应链管理流程的必要性
2.1传统供应链与应急供应链的差异
2.1.1运作环境。传统供应链是在一般常规条件下运作,而应急供应链通常以突发的灾害事件或非常态事件为背景,灾害发生的时间、波及范围及强度具有不可预测性,从而导致应急供应链的需求完全无法预测,并且物资的需求具有峰值性,随突发事件时间的推移而对物资有不同的需求。
2.1.2参与主体。传统供应链的参与主体一般由供应商、制造商、分销商、零售商及顾客组成。而应急供应链的参与主体则是多样的,包括政府、军队、社会团体、企事业单位以及志愿者等共同参与。此外,应急供应链的参与主体具有动态性和不确定性,不同阶段的参与主体有所不同。他们的合作属于松散型合作关系。
2.1.3供应链的核心目标。传统供应链的核心目标是通过整个供应链的协调达到整体效益的最大化。应急供应链则强调高度的时间响应性,为了获得高响应性,往往不惜以牺牲成本为代价。
2.1.4协调者不同。传统供应链的协调者通常是供应链中的核心企业,通过核心企业对整个供应链的协调,达到整体的优化。然而,核心企业对供应链中的成员不具备管理的权利,只是基于某些合作契约进行协调。而在应急供应链中,协调者是政府机构,除了使用协调手段之外,还会采用某些强制手段进行管理。
2.1.5决策不同。传统供应链中的很多决策,涉及的是例行问题,使用程序化决策就可以解决。而在应急供应链中,由于事件的突发性,需要做出的决策多为例外事件,并且时间、信息有限,需要采取非程序化决策。
2.2构建应急供应链管理流程的必要性
由于传统供应链与应急供应链的巨大差异,由传统供应链完成应急使命是不切合实际的。目前国内外对于应急供应链的研究才刚刚起步,并且只停留在概念、理论层面,在实际应用领域的研究不多。但是由于突发事件的频繁发生,在应急供应链管理中急需一个应用性广,操作性强的标准化的流程出现。因此,建立一套合理的、操作性强,在实践中具有指导意义的应急供应链救灾物资管理流程,并由政府来主导,使用强制和激励相协调的方式来管理应急供应链,才能达到应急状态下所需的高响应性,才能高效地完成救灾物资的管理、调配、发放工作,受灾地区人民的最基本生活才能得到保障。
在此次抗震救灾中,很多的地方政府及社会团体的救灾物资管理工作已经初具雏形,但是缺少一个统一的标准,使得救灾物资管理工作出现了一些问题。这就需要构建一个合理的供应链物资管理的流程来指导供应链的各个参与主体在整体流程的框架下开展工作。
3应急供应链物资管理流程的构建
3.1设计思想
我们根据救灾物资从抗震救灾指挥中心到最终使用者整个过程,设计了救灾物资管理的总体流程。它是救灾物资管理工作的宏观框架,包含了抗震救灾物资管理工作的各个方面。在整体流程的基础上,我们将其中的关键环节细化,设计了17个子流程,包括了应急供应链管理的各个方面,每个流程都设计了多个细分的步骤,便于实施操作。
在流程的运用中,总流程对应的责任单位为抗震救灾工作中的最高领导部门——指挥协调组,指挥协调组依据总体流程对各个下级管理组进行统筹管理。每个子流程由不同的管理组进行管理,并直接向指挥协调组负责。从而保证抗震救灾物资的管理工作权责分明,责任落实到具体单位,确保抗震救灾工作可以有条不紊地进行。
3.2总体流程
在应急供应链物资管理的总体流程的设计中各项基本环节由不同的管理组负责,主要包括指挥协调组、物资接收组、物资调配组、物资组织组、库房管理组等(见图1)。各管理组负责物资在该组的安全流动,并向最高指挥协调组直接负责。
总体流程的设计为救灾管理工作构建了一个总体的框架,使得抗震救灾的物资管理工作能够从全局出发,寻找整体的最优化。总体流程中每个关键的节点都可以细分为一个子流程,每个子流程在总流程的指导下进行,每个子流程的运作构成了整个总流程,整个总流程就是应急供应链的物资流动过程。
3.3子流程
子流程对应于抗震救灾中的每个环节,为了使子流程便于理解,我们为每个子流程编制了工作标准。我们在为彭州市设计抗震救灾的子流程时,主要包括物资接收、入库、出库、调拨、发放以及关键物资的管理等17个子流程。鉴于篇幅有限,本文仅列举两个子流程进行分析。
3.3.1非调拨物资接受流程(乡镇级)。以乡镇级的抗震救灾点为例,其接受的物资可以分为两种,一种是上级抗震救灾中心调拨至救灾点的物资,可将其称为调拨物资,这物资信息具有可获得性,管理较为容易;另一种是社会团体、企事业单位或者个人捐赠的物品,这些物资的抵达时期、种类、数量等信息都具有高度的不确定性,并且由于数量众多,对它们进行管理相对比较困难。因而我们针对非调拨物资的这些特点设计了非调拨物资接受流程(见图2)。
3.3.2使用人物资接受流程。应急供应链运作的最终目标就是保证物资及时准确的发放到受灾群众手中。然而在应急供应链中,受灾群众与指挥中心距离遥远,若指挥中心不能及时获知他们的物资接受及使用情况,则无法保证将最急需的物资发放到他们手中,从而影响受灾群众的基本生活,无法保障他们的生命安全。因此在设计使用人物资接受流程(见图3)时,我们强调了信息的透明公开及反馈效率,并设置了信息公示这一步骤,使用人可以对物资的发放工作进行监督,保证信息的透明度。 3.4实施要点
3.4.1流程实施的工作标准。整个应急供应链的物资管理流程涉及的众环节密切相连,每一个流程的效果都直接关系到下一步流程的实施,加之应急供应链在实施过程中,时间和信息稀缺,因此如何保证各个环节及时准确的实施,是必须予以考虑的问题。
在设计彭州的物资管理流程时,我们为每一个流程编制了一个工作标准,每个流程图的每个节点都有与之相对的标准解释。在标准中,我们提供简洁但标准化的实施步骤,使得每个节点的实施简单易行,提高了整个供应链的响应性。
3.4.2流程实施的时间要求。应急供应链物资管理工作的核心要求就是高度的时间响应性,因此时间因素在物资管理工作中的重要性就凸现出来。控制流程实施时间,提高各个子流程的响应性,整个应急供应链的响应性才能提高。
针对时间响应性的要求,我们对每个子流程中每个步骤所需的时间做了合理限定,通过实地调研,确定了其合理性,最终以文本形式固定下来,交由受灾地区抗震救灾管理部门予以实施,并在实施中取得了良好的效果,保证了整个应急供应链的时间响应性。
3.4.3流程实施的信息控制——单据的使用。应急状态下,信息稀缺,信息的通畅透明成为制约应急供应链的重要因素,如果信息沟通不畅、信息断链,那么信息因素将成为整个应急供应链物资管理流程的瓶颈。在应急供应链的物资流动过程中,不具备传统供应链中依靠IT技术完成信息交互的条件,因此需要寻找一种新的途径来完成信息的交互工作。
我们根据灾区的实际情况,设计了使用单据的方式来实现信息的交互,每个子流程都有依据其特点、流程主体为依据设计的多联单据,每份单据都包括:物资名称、品种、规格、数量、价格以及地点、时间、责任人等重要信息,根据流程不同单据信息又有所区别,例如物资的入库流程中还需包括物资的存储要求等信息,而物资的接受环节则需包括物资接收单位或物资接受者的名称等。这样就可以保证物资信息透明公开的在整个供应链流程中传递,以便接受来自新闻媒体、人民群众等各方的监督。
每个流程单据的填写由该流程的主要责任单位负责,每份单据至少包括两联,每份单据都会有一联呈交指挥协调组存档备案,以备查验。单据的设立除了可以保证信息的透明通畅,并且使得各个流程工作的责任落实到具体的单位,遇到问题直接依据单据的内容寻找相关责任单位,避免了应急状态下的工作混乱、权责不明。
4应急供应链物资管理前景展望
目前,我们的应急供应链的物资管理工作受到国家自然科学基金委的支持,以汶川地震重灾区之一彭州市的实际情况为背景来研究和设计,这套物资管理流程的实施在彭州市获得了成功,也引起了其他地市的关注,都江堰等市也根据自身情况借鉴了彭州的经验,引入了部分流程进行救灾管理,也取得了一定成效。可见,应急供应链物资管理流程具有较强的可移植性,对整个地震灾区的救灾及重建工作具有一定的指导性,将其在地震灾区推广使用,很有可能取得成果并取得较大的社会效益。
此外,由于应急供应链具有一定的共性,其物资管理工作也具有一定的共性,我们设计的物资管理流程亦可以推广至其他应急供应链的物资管理工作中。尤其是在我国这样一个自然灾害频发的国家,应急供应链的物资管理流程在诸如洪水、雪灾、台风等自然灾害的物资管理中也具有一定的借鉴意义。
在我们设计这套物资管理流程时,由于时间紧、任务重以及设计者水平的限制,其中难免有不妥之处,诸如如何解决由于物资管理工作中由于人员短缺造成的物资盘点困难;如何进一步建立数据库进行管理等都是我们需要深入研究的问题。
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更新时间：2025/3/15 8:41:13