| 标题 | 气象部门如何做好纸质档案数字化的几点建议 |
| 范文 | 郑芳 摘 要：随着现代信息技术的不断发展，档案从纸质快速向数字化方向的转变，这对档案的利用、查询带来了诸多便利。气象档案数字化处理是档案信息化发展的要求，是气象业务现代化建设中的一个重要内容，在气象现代化建设中，为地方领导决策提供服务提供重要参考。本文就探索档案数字化的基本原则和气象专业档案数字化管理，结合本单位实际分析当前档案数字化建设存在的主要问题，提出几点建议。 关键词：气象部门;档案;数字化;建议 数字化是采用扫描仪设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像的处理过程简称档案数字化。近些年来，随着信息技术的飞速发展，为气象档案数字化发展奠定了坚实的技术条件。档案工作人员采用先进的技术手段快速获取相关的数字化档案信息，这一方式的应用虽然大大减轻了档案工作人员的劳动强度，并显著提升了档案管理的效率，但是在此过程中也难免会出现各种各样的问题，不仅会导致纸质气象档案出现破损、丢失，还会导致数字化气象档案信息出现被修改、遗漏等现象，严重影响了气象档案信息的质量。因此，如何做好纸质档案数字化管理工作逐渐引起气象部门的高度关注。基于此，本文重点针对纸质档案数字化过程中存在的问题提出科学、有效的处理应对措施，以期能够为我国气象档案事业的稳步、可持续发展提供一定的借鉴与参考。 1 档案数字化建设的优势 数字化与纸质化档案方式，具有如下特点：方便查找。进入档案系统软件，登录用户名和密码后，在数据搜索关键字，可以快速搜索自己需要的资料。减轻了档案人员的负担。人工查询需要进本单位档案室查找相关年代、题名、保管期限、机构类别、件号，查看相关目录等，流程繁琐，而档案数字化极大的简化了流程和工作量，快速、高效的为本单位服务。 2 纸质档案数字化中遇到的问题 2.1 档案扫描件破损或出现偏斜 1）档案数字化扫描规定：依据DA/T-31-2017纸质档案数字化规范，数字化纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫，但有些档案由于年代旧远，纸质泛黄，有些扫描件是粘上去的，需要小心的撕下来，撕下来后纸张有破损，根据纸质档案抢求与修复规范第3部分修复质量要求，对破损或老化档案采取修裱、去污、去酸、加固、字迹恢复等技术，使其可能恢复原貌，需要花费大量的精力去完成，且需要人才和技术支撑去满足需要，就周期长档案部门就加大档案技术修补的培训，缩短修复周期。 2）档案扫描件的偏斜：如年代久远的纸质档案本身就是偏斜，本人认为不应为了方便阅读而做纠偏处理，应遵守档案扫描原始面貌。数据目录：数字化图像处理结束后应建立的相应文件夹，为了档案安全，应将相关档案数据备份3份。建立数字化目录数据，数字化目录数据应采用PDF固化，应另存份电子数字化目录，以方便 查找。 2.2 缺乏相应的管理标准 纸质档案数字化的系统性较强，因此必须具备相应的技术标准才能逐渐规范该项工作。但是在实际的纸质档案数字化管理工作却呈现出“参差不齐”的模式。目前，《纸质档案数字化技术规范》等虽然为纸质档案数字化工作提供了一定的技术支持，但是在实际工作当中相关的技术规范并未完全覆盖纸质档案数字化工作的方方面面。突出表现在扫描纸质档案作为纸质档案数字化工作的一项重要环节，扫描设备的分辨率对图像的清晰度起到决定性作用，图像的清晰度越高其占据的存储空间也更大。但是人们对以上过程的关注度却有所不同，有人倾向于关注容量空间，还有人比较重视图像的清晰度，并未制定相应的技术标准对其进行规范与规定。 2.3 纸质档案数字化过程不够协调 纸质档案数字化工作与档案管理的各个部门均密切相关。然而在实际工作当中，极易出现档案管理部门无法高效协调，各部门之间未能明确分工，也无法严格落实到位等多种问题，最终导致无法高效开展纸质档案数字化工作。另外，纸质档案数字化管理包含档案的领取、记录、扫描等多个环节，而且各个环节之间均紧密相关，一旦各环节无法有效衔接也直接影响到纸质档案数字化管理质量。 3 气象部门做好纸质档案数字化的几点建议 3.1 建立相关技术标准，以规范各项工作流程 省气象主管部门应当出台气象专业档案技术规范，使全省的气象专业档案编号能够合理性、稳定性和一致性，使气象专业档号不再是“不整齐”。由于各种纸质档案门类的技术标准有所不同，因此必须针对各种技术标准进行统一规定。另外，气象部门也应当结合气象档案数字化工作的实际情况，对各部门的工作职责进行明确规定，同时各部门还要加强沟通与交流，并制定出一套与自身工作特点相适应的科学、有效的工作流程，以确保高效开展纸质档案数字化管理工作。 3.2 重视人员培养 纸质档案数字化工作的高效开展必须具备高质量的人才与技术支撑，因此，人才培养与技术突破必须引起气象部门的高度重视。首先，气象部门应当从各大高校积极引进专业的气象档案管理人员，以充实气象档案管理队伍，还要从其他部门积极引进先进的技术，为高效开展档案管理工作提供有效的技术保障;其次，还要定期组织工作人员参加综合素质、专业技能等培训活动，以实现其专业技能水平的显著提升。就档案员自身而言，也要不断学习气象档案管理相关知识，重视数字化档案利用，服务于广大人民群众和本局干部职工; 除此之外，还要形成积极向上的机制和力量，共同推进各项工作向前发展。领导重视支持是做好气象专业档案数字化管理工作的关键，提升档案管理人员素质是提高档案管理工作的基础，只有这样单位的档案质量才能有效保障。 3.3 地方政府应当增加气象经费支撑力度 地方政府应增加气象经费力度，确保在数字化基础设施齐全和人才技术支撑。气象部门单位小，档案种类不多，对外利用率不高，主要服务于本局干部职工，但气象资源丰富，因气象部门属于公属类单位，资金不足的问题，建议地方政府和上级主管部门应加大资金投入力度，在地方政府统一使用办公系统上增加气象专业档案数字化查询功能，合理、安全开发气象资料，将气象专业档案数字化的利用率扩大化，合理化，为政府领导提供了科学的决策依据，为防灾减灾工作起到决策指导作用。 4 结语 综上所述，档案数字化是走向现代化是必然趋势，但同时也存在一定的问题，这种问题的解决需要在软硬件上技术支撑中不断加强管理，实现数字化档案管理工作上的有效发展。 参考文献 [1]季珍如，赵国云.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].卷宗，2015，5（9）：32. [2]谢姣.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（3）：113. [3]李星玉.纸质气象档案数字化处理中的安全管理措施[J].卷宗，2015（12）. [4]范晶晶.纸质气象档案数字化处理中的安全管理措施探析[J].卷宗，2017（4）：37-38. 作者简介 鄭芳（1980-）女，汉族，湖北省钟祥市人，本科，助理工程师，从事防雷检测工作。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。