| 标题 | 提高企业档案管理归档率的途径探索 |
| 范文 | 罗晓玲 摘 要：对于企业来说，要想做好档案管理工作，就必须切实提高归档率，只有这样才能有利于信息的保存与管理。现阶段不少企业对于档案管理工作的重视程度有待提升，正是因为其对此项工作的忽视，才导致各类问题层出不穷。本文主要从档案管理工作的重要性、归档工作的现存问题以及如何提高其工作效率三个方面入手进行分析。 关键词：档案管理;重要性;现存问题;解决措施 对于企业生产运营来说，做好档案管理工作十分重要，在档案中，记载着企业的生产经营信息，因此必须妥善保管，从而方便日后查阅。但是现阶段大部分企业将目标集中于如何提高经济收入上，而忽视了对此项工作的管理，从而导致其出现不少问题。除此之外，现阶段各个公司的组成较为复杂，除了有总公司外，还有很多分公司，人员流动较大，因此给此项工作带来不小的困难。正是因为很多企业没有做好此项工作，因此给其生产运营带来不小的麻烦。为了能够提高其经营效率，同时促进企业的长远发展，如何做好档案管理工作，已经成为其不可忽视的一个重要问题。 1 档案管理工作对于企业发展的重要性 首先如果企业能够做好此项工作，企业的员工就能够对于企业的发展状况以及各项方针政策有充分的了解，从而方便其工作的进行。同时，企业领导人在制定发展方案或者是工作计划时，企业档案也发挥很大的作用，能够为其提供很好的指导。其次，做好此项工作能够极大地提升企业的经济效益。如果相关人员能够合理利用档案资料，就能够从中得到有用信息，从而为其决策提供一定的指导。现如今，档案信息和企业发展之间的关系日渐密切，只有做好此项工作，才能够为企业的发展提供更好的支持。总而言之，此项工作必须被各企业所重视，否则会对企业发展造成不利影响。 2 企业档案归档管理中现存问题分析 1）相关人员缺乏管理意识。工作人员的管理意识是否到位，会直接影响到此项工作的进程。但是在实际的管理过程中，不少企业的工作人员管理意识较差，对于此项工作的重视程度不够，因此在管理过程中存在信息保管不及时、存储不完整的问题。很多企业的管理人员在工作过程中只注意到现阶段的利益，而没有从更长远的角度进行分析，从而使得档案管理工作无法发挥其真正的作用。对于企业来说，管理意识缺乏是导致其工作进展缓慢的重要原因之一。 2）收发部门工作不到位。要想做好档案管理工作，就需要提高收发环节的工作效率。但是在实际工作过程中，收发部门并没有很好的履行其工作职能，做好督促工作。不少企业的收发部门在工作过程中存在档案回收不及时的问题，从而使得各类档案资料散落在各办公室，进而影响了整理归档工作的顺利进行。 3）工作人员的专业水平有待提升。在工作过程中，工作人员的专业水平会对最终的工作效率产生较大影响。由于档案管理工作的专业性较强，因此对于相关工作人员的专业要求较高。但是在实际工作过程中，大多数企业的管理人员均存在专业水平不够的问题。由于相关企业对于此项工作并不重视，所以在招聘工作人员时，对于专业水平的要求较低，使得部分毫无工作经验以及专业理论知识的人员进入到此部门，从而严重影响了工作效率。现代社会，各项技术飞速发展，使得档案管理工作面临巨大的变革，但是部分工作人员并没有根据需求进行不断的学习，转变陈旧的管理观念，从而对最终的工作产生影响。 3 完善企业档案管理工作的有效措施 1）增强工作人员的管理意识。要想提高企业在此方面的工作效率，就需要提高工作人员的管理意识。在工作过程中，应当采用科学有效的宣传手段，使企业内部工作人员充分了解到此项工作的重要性，从而引导企业员工积极配合此项工作，保证其顺利完成。同时，为了提高工作人员的重视程度，还需要不断完善相关工作制度，将其纳入考核范围，进而不断提高员工的积极性。为了保证工作的顺利完成，还需要从事档案管理工作的员工及时向相关领导报告工作进程及效果，从而起到很好的监督管理作用 2）加强各部门之间的沟通交流。企业在进行档案管理时，需要解决的最大的困难就是信息收集问题。为了有效推动此项工作的进行，需要制定合理的工作计划，对于收集工作进行有序安排，根据相关工作的难度来分配任务。在工作过程中，信息管理人员需要和各部门之间进行积极的交流，从而保证此项工作能够顺利进行。为了方便档案的存储，相关工作人员可以每隔一个月就进行一次电子档案的编写，从而能够及时的将档案信息整理为电子版，方便日后的查阅与存储。 3）根据实际需要选择不同的管理方式。在进行档案管理工作时，需要根据档案的特质来选择合适的归档方式。在实际工作过程中，企业的档案资料大致可以分为两种。第一种为内部资料，主要是指相关单位在运营过程中涉及的申报材料以及各种合同。针对此类资料进行管理的过程中，可以在登记台账表格上进行标注，如果相关材料已经归档，就可以后面标注“已归档”，如果未归档，就需要相关工作人员进行追踪管理。第二种是外部材料，主要是指平时会议的记录以及企业荣誉等，针对这些材料企业可以利用存档统计表来统计相关资料是否已经归档。除此之外，企业在对相关人事资料进行管理时，应当积极建立电子档案，从而方便管理工作的进行。 4）不断提高工作人员的专业水平。在新的社会环境下，企业对于档案管理工作提出了更高的要求，因此对于工作人员专业水平的要求也会逐渐提升。随着各项技术的不断发展，相关信息的归档和管理方式也发生着巨大变化，因此工作人员需要不断地进行学习，从而适应工作的需要。对于企业来说，要想提高归档工作的效率，就需要对内部工作人员进行不断的培训，从而保证各项工作能够顺利完成。在培训过程中，可以安排内部工作人员到外学习，从而接触先进的管理方式，提高归档工作的效率。只有工作人员的专业水平不断提升，才能够及时发现工作过程中存在的纰漏并及时进行修改，从而减少失误。不断提高自身的专业水平，不仅能够按时按质完成工作，而且能够推动企业的长远发展。 5）实行严格的奖惩制度。对于企业来说，要想提高此项工作的效率，就需要从工作人员入手，不断提高其工作积极性。因此在工作过程中，企业可以将此项工作列入考核范围，最终的考核结果将会和工作人员的升迁以及工资直接挂钩，借此激励工作人员能够更好的完成工作，从而减少工作效率低、档案管理工作进展慢的现象。对于在工作过程中表现优秀的员工，企业需要给予一定的奖励，从而更好的发挥其带头作用。同样，对于工作态度懒散，因自身因素影响归档工作的进行，并对企业造成不良影响的员工同样不能姑息，需要按照相关规定的要求给予惩罚。 4 结语 总而言之，企业要想取得长远发展，就不能忽视档案管理工作的重要性。对于企业来说，档案信息是其进行工作部署以及决策时的重要依据，只有对档案信息进行有效管理，才能够对企业内部的资源进行充分利用。面對现如今工作过程中存在的各类问题，企业需要引起重视。在工作过程中，采取积极有效的措施，从而减少归档工作中遇到的困难。为了提高其工作效率，企业需要合理利用现代化技术，从而对档案信息进行制度化、规范化管理。 参考文献 [1]舒明磊.企业档案管理改进策略探讨[J].陕西档案，2017（05）：46+48. [2]赵芳.浅谈提高企业档案管理归档率的措施方法[J].兰台世 界，2017（S1）：103. [3]何俐.对提高企业档案管理归档率的思考与实践[J].商场现代 化，2014（14）：77. |
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