| 标题 | 网络背景下的秘书电子媒介沟通活动分析 |
| 范文 | 黄颖 摘 要：互联网的快速发展改变了人类的生产生活方式，网络时代下的电子媒介改变了人们的思维方式与工作方式。电子媒介对职场产生了巨大的影响，以秘书工作为例，电子媒介改变了信息交流传递的方式，改变了职场关系，也改变了人们传统的形象管理的方式。 关键词：网络;秘书;电子媒介;沟通 中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2021）04（b）--03 随着第三次科技革命的结束，人类社会进入了信息时代，互联网成为这一时代的标志。2018年1月31日，中国互联网信息中心（CNNIC）发布第41次《中国互联网络发展状况统计报告》，报告显示，截至2017年12月，中国网民规模已达7.72亿，互联网普及率达到55.8%，超过全球平均水平（51.7%）4.1个百分点，超过亚洲平均水平（46.7%）9.1个百分点[1]。我们生活在网络的世界里，新的媒介充斥在人们的周围，马歇尔·麦克卢汉在其巨著《理解媒介——论人的延伸》中曾说过“媒介即讯息”，“所谓媒介即讯息只不过说：任何媒介（即人的任何延伸）对个人和社会的任何影响，都是由于新的尺度产生的;我们的任何一种延伸（或曰任何一种新的技术），都要在我们的事务中引进一种新的尺度。”[2]网络环境下，手机与电脑的普及及使用，使得我们感觉器官及意识得到了“延伸”，以前“支离破碎”的世界变得“整体化”了，我们可以突破时空来感知世界、思考问题。传统的面对面沟通交流方式发生了变化，微信、QQ等“所有这些沟通渠道都是媒介沟通（mediated communication）形式” [3]，这些新的媒介沟通形式对个体的心理及人际间的关系产生了影响，对现代职场产生了冲击，工作方式在一定程度上发生了改变，职场关系也被重新定义与理解。秘书被认为是领导的信息库，是领导的耳目，在电子媒介的时代里，跟其他职业一样，秘书工作的形式在慢慢发生着变化，这种变化既带来工作上的便利，又让我们重新认识秘书工作的内容与意义。 1 电子媒介影响信息的传递与呈现的方式 秘书通过向上司提供有效信息从而辅助上司作出决策，同时日常办公也需要把相关的信息上传下达，维持组织系统的正常运转。秘书人员可以充分利用外网及组织内建立的各种内部信息网，以及常规信息渠道，及时、准确、全面地获取所需要的信息。这需要秘书具有較强的信息意识，要注意从海量的信息中捕捉到各种有价值的信息。此外，还要使用正确的渠道，将获得的有用信息及时准确地传递出去。传统的信息传递渠道有面对面的传递，如对话、开会;还有文字传递，如信息简报、报告，还有电信式传递，如电话、传真。其中面对面沟通可以马上得到对方反馈，可以看到对方的表情与动作，这种沟通方式互动性最好。但有了网络之后，秘书的电子媒介沟通成为工作常态，不再需要凡事都面对面传递信息，也不用每次都打电话告之对方，只要有网络，通过手机、电脑就可以随时随地传递信息。 在传统的面对面沟通中，人们可以通过面部表情、声音语调等获取更多的信息，秘书在工作中就要较好地控制好自己的表情、声调、姿势等，以免引起不必要的误解。“媒介沟通渠道会‘过滤掉人们在面对面沟通时可以看到的非语言线索”。网络时代的电子媒介沟通的这种“劣势”给予秘书沟通的某种便利性，只要不是特别必要的事情，秘书只要动一下鼠标就可以把信息传递出去，不用担心暴露过多无关的非语言线索。“面对面沟通的内涵是丰富的，因为充足的非语言线索不仅可以帮助我们明晰对方话语的含义，而且暗示了对方的感受。相比之下，社交媒体传递的信息就要精简得多了。”这种沟通的“单一性”对于事务繁忙的秘书来说是好事，纯粹传递信息不用附加过多的情感因素，信息传递变得更简洁，也更快速。 秘书通过内部网以及社交平台如QQ、微信可以把信息一次性地发送给许多人，“分享性”这一网络时代的特性提高了秘书工作的效率。借助电子媒介沟通还有一个好处就是“信息永久记录”，这对于秘书的工作来说也是一个福音。对于很多人来说，秘书就是一个“资料库”，领导同事经常会来询问一些资料，网络时代群共享就是一个最好的“资源库”，秘书可以随时随地抽取其中的资料发送给需要的领导和同事。除非进行特别的设置，否则文字、图片等存在于媒介中的信息会永久记录。 “每一种媒介同时又是一件强大的武器，它可以用来打垮别的媒介，也可以用来打垮别的群体”电子媒介时代秘书工作似乎变得更容易，但信息传递的“随时性”与“精简性”，同时也是信息繁杂冗余的体现，秘书面对比传统媒介方式更多的信息流，工作变得更加复杂与多样，需要对更多的信息进行分类与整理。电子媒介下的信息不但会以文字形式出现，还会以图像、音频、视频等形式出现，秘书在减少面对面传递面部表情机会的同时，却需要在信息变得更立体与多样方面下工夫，掌握更多的信息处理技术，以利于他人从视觉、听觉等方面去接收信息。电子媒介下，职场中传统等级制被削弱了，信息的流转快速又直接，不需要逐层传递，信息可以快速“分享”，秘书的信息“枢纽”的位置受到了威胁。同时电子媒介下信息的“分享性”与“永久保存”带来安全上的问题，秘书的工作需要更加“谨慎”，在发送信息前一定要深思熟虑，以免不良信息流出。 2 电子媒介影响职场人际关系的建立与维护 “与其他人际关系相比，职场人际关系略有不同。在社会中，我们可以有选择地与人交往，而在职场中我们却没有选择。无论承认与否，职场人际关系都在我们的人生中扮演着重要角色。”[4]秘书工作的特点之一是辅助性，秘书需要为领导服务，也要为同事服务。但在与他人的沟通中，秘书不能采用强制手段，而是通过令人信服的道理及良好的感情基础，消除沟通中的分歧，实现协调一致。同时，秘书面临比较复杂的职场人际关系，碰到的冲突与矛盾也较其他岗位要多。这些情况决定了优秀的秘书必须要有一个良好的群众基础，有着超强的人际交往能力。传统的沟通方式有助于建立良好的人际关系，因为面对面可以进行非语言沟通，通过表情、动作、仪态等传情达意，但是面对面交流不仅费心费力，也费时，过多地关注于此，势必会影响其他工作，这会让秘书顾此失彼。网络化时代，秘书借助电子媒介沟通建立起了全新的人际关系网。首先，网络时代的电子媒介沟通消除了空间界限、时间界限。“网络技术建构了一种全新的媒介交往场景”[5]，秘书可以在网上发布信息，可以选择“在场”“虚拟社区”（如QQ群、微信群），并在上面发声，呼应其他同事，就像平时聊天一样，但秘书是虚拟的“在场”，可以同时忙其他事。面对面交流是同步的，但网络下的电子媒介沟通则是“异步”的，也就是信息的传递与接收有一定的“延时”性，“异步沟通能让沟通者灵活选择发送、接收、回复信息的时间与方式。”这在面对面的交流当中是很难做到的。这种特性让秘书在日常工作与人际关系建立两者中运用自如，如工作忙时可以虚拟式“不在场”，等有空时再回复。其次，网络时代的电子媒介沟通“去中心化”带来人们交往方式的变化，鼓励更多的人参与其中。在人们最熟悉的QQ或微信群中，秘书可以发布一个信息，打开话题，不管是什么性格的成员都会以声音、图片、文字的形式发声，表达自己的“在场”。网络中的每一个成员都可以成为交谈的中心，而且因为存在于“虚拟空间”，没有直接面对面的压力，人们更容易直接表达内心看法，“研究显示，沟通者在网上会更诚实坦率地表达自我，他们变得不那么谨慎，也较少进行自我监控。”“非语言线索的减少和距离的增加会给沟通者提供一种‘网络勇气”，即使是最不善于表达的人，也会偶尔浮出水面，露一下脸。在网络当中“非正式化”“个人化”的表达让交流变得轻松而自然，而且多样化的传播形式也产生了完全不同于传统面对面的情感体验，如同事的一张笑脸图、一个超大的“赞”字，都能引起大家情感的共鸣。 网络下的电子媒介让秘书在虚拟的场景下以有限的时间跟尽可能多的人产生互动，相对于传统的沟通方式，这种方式看上去能让秘书省时省力营造良好的职场人际关系。但实际上，通过电子媒介，时空界限被打破了，同一时间内，多人交叉交流、多人同时交流等情况都可以进行，秘书会面对比以往更加复杂的交际环境。虚拟空间更多，虚拟环境下的交际活动也会变得更复杂。当你面对十几个甚至更多的社交群工作群时，此起彼伏的电子应答声成为职场烦人的声音，哪个回避、哪个应答、哪个离线、哪个在线，成为职场人日常考虑的交际问题，信息的虚假与情感的浅层交流有时成为应对的策略。没有网络电子媒介的时代，时空的天然屏障影响了我们的信息交流，我们得到的信息常是支离破碎的，断断续续的，需要花时间去求证去完善，这才有了人际间的碰撞与摩擦，也造就了职场人际关系。但网络电子媒介的介入，信息的充分传递与接收却在一定程度上影响了情感的交流，人们可以在社交平台中深度情感卷入，但在职场中却变得淡漠与任务化。不可否认的是在电子媒介的影响下，人们的面对面沟通交际能力变弱，信息的真实性与人际关系的深入性受到了影响，因而秘书在线上完成职场任务时，既要注意信息的真实性，又要注意适当使用一些手段让职场网上的交流充满“人情味”，同时在重视电子媒介沟通的同时也不要忘记适时的线下交流，以增加职场沟通的质量，夯实自己的职场人际关系。 3 电子媒介影响职场形象的管理 每个人要想在职场上获得成功，就要对自己的社会角色有准确的认知与定位。这种准确的认知与定位又依赖于对他人与社会对自己角色期待的领悟，以及在规定的活动范围内进行角色实践，做出符合其社会身份与地位的行为。著名的社会学家戈夫曼在其《日常生活中的自我呈现》一书中提出的“戏剧论”又称为印象管理。他认为社会交往就像戏剧舞台，每个人都在扮演某个角色，在与他人的社会互动中，每个人都竭力维持一种与当前社会情境相吻合的形象，满足他人的角色期待，以确保他人對其作出愉快的评价。秘书要想控制、管理他人对自己所形成的印象的过程相比其他岗位复杂些，秘书与他人的关系处于不断的变化之中，同时还会身处不同的关系之中，领导、同事、客户对秘书产生了多种角色期待，这常让秘书应接不暇。“一个个体在与他人互动中总是期望扮演某种社会角色来获得自我的身份感，人们在网络沟通中遵循着同样的原理，即便网络是一个虚拟的世界，人们通过在线上的角色表演，也依旧是其努力建构的社会身份的一部分。”[6]网络沟通让秘书的印象管理有了更多的灵活性。时空界限的消失，让秘书有更多的选择性，可以选择何时“在场”，何时“隐身”。网络点对点的方式还可以让秘书自由选择沟通对象，在方便集体打招呼时可以与群体进行集体互动，涉及私密问题时也可以选择私人化的“私聊”，至于谈话内容与表达方式，完全可以根据需要适时适度地展示给电脑的另一头看。同时秘书也可通过朋友圈选择性地发布自己“舞台”下的私照、感想体会，分享自己的兴趣、经历和价值观，分享得越多，与他人的彼此了解也就越多。 网络电子媒介下，常规的印象管理手段如穿着打扮、言行举止仍然在起作用，只是呈现的方式变了。现代人面对面的交流减少了，电话交流也减少了，线上交流的时间反而多了，通过文字、图片、视频来打造“人设”成为最常用的手段。秘书在工作中通过微信、QQ等方式与他人交流时，要考虑清楚对方的身份、角色及沟通的目的，再选择合适的文字或图片等进行交流。如秘书线上找领导，仅用 “在吗？”两字与领导打招呼，就不大合适。网络用语口语化、简洁化、娱乐化、个性化明显，但职场沟通又是严肃与认真的，找到两者的平衡点就很重要，既能展示个性特征，又能服从岗位的需要;既能完成工作任务，又能形成良好的职场形象。 总之，网络时代，秘书会更多地借助于电子媒介与他人沟通开展工作。我们既要看到网络沟通带给秘书工作的便利性，又要注意克服其缺点，最终运用好电子媒介工具，提高自己的工作效率。 参考文献 周宇.2017年中国网民数已达7.72亿[EB/OL].搜狐新闻.2018-01-31.http：//www.sohu.com/a/220077736_255783， 马歇尔·麦克卢汉.理解媒介——论人的延伸[M].何道宽，译.南京：泽林出版社，2019. 罗纳德·B·阿德勒，拉塞尔·F·普罗科特.沟通的艺术[M].黄素菲，等译.北京：北京联合出版公司，2017. 莎伦·伦德·奥尼尔，埃尔沃德·N·查普曼.职场人际关系心理学[M].石向实，等译 .北京：中国人民大学出版社，2012. 马向阳.纯粹关系.网络分享时代的社会交往[M].北京：清华大学出版社，2015. 王蓓.高校教学秘书沟通艺术初探[J].湖北函授大学学报，2010. Analysis of Secretary's Electronic Media Communication Activities under the Network Background Guangxi Electrical Polytechnic Institute ? HUANG Ying Abstract： The rapid development of the internet has changed the way of human production and life， and the electronic media in the network era has changed people's way of thinking and working. Electronic media has a huge impact on the workplace. Taking secretarial work as an example， electronic media has changed the way of information communication， workplace relations， and traditional image management. Keywords： network; secretary; electronic media; communication |
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