| 标题 | 高校学院人事秘书管理提升策略分析 |
| 范文 | 赵春燕 摘要：随着高等教育进入内涵式发展阶段，新一轮高校人事制度改革成为必然发展趋势，高校人事管理工作发生了巨大变化，高校人事秘书将发挥越来越重要的作用。因此，人事秘书应明确自己的服务意识和职责，明确人事工作的性质，不断促进自身工作质量的提高，加强人事工作的管理水平，更好地发挥服务学院、校人事处及全院教职员工、进一步增强学院人事管理的职能。 关键词：高等教育?????? 人事秘书管理?????? 服务意识?????? 职能 中图分类号：G 647???? 文献标识码：A 随着当今时代的高速发展，各个岗位需要的都是高学历、高标准的人才，针对这样的情况，高校学院要在教育方面进行改革，全面提升高校内涵式发展水平。这就表示高校人事制度要进行一次全新的改革，这一项工作已经安排在发展教育改革的日程上，高校人事管理工作内容将得到调整，工作中心慢慢转移，最终会占据重要地位。这一次的改革，极大程度上完善现代高校管理体制，优化了内部管理结构，始终坚持以人为本的科学发展观，这样更能在管理结构中体现人事秘书职责。人事秘书工作职责：一是收集大量有关教职工的人事信息;二是将得到的资料信息进行汇总归类，甄别出有用的信息，协助领导解决问题;三是完成领导交代的工作任务，并第一时间向领导汇报工作进度，始终保持积极向上的工作态度，这才是做好高校学院人事秘书工作的前提。 1人事秘书工作职能 1.1人事秘书工作内容 高校人事秘书是在人事主管的指导和安排下，专门负责人事管理工作。人事秘书主要是负责与教职工相关的工作，要全身心地投入到人事服务工作中去，学习有关人事方面的知识，在领导下达通知以后，按照计划方案，专心为教职工服务，将“服务第一”的理念坚持到底。以严谨客观的工作态度，来做好高校学院人事秘书工作。 人事秘书在工作中，就必须坚定“以人为本”的原则，发扬优良的服务作风，做一个勤奋好学的人事秘书，将领导交代的工作认真完成，积极学习各种类型的人事工作要领，高校学院人事秘书主要的工作就是，在工作内容、职称、个人信息等发生改变时，将变更的信息进行统计归纳，第一时间上报领导，方便日后学校在进行重大的人事调动时，可以提供有效的参考依据。在工作中，要时刻坚持以人为本的原则，在展开各项工作的同时，时刻注意教职工的个人情绪问题，将工作完成以后，立刻将得到的信息反馈给学校，站在教职工的立场看待问题，尽最大努力解决工作中遇到的困难，共同营造出和谐美满的工作氛围。在规定的时间内完成领导布置的工作任务，解决工作过程的难题，给领导一个最好的答复。 1.2人事秘书工作职责 高校学院人事秘书工作的涉及面很广，要时刻关注在职教职工的动向，又要负责教职工在退休以后的相关事宜，这就要求人事秘书要全面了解教职工的工作流程，积极浏览学校官网，注意电子邮箱是否有新的信件，根据收到的邮件，准确地判断寄件人或其单位，将收到的消息第一时间告知全体教职工，保证所有在校职工都能知道最新下达的文件内容、信息通知以及近期的工作安排等。 人事秘书的职责是：在全体教职员工工资薪级等核对、晋升及发放工资等方面，做到准确无误;在学院机构、工作岗位、工作人员等发生变动时，要在第一时间下发通知;将教职工的个人资料进行规整，在信息变动时，要第一时间更新;做好教职工的调动、转正、辞退等相关工作;将教职工请假（病、事假等）的原因整理清楚，交予各级负责人进行审批;负责教职工的评聘、定级等工作;教职工评优、评奖材料的整理，并进行上报;做好退（离）人员的事后管理工作，为教职工办理退（离）休手续时刻关注教职工的身体状况，做好医疗保障工作，在特殊情况下，直接申请门诊的医疗补助、重病补助等一系列的报销工作;利用计算机进行相关文件处理、信息统计和公布;完成学院领导交办工作。所有这些方面的工作都是不一样的，时刻都会有新文件下达，对工作的要求也会时常更新，这就证明了，时刻掌握全体教职工的信息，可以帮助我们更好地完成工作，能够及时准确地分配工作任务。 2人事秘书工作的重要性 作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。工作思路、事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。在领导的决策过程中，若有不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正，以免出现不必要的错误和问题。 3提高人事秘书工作能力 人事秘书必须具备相应的专业知识，同时也要拥有良好的岗位道德素养，在工作期间，可以很好地完成领导布置的任务，营造良好的工作氛围。人事秘书必备的工作素养就是，在工作中积极配合，做到奉献于事业、服务于全体教职工，其中最重要的一点就是，熟练地掌握国家政策，清楚学校的实际情况，帮助学校快速融入国家政策，在工作中努力提升工作素质，加强对人事相关的理论知识、政策、条例、文件等各方面的学习，为以后教职工评职、评优做出准确的解释，更可以将其相关的问题，通俗易懂地为教职工解答。人事秘书要具备精简的语言表达能力，用简短的话语来进行工作陈述，尽可能地练习文字书写速度，做到边说边写的速度，用最快方式理解领导分配的工作，通过领导列出的工作要点，人事秘书在起草文件时，要准确领会和把握领导意图，要将领导的意图和决定贯穿文件的始终，经领导审批通过以后，下发通知，在开会的过程中，做好会议记录，这些都是人事秘书最基本的工作。人事秘书必备的工作技能就是，要熟练地运用人事管理系统及退休工作信息管理系统，记录最新的人事变动信息，能够快速查阅所需要的人事信息，統计好数据，将其上报学校领导。 4人事秘書管理工作 4.1标准化 高校学院人事工作一般都以绩效考核为主，人事秘书一定要高度认识管理工作的重要性，通过人事管理积极开展各级标准化工作。要想达到这一要求，人事秘书在统计绩效考评数据时要做到，一是心中有数，积极参与绩效考核评价指标的制定，做到绩效考核量化;二是有证可依，收集的资料信息必须符合全面、准确、有效等原则，并确保提交的信息的准确性;三是落实到位。所有的评价指标都应该得到员工的认可和尊重，考评方法要告示教职工，要认识到绩效考评只有管理层和教职工协调一致才能顺利完成工作;四是归纳总结。对绩效考评工作过程中出现的问题进行认真总结，对不合理的或不规范的指标，秘书有义务向主管领导提出，以便领导层在制定更加合理的绩效考评指标体系时做参考，为建立更为科学有效的绩效考核体制奠定基础。 4.2信息化 从“事”向“人”的管理转型，对人事秘书而言，就要更加强调过程管理，它不仅要求加强包括档案资料的精细化管理，也要求对人的精神层面的精细化管理。人事秘书要对在编教职工的工作资料，进行收集、整理、利用、统计，使其不但在职务、级别发生变化而且在科研、论文、专著、教学、进修、奖惩、考核等方面的材料一目了然。要建立动态的个人精细档案，按照“统一管理、完整安全、便于利用”档案管理原则，对文字材料立卷收档，电子材料登入微机。在精神层面，人事秘书要尊重人才，鼓励教职工积极进取，对于工作或学习中受到挫折的员工，要给予精神上的安慰。由于工作关系，人事秘书一般都掌握了教职工大量的个人资料，这些资料大部分属于个人隐私，在未获得组织或本人同意的情况下，注意保密，不得公开这些资料信息， 5结束语 高校学院人事秘书是人事工作的执行者、人事活动的参与者，从管理与服务的角度出发，人事秘书工作有着协调作用。高校人事秘书管理的工作正处于改革阶段，改革以后，人事秘书所涉及的领域和内容的范围就会扩大。在这样的情况下，人事秘书最先要做的就是明确工作内容，运用科学方法进行管理，在实践中积累工作经验，学习人事相关的管理知识，结合实际情况，适当地简化工作流程，这样可以更快地适应现代化管理。在改革的基础上，将以前的晋升机制进行完善，开展各项培训工作，完善人事秘书岗位的工作安排，进一步提高高校学院人事秘书管理水平，这也会更加符合高校改革要求。 参考文献： [1]张琦琦.如何提高高校人事秘书管理工作水平[J].教育教学论坛，2015（51）：21-22. [2]袁媛.高校院系人事秘书工作角色定位分析[J].科学大众（科学教育），2016（6）：139. [3]郑将来.新时期高校党务秘书应提升五种能力[J].人力资源管理，2017（10）：192-193. [4]尹林.浅议高校学院人事秘书管理工作[J].科技创业月刊，2011，24（10）：119-120. [5]祝婧超.高校人事秘书需具备的基本素质[C].“决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会”论文集（下），2016. |
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