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基于AIC系统高校学籍学历档案管理创新研究

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陈荣

摘要：网络信息技术飞速发展，大数据、人工智能高科技的研究应用越来越深入，这对高职院校学籍学历档案工作产生深远影响。本文以湖南城建职业技术学院为例，结合自身工作实践，力求通过学籍学历档案信息化建设，提升学籍学历档案服务的职能。

关键词：AIC系统;学籍;档案管理;信息化

中图分类号：G647 文献标识码：A

1 档案信息化建设政策与现状分析

早在1937年国外就有学者提出构建高校档案管理信息系统，以此提高档案管理效率，并建议营造学习档案文化知识的氛围，提高档案保护意识。国内从20世纪末期开始了有关档案管理模式研究，2002年以后开始了档案数字化的研究和实践，特别是国家有关档案管理新政策、新标准的陆续出台，有力地促进了档案信息数据化。国家档案局于2005年发布了《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）标准，为规范纸质档案数字化的主要技术要求提供了依据。新形势赋予档案工作新任务的背景下，国家档案局于2011年印发了《全国档案事业发展“十二五”规划》，要求加快推进传统载体档案数字化，加强馆藏资源及档案副本建设，加强档案鉴定工作。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，该《意见》提出完善档案工作体制机制，建立健全确保档案安全保密的档案安全体系，加大对档案工作的支持保障力度。

以湖南城建职业技术学院为例，从CRP数字化校园信息平台到AIC智能校园系统的使用，纸质学籍学历档案资源占据较大比例，传统的管理模式导致学籍学历档案信息化建设滞后于数字化校园建设，与办公自动化不能同步协调发展。学籍学历管理模块信息录入不够全面，录入方式方法不够高效，不利于提高多角度、多层次、多方面利用者的满足度。在新形势下更快更有效的满足用户的信息需求，体现学籍学历档案本身应该具有的利用和服务价值，从而创新学籍学历档案管理模式势在必行。

2 智能校园背景下档案信息化管理的思考

第一，紧紧围绕学校中心工作，更好的为学校整体建设服务，力求做好基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设、人才队伍建设。统一标准和规范，发展先进通信设备和购置高档计算机系统的同时，重视学籍学历档案资源标准规范化建设，让投入巨额资金建成的信息系统转化为学校学籍学历档案管理科学发展的催化剂。

第二，变革学籍学历档案管理模式，由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理。

第三，加快学籍学历档案管理改革的进程。改变传统的处于分散管理和多头管理状态的学籍学历档案管理模式，更利于学籍学历档案资料的完整保存和价值体现，更全面的反映学校整体新风貌。

第四，学籍学历档案收集工作。学籍学历档案分纸质信息和电子信息，收集整理是档案管理工作基础业务的重中之重。如果档案的收集整理工作做得不扎实不严谨，势必影响后续汇编、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。通过分析学籍学历档案收集工作的现状，探索学籍学历档案收集工作方法和途径。

第五，实行“双套制”“双轨制”管理模式，同一份文件分别以纸质和电子两种版本同处存储和可利用功能。纸质学籍学历档案与电子学籍学历档案整合利用、共存发展。各部门各系部统一规范学科专业班级名称，杜绝违规减缩、减缩过度、专业名称与方向名称合并不当的现象，杜绝带病的学籍学历档案文件存档。

3 基于AIC系统的档案信息化建设创新研究

创新是新时期形势发展的需要，供给侧、需求侧对高职院校学籍学历档案提出更高更全面的要求，互联网+档案新模式推动着学籍学历档案信息化建设不断创新，这是学籍学历档案信息安全的需要，是社会和师生群体共同的需求。切合学校实际情况，根据各部门自身需求，加大信息技术力量投入，收集所涉及部门在使用AIC智能系统平台时遇到的问题，针对性的寻求技术支持。

第一，实现学工部门学籍学历档案管理系统、教务部门成绩管理系统和财务部门收费管理系统三个部门的职能相互渗透。例如，收费影响学籍学历注册，成绩影响学历证书办理与发放。目前学校使用的光泰学生收费集成管理系统为单独系统，可通过技术支持，定制开发，财务系统厂家配合提供数据对接口，实现学工处在AIC系统平台教务管理，子目录下学籍学历管理和财务光泰学生收费集成管理系统，在校学生学籍学历异动两次操作合并为一次。在校学生学籍学历异动时同步更新收费软件的学生状态，在很大程度上提高部门间工作衔接的及时率和数据准确率，缩减工作量，提高各个部门的工作效率。

第二，实现在校学生学籍学历信息核查工作AIC智能系统平台无纸化学籍学历信息核对功能。在每学期开学初进行在校生学籍学历信息核对时，由学生核对本人信息后在网上提交至双臼三任、学工办主任、党总支领导审核，如有错漏可将信息直接退回学生本人修改核实无误后再提交，确保核查工作零误差完成。

第三，学生的日常动态管理纳入AIC智能系统平台。学生可将在读期间的个人获奖记录、荣誉证书上传至个人账户内，学生的日常考勤、违规违纪、学科成绩等综合信息也可由相应工作管理专员导入系统，每个学生的综合信息可由相关获取授权的老师快捷查询，这在人才评价及系部、部门推荐学生就业时能做到快速、客观、公正、准确。

第四，实现在校学生办理学籍异动在AIC智能系统平台提交流程申请办结。学校教学办公区域基本实现无线网络覆盖，师生利用智能手机使用网络办公平台非常便利。在现有的办公平台增加学籍学历异动无纸化办理功能，按照学籍学历工作时间安排，每学期开学初进行学籍学历信息和学籍异动核对时，学生本着对本人信息真实性负责的原则，根据异动类型提交相应异动申请，拍照上传相关佐证材料，提交至相关老师领导逐级审核，所有手续审批结束后，相关的数据可在系统自动完成更新，由学籍学历管理员根据审核通过的结果完成异动登记。审核记录及办理结果在系统留存可供随时查询。通过AIC智能平台系统增加有关学籍的办理功能，可有效避免错漏，减轻负责核查工作的辅导员老师的工作压力。设定办结时效及远程办理審核手续，免去人工操作的错漏失误，既方便了学生和老师，同时有效的提高了工作效率。

第五，能及時、准确、全面统计数据，在AIC智能平台系统中实现学籍学历档案数据一键查询及统计功能。

一是根据教育统计等工作数据提供要求，实现学生人数统计分系部、分专业、分班级、分年级、分学制等分别进行查询或统计，以DOC文档或XLS工作表格式导出。学生人数统计，如图1。

二是学生学籍异动按异动时间段分异动类型分别进行查询或统计，以DOC文档或XLS工作表格式导出。学生学籍异动，如图2。

第六，AIC智能平台系统实现毕业生网上办理离校手续和毕业证书发放及领取情况查询功能。每年上半年按照学校安排的工作时间，毕业生正常毕业领取毕业证书离校，仍有一部分毕业生不能领取毕业证书，不能正常领取证书的原因，有修完教学计划规定的全部课程但成绩未达到合格标准、离校手续未及时办理、未进行毕业生图像信息采集等。由学籍学历管理员结合实际情况整理名单做成数据上传，毕业生可通过个人AIC登陆账号登陆查询未发放毕业证书的原因，方便及时处理。辅导员通过查询及时告知与督促毕业生及时办理离校手续。以就近原则到新华图片社进行毕业生图像信息采集。学籍学历管理员实时跟进，定期更新公布符合领证条件毕业生名单。

第七，AIC智能平台系统实现历届毕业生网上申请补办学历证明书。根据《教育部办公厅关于规范高等学校学历证书有关事项的通知》《普通高等学校学生管理规定》相关规定，以科学发展观为核心思想，以人为本，全心全意为学生服务的总原则，毕业生可按照学校学历证明书办理流程，提交上传相关证明材料、资料完成网上申办流程，不再需要两次往返学校。办理成功后，学籍学历管理员定期更新公布，方便本人查询办理结果并及时领取。

当前，用人单位和师生群体以及各级职能部门对学籍学历档案的查询及数据采集频率越来越高，需求内容越来越多。学籍学历档案部门想要全面提升服务能力，提升管理水平，最大程度的体现自身的价值，则需要通过学籍学历档案信息化建设，以一定的权限和安全为前提，拓展学籍学历档案收集、查询的渠道，创新工作方法，简便办事流程，从而提高学籍学历档案管理的效率，为社会和师生群体提供便于利用和接受的信息资源，推动学校从“数字化校园”到“智能校园”建设发展，助力提高教育教学质量和人才培养质量。同时加大资金投入力度，完善基础设施建设，加强信息化的标准化建设，加强复合型人才队伍建设，加强法律意识，创新服务理念，实现高职院校的社会服务功能。

参考文献：

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[2]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界，2011（15）：46-47.

[3]沈巧玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].兰台内外，2017（5）：35-36.

[4]焦春红，陈成志.高职院校学籍学历管理信息化建设探析[J].职业时空，2010（9）：7-9

[5]郑坤.浅论高校学籍学历管理的信息化建设[J].中国电力教育，2011（16）：19-24.

[6]罗辉.新形势下高校学籍学历管理工作的探究[J].北京教育：高教版，2011（06）：54-55.

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