| 标题 | 基于SAP的发票管理系统的设计与实现 |
| 范文 | 彭晶 [摘 要] 湛江公司通过实施SAP ERP系统，实现了公司采购流程、财务流程的无缝对接。随着公司的不断发展，公司的对外采购业务量急剧增加，如何规范、有序、高效地进行发票管理意义重大。文章将以SAP系统为基础，通过一定量的系统开发，实现发票全流程管理，解决企业财务管理过程中的实际问题。 [关键词] SAP；ERP；发票管理；财务管理；信息系统 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 022 [中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）15- 0063- 03 1 引 言 大量的供应商发票流转于财务部门和业务部门之间，以往传统的手工登记发票流转的管理方式不仅工作量巨大，且极其容易产生错漏，无法跟踪，难以满足现代企业管理需求。以现有SAP系统为基础，通过发票管理、发票领取、发票核算、发票付款、发票查询五个模块的开发，并通过扫描粘贴在发票上的一维条码标签来记录发票的交接记录，并运用SAP捕获技术获取发票相关的SAP系统发票核算、发票付款等关联数据，实现发票管理的“业务流”与“实物流”双流合一。 2 业务流程 供应商按照合同要求将发票和附件寄送到计财部，由发票岗审核、整理并录入发票系统，打印条码指派给相应的业务部门。业务部领取实物发票，做完签审返回财务核算、付款。流程如图1所示。 3 系统架构 3.1 平台的选择 SAP系统已经在湛江公司应用多年，是公司运营过程中人、财、物管理的核心系统平台，一方面其拥有良好的用户基础，另一方面，其作为财务管理的主要系統，与发票管理有着更为紧密的联系，使用SAP系统作扩展开发应用，减少了系统间的接口，更有利于保证数据的统一。 3.2 总体架构 发票管理系统的开发完全依托与SAP系统平台，更好地保证了发票财务信息与发票流转信息的统一。总体架构如图2所示。 4 系统实现 4.1 设计思路 梳理了发票在湛江分公司各部门中流转的每一个环节以及在SAP系统中对应的业务操作，定义出了发票从“已录入”到“已付款”的14种不同状态，运用条形码扫描记录发票流转各环节记录，并将发票流转环节与SAP财务处理流程相结合，实现发票的全生命周期管理。 4.2 实施原则 4.2.1 坚持规范化与标准化的原则 由于发票管理系统的建设依托于公司核心的ERP系统，因此要严格执行公司ERP系统建设相关制度和规范，在系统实施的设计、实施、应用、运维方面，应遵循公司统一的标准和规范。 4.2.2 坚持便捷性与实用性结合的原则 发票管理系统的实施必须坚持好用、实用的原则，尽量做到以人为本，在满足系统功能的前提下尽量考虑使用者的特殊需求及习惯等因素，使建立的系统不仅功能强大而且界面美观，同时操作上还非常便捷，实现良好的人机交互。 4.3 功能设计 发票管理系统主要分为数据层、功能层、操作层、展现层四层结构（见图3）。数据层用户存储发票信息，功能层主要实现发票信息录入、发票流转、发票业务操作功能，操作层负责向用户提供具体的系统操作界面，展现层负责向用户提供发票信息的分析手段和报表展示。 4.3.1 数据层 通过自建表实现发票信息数据的存储，系统中的表分为两类： 基础数据表和业务数据表。 基础数据表包括：发票领取部门表、部门领票人员表、发票核算人员表、发票付款人员表； 业务数据表包括：发票主记录表、发票领取记录表、发票日志表。 4.3.2 功能层 基于SAP系统的ABAP程序开发，提供发票信息数据的录入接口，并通过录入发票信息打印发票条形码。发票在各部门之间流转时，通过扫描条形码记录发票交接人、交接时间等流转记录，形成发票流转过程中完整的信息流。当发票需要在SAP系统中处理时，发票管理系统通过发票状态控制，将待处理任务推送至相应岗位操作界面，达到发票流转与系统业务处理的统一。 4.3.3 操作层 用户通过系统提供的发票信息录入、条码打印、发票领取、发票签审、发票核算、发票付款等程序的应用，结合发票扫描做到对发票的精细化管控。发票跟踪管理贯穿于供应商发票到达公司后到发票付款的整个过程，形成规范、通顺、高效的工作机制和流程，实现发票的全生命周期管理。其操作流程如图4所示。 4.3.4 展现层 以发票交接人、交接时间等流转信息和发票核算凭证、付款凭证等业务处理数据为基础，根据业务处理的业务流程，发票管理系统提供了多维度的发票信息分析手段供用户进行发票状态、发票位置、处理时效、核算状态、付款状态等数据分析，满足了不同层次用户的各项管理要求。 5 结 论 精细化的发票管理对于现代企业财务管理具有十分重要的意义，传统的ERP系统并不能提供与业务需求完全匹配的解决方案。本文从湛江公司财务管理中遇到的实际问题入手，梳理了发票管理的业务处理流程，并阐述了以SAP系统平台为基础的发票管理系统的系统架构、设计思路、系统实现过程。基于发票全生命周期的管理理念，进一步提升了财务管理的精细化水平，提高了财务核算、付款效率，在公司运营中发挥了重要的作用。 主要参考文献 [1]钱亦君.发票管理系统与SAP无缝连接的设计与实现[J].中国管理信息化，2013，16（5）：2-3. |
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