| 标题 | 浅析高校固定资产全生命周期的信息化管理 |
| 范文 | 张晓 李霓 [摘 要]近年来，随着国家对高等教育事业的投入力度不断加大，高校固定资产价值和数量都增长较快。本文以设备类固定资产为例，根据高校固定资产的特点，从全生命周期的角度探讨如何解决比较突出的重点和难点问题，使高校固定资产管理走上良性发展的道路。 [关键词]设备类固定资产；全生命周期；信息化 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.014 [中图分类号]G647.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）22-00-02 0 引 言 高校固定资产是高校开展教学科研等基本职能最重要的物质基础，具有其他部门和行业不具有的特点：一方面，高校作为事业单位，固定资产经费来源依赖于财政拨款；另一方面，高校教学的科研功能，又导致固定资产保有结构偏向于专业配置。由于固定资产管理存在的问题不利于固定资产价值的衡量与监管，因此有必要探讨如何做好高校固定资产管理工作。新形势下，如何管理好固定资产，使其发挥最大的效用，已成为摆在高校管理层面前亟待解决的重要问题。利用信息化手段构建固定资产全生命周期管理系统，将成为现阶段高校固定资产管理的突破点。 1 高校固定资产管理存在的问题 目前，多数高校管理层、固定资产管理职能部门和固定资产所有者没有建立固定资产全生命周期管理的基本观念。学校固定资产管理仍牵涉多个部门，在建立信息网络化之前，固定资产业务办理手续烦琐，经办人需要多次前往各个部门办事。同时，由于管理部门分散、审批人员众多、办事效率低下，导致固定资产业务流程条块化、碎片化，虽然已经建立或部分建立各种固定资产管理系统，但各部门系统尚未实现全面对接，固定资产管理网络尚未构建。现阶段，固定资产管理不够科学、不够精细，特别是盘点工作难度大，导致部分固定资产仅停留在账面，实际游离于监管之外。此外，国家最新政策宣传力度不够，固定资产管理者、使用人了解最新政策的渠道不畅，领会分析政策文件水平和风险把控能力不足，在实际工作中不能很好地防范和规避政策风险。 2 建立固定资产全生命周期的管理网络 固定资产的全生命周期，主要指固定资产的计划、采购、使用、维护和处置各个阶段。从全生命周期的角度，高校有必要采取信息化手段解决固定资产管理中出现的问题，从事前采购、事中使用和事后处置3个阶段，推进高校设备类固定资产全生命周期的系统建设和整合。 2.1 事前采购阶段 设备类固定资产事前采购阶段主要包括预算申报、发起购置和签订合同3个方面。根据经费类型不同，高校固定资产购置预算申报可根据不同的资金来源方式，分为教学经费购置和科研经费购置等不同方式，在财务预算管理系统或科研经费管理系统中进行办理。同时，根据不同的申报金额，固定资产购置预算校内分级实现在线审批，其中达到规定金额的由职能部门汇总，按照“三重一大”的制度要求进行集体决策，将结果统一上报给政府主管部门审批。在上报校内集体决策之前，财务部门和资产管理部门应当通过审核申报内容和参考资产管理系统中的存量数据做出同意和驳回固定资产购置申请的决定。 根据设备类型不同，在系统中选择不同的购置方式。①一般设备主要采取网上平台采购方式，采用设备竞价系统/采购平台购置；②达到招标金额的固定资产应招标采购，采用招标系统申报购置，如因特殊原因需要采取竞争性谈判和单一来源等方式购置固定资产，必须在采购系统中进行单独申请，一事一议，在线审批；③符合大型仪器设备标准的，应采用大型仪器采购平台购置；④进口设备，由前期中标入围的进出口公司代购。 购置完成后必须通过合同系统签订采购合同，采购合同要根据标准模板修改上传，审批后进行办理。如果高校信息化水平较高，可以考虑在合同系统中添加网络审批系统、电子印章系统和电子签名系统，在线生成固定资产购置合同，进一步方便经办人员完成校内流程。 2.2 事中使用阶段 在合同签订后，需要组织专家调试验收的固定资产。验收专家可在专家库中选取，验收结果根据需要在固定资产登记后上传资产管理系统备查。固定资产投入使用或验收合格后，经办人员应运用资产管理系统进行固定资产预登记，为下一步的财务报销做准备。因为报表生成的需要，跨年未处理的预登记固定资产信息将在系统内自动删除。 固定资产预登记审核通过后，经办人员可以就近在自助设备上打印相关登记材料，与发票/暂付款凭证、合同等原始凭证汇集后，进行财务报销。财务报销应先在财务系统中进行报销预约，打印纸质报销单据进行部门审批。在条件成熟时，校内各级领导也可通过电脑或手机中的电子印章系统和电子签名系统进行审批。报销预约成功后，财务部门通过物流系统收单，通过财务报销系统进行账务处理，财务报销系统与资产管理系统进行对接，固定资产入账后向资产管理系统反馈，固定资产由预登记转为入账。根据需要，年末或月末财务管理系统和资产管理系统要进行固定资产账务自动核对，并將核对结果分别反馈在财务系统和资产系统中，需要退税等特殊处理的固定资产报销应提供相应的材料。 固定资产入账后，经办人员可接收信息并实时查看，通过自助设备打印资产信息的二维码或登记条码贴附在固定资产上。下一步，需要推广射频识别（RFID）标签。在固定资产的日常使用中，经办人员可以在资产管理系统中提出保养和维修的申请，资产管理系统也可以根据同类和相近资产的使用情况推送保养提醒。一般固定资产由资产管理部门安排中标入围单位进行维保，特殊固定资产根据实际情况另行处理。 对于某些需要考核使用绩效的固定资产，资产管理部门可以通过大型仪器管理平台和一卡通系统对其使用效率进行管理和统计。资产管理系统可以设置相关指标，对某台固定资产、某个人、某个部门的固定资产使用情况进行科学分析、查漏补缺，根据绩效考核结果，对个人和部门固定资产购置和报废申请进行考量，并将固定资产使用绩效纳入个人和部门年度绩效考核，督促所有者和使用人最大程度地提高固定资产使用效率和避免资金浪费。 根据政府会计改革的最新要求，2019年起高校固定资产应该进行折旧处理。计提折旧之后，能够更加客观地反映高校固定资产的现状。固定资产应在初始设置完成之后，由资产管理系统自动计提折旧，并向财务系统反馈，财务部门核对无误后，依据资产管理系统提供的数据进行账务处理。 高校应尽快实现经办人员通过手机APP或手持终端设备对固定资产二维码或条形码进行扫描、盘点，数据适时反馈到资产管理系统，资产管理部门可以随时调取和抽查。在未来射频识别（RFID）标签推广完成后，可以有效减少资产盘点的工作量，更可以大幅提高实地盘点的效率，更加真实地反映高校固定资产的现状，改善高校资产管理部门人手不足、无法实地全面盘点的难题，从根本上杜绝目前部分高校存在的固定资产账实不符的隐患，为高校资产管理改革提供动力和契机。 2.3 事后处置阶段 利用信息化系统最重要的是做到共享调剂。在资产管理系统中，高校设置固定资产共享申请模块，需求方可自行查找所需设备，经过使用部门和管理部门的批准，可在支付相应对价的情况下共享使用。如果有闲置固定资产，所有者可在资产管理系统的调剂平台发布信息，与需求者协商一致后，经过使用部门和管理部门批准，可在支付相应对价的情况下调剂使用。如确有需要，也可经相关部门审核后进行校外调剂。 在处理报废、报损时，经办人员通过资产管理系统可实时查看所管理的固定资产，资产归口管理部门也可以根据资产监管平台进行统一管理，达到报废报损条件的，经办人员可以根据固定资产使用状态提出报废和报损的申请，按照流程在资产管理系统中审批和上报。达到报废状态的固定资产，由招标入围的单位进行回收处置，处置收入按照国家规定进行处理；达到报废期限但仍可使用的固定资产，由所有者将固定资产名称、种类、已使用年限和现状等基本信息上传到资产管理平台，校内需求方或者经招标入围的回收单位可以通过竞价取得，所得收入在学校和所有者之间进行合理分配。 3 结 语 通过全生命周期信息化管理，固定资产管理业务均可以实现在线办理，缩短了高校资产管理部门的业务处理时间，提高了所有者利用固定资产的效率，有利于实现固定資产绩效管理目标。同时，高校资产管理部门可以根据固定资产的保有状态，进行科学管理、适时全面操控，避免发生突击花钱、闲置浪费、保管不善和责任不清等行为，也可以在资产管理系统中根据最新政策要求，将文件浓缩后进行后台设置、推送和宣传，从而达到降低固定资产管理风险、提高固定资产使用合规性的目的。 主要参考文献 [1]廖丹.高校国有固定资产管理信息化建设探究[J].管理纵横，2018（5）. [2]刘筱妹.基于信息化手段的高校固定资产管理模式研究[J].渤海大学学报，2018（4）. [3]王东亮.推进高校固定资产管理信息化的思考[J].产业与科技论坛，2018（17）. [4]彭云.高校固定资产管理问题及对策探析[J].中国农业会计，2018（2）. [5]陶震宇，高校固定资产报废处置问题及对策研究[J].中国管理信息化，2018（3）. [6]郭娟.基于业财一体化的高校固定资产管理流程优化[J].会计之友，2018（9）. |
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