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《出生医学证明》签发流程的信息化管理

范文

李明慧李雨王传君孙燕王君桂云

摘要：分析签发《出生医学证明》采用纸质填写、手工录入的传统方式和采用院内信息系统的两种形式，阐述信息化手段改进办理流程的优势，为其他签发机构提供借鉴。

关键词：出生医学证明;签发流程;信息管理系统;实践

中图分类号：R197 文献标识码：A

现代医院管理制度和公立医院改革要求医院要充分利用“互联网十”，不断优化服务流程，建立智慧医院。2015年4月1日，临沂市妇女儿童医院在山东省内率先建立院内出生证电子信息管理系统，采用院内信息系统优化签发流程，这对二胎政策放开后减轻办理人员工作压力，档案数据永久保存，减少不必要档案占用空间，提高档案的安全性以及历史档案查询的便捷性至关重要。

1 《出生医学证明》签发基本情况

临沂市妇女儿童医院新生儿分娩量及《出生医学证明}）签发数在临沂地区乃至整个山东辖区医疗机构中都遥遥领先，2014年1月1日2018年12月31日，新出生儿中活产儿的签发数情况，活产数为113582人，签发120817份，2016年放开“二孩政策”以后，签发数急剧加，2015年首次签发18595例，2016-2018年分别为24661例、27436例、23862例，换发证数逐年增加，但是废证数逐年减少。同时，分娩人员中文化水平参差不齐，手工填写录入信息容易出现错误，尤其是2016年放开二胎以后，分娩数急剧增加，利用信息化手段迫在眉睫。临沂市及临沂市妇女儿童医院2014-2018年活产数及签发情况，见表1。

2 利用信息管理系统签发《出生医学证明》优化分析

我国自1996年1月1日开始签发使用第一版《出生医学证明》，历经23年，目前使用的为第六版。2016年山东省出生医学证明信息系统在全省部署健康云平台，全省助产机构及出生医学证明管理签发单位完成联网，采用山东省出生医学证明管理及住院分娩直报系统管理对《出生医学证明》签发机构统一管理。山东省签发机构除临沂市妇女儿童医院外都采用纸质填写、手工录入的传统方式办理《出生医学证明》签发工作，在办理过程存在手工填写、录入信息错误、废证率高、无法导出系统内签发信息等问题。

2.1 《出生医学证明》登记表登记环节

《出生医学证明》签发的起始点为首次签发登记表，如果信息填写错误，则会造成新生儿家属浪费更多的时间在产房及出生证明签发窗口，办证时间长，废证率、换证率高等问题。

采用传统方式，首次签发登记表“分娩信息”全部项目由产房助产人员手工填写纸质表格后，转入出生证办公室保存档案。本栏目产房助产根据产妇入院登记信息及产妇自述填写“丈夫姓名、产妇姓名”，最后填表人员与接生人员签字。信息填写完毕，转入出生证办理办公室。出生证签发办公室按照新生儿出生日期重新对首次签发登记表进行排序存放。产房将新生儿出生信息及父母双方信息手工登记在分娩登记簿上，留存在本科室。

采用院内出生信息管理系统平台，产房与出生医学证明办理窗口电子信息系统联机，开放不同权限，产房的权限为“分娩信息”录入，《出生医学证明》签发窗口负责“新生儿姓名及其父母相关信息”的录入。产房院内出生信息管理系统与住院电子病历系统联机，助产士在新生儿分娩后，登录院内出生医学信息管理系统及山东省出生医学证明直报系统通过二代身份证验证扫描仪自动识别上传产妇及其丈夫的身份证件信息，并录入新生儿分娩信息，最后接生人员及填表人采用电子签名，产房录入的信息及签字直接同步到《出生医学证明》签发窗口信息系统平台。避免手工录入错误及方便后期办理出生医学证明提供身份证件信息的核对。

2.2 窗口签发《出生医学证明》环节

采用传统方式，新生儿《出生医学证明》签发环节，领证人员携带新生儿父母双方身份证件，非母亲来办理的还需要携带母亲授权委托书。签发窗口人员根据领证人提供的新生儿出生日期翻找产房填写的首次签发登记表，再由领证人手工填写《出生医学证明》首次签发登记表中“新生儿姓名及其父母相关信息”中身份证相关信息，签发人员根据填写内容录入电脑。同样出现手工填写信息不清晰，难以辨识，填写错误等问题，导致办证效率低下，签发一个《出生医学证明》需要12分钟左右;核对错误率高，导致废证率、换证率相对较高。

院内出生证电子信息管理系统平台，首次签发登记表填写后置到签发窗口环节，领证人员携带新生儿父母双方身份证件，非母亲来办理的还需要携带母亲授权委托书，通过临沂市妇女儿童医院出生证信息管理系统将二代身份证经过信息扫描仪自动上传到首次签发登记表中和首次签发登记本一次性完成，实现新生儿及父母相关信息自动采集。“是否提供父母信息”设置选择项，选项“是”为提供父母亲信息、“否”为“只提供母亲信息”。“有效身份证件类别”，系统内设置了不同有效身份证件类别，可根据实际情况选择“军官证、户口本、护照”等证件类型。此项设置避免父母信息、领证人信息填写错误。同时，系统自动提示父母信息，尤其是父亲信息与入院提供信息不同的问题。信息自动采集完毕，打印首次签发登记表，交由领证人與签发人员再次核对分娩信息及新生儿父母信息，并手工填写新生儿姓名、领证人签字。签发完毕一个《出生医学证明》减少到2分钟左右，废证率从2014年的0.08%下降到2018年的0.01%。

3 院内出生信息管理系统功能分析

3.1 数据导出及查询功能

2016年8月1日至今，山东省启用新的出生医学证明管理及住院分娩直报系统，取消系统信息导出功能。对于这段时间内签发的《出生医学证明》数据信息不能导出备份，采用传统方式签发《出生医学证明》的签发机构无法查询到以往签发信息。临沂市妇女儿童医院利用院内出生证电子信息管理系统平台，可以导出备份所有来院签发《出生医学证明》的信息，避免重要数据信息的遗失，完善数据档案资料，为以后补证、换发、执法部门真伪查询等提供便利。

3.2 系统互联互通，信息资源共享

临沂市妇女儿童医院有两个院区都有《出生医学证明》签发窗口，如果仅使用省内直报系统，对于在两个院区重复签发《出生医学证明》的则无法识别。利用院内出生证电子信息管理系统平台，两个院区处于同一个信息平台，信息资源共享，可以提示重复办理。

2016年二胎政策放开，工作量大幅度增加，但是签发窗口人员少，前来领证人员需要排队等候，导致窗口人员积压。2016年9月1日正式使用实名制取号系统，同期微信预约功能上线，包括业务办理流程和注意事项等内容提示。同时升级院内出生证电子信息管理系统，与产科电子病历系统以及内置自动叫号系统、院内自动取号机互联互通，现场预约及微信平台预约后现场在取号机输入住院号自动取号，预约号直接在系统内排序叫号。一方面优化流程，智能导医，另一方面避免未在临沂市妇女儿童医院出生的新生儿在临沂市妇女儿童医院办理出生证明。此环节减轻窗口服务人员的工作压力，提高办理效率，缩短领证人员等候时间;领证人员无需在窗口排队等候，实现人性化服务。

3.3 部分档案保存一次性完成

医院出生医学证明信息系统的页面设计是按照国家规定的《出生医学证明》首次签发登记表的模板设计成电子页面，同步生成《出生医学证明》首次签发登记本版式，首次签发登记本的签发人、盖章人等使用电子签名，这两个文档登记填写完整后直接打印存档，免去重复登记的步骤。

4 总结

4.1 构建院内出生证明信息平台

医院将《出生医学证明》办理流程信息化管理，院内出生证明信息系统与院病历系统、自助取号系统互联互通，减少人工书写内容，取消排队等候环节;《出生医学证明》首次签发登记本，补发查询登记本等需要登记内容通过系统直接导出打印。

4.2 多形式、跨科室协作宣教

《出生医学证明》主要作用在于证明婴儿出生状态、血亲关系以及申报国籍、户籍取得公民身份的法定医学证明，尤其是2016年以后要求必须在新生儿出生一年内办理，超过一年要进行亲子鉴定等，程序复杂。采取出院前产房、签发窗口、微信服务平台三种形式结合进行宣教。产妇出院前，责任护士将《出生医学证明》及时办理的重要性及办理流程及手续详细讲解;新生儿家属可以通过微信平台预约办理《出生医学证明》，预约过程中推送首次办理及补办须知、注意事项等内容;签发窗口将《出生医学证明》办理的相关规定制作成温馨提示小手册和咨询登记簿，避免了解释不清和群众求助无门，降低了群众不满和投诉，提高了出生证管理服务质量。

4.3 加强相关人员培训

实行省、市、院内三级培训，窗口服务人员每年定期参加省级及市级组织的《出生医学证明》办理流程的相关规范、制度、具体签发流程培训;《出生医学证明》的签发需要跨科室协作完成，包括首次签发、补办、超过一年办理、查询真伪等，院级产房及出生医学签发窗口人员集体参加培训，科内每月定期对窗口服务人员进行培训，制定科内会商机制，问题解决不了的上级主管部门协助解决。

参考文献：

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