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科研院所图书和档案一体化的信息管理

范文

陈明春王臭旦

摘要：目前，在信息管理的条件下，科研院所应该将图书和档案整合起来进行统一管理，以克服单独管理的不足。但实际上，很多科研院所是将它们分开管理的。因此，有必要利用信息技术将二者组织成一个信息库，并通过导航进行搜索，从而实现科研院所图书和档案的最终共享。

关键词：科研院所;图书;档案;一体化;信息管理

中图分类号：G272 文献标识码：A

1科研院所图书和档案一体化管理

图书和档案属于同一种文献，有许多相似之处。因此，在管理上，科研院所需要客观地对图书和档案进行综合、一体化方式来管理。

1.1科研院所图书和档案一体化的必要性

图书与档案有很强的互补性。即图书和档案所包含的信息有其自身的重点，不能相互替代，但是图书和档案所包含的信息却相互补充，形成一个系统。整合两者的结合可以满足不同层次读者的需求。

此外，科研院所对图书和档案的需求是全面的。有的需要查阅档案，有的需要查阅理论依据、资料等。其他人则需要提供最新的科学信息。因此，有必要对科研院所的图书与档案进行整合，实施一体化。

科研院所对图书和档案的一体化主要包含两个层面的含义：一是图书与档案的统筹规划和建设（包括工作环节、人员、制度等）;二是图书与档案的联合开发，使之成为一个实体性、协作性和开放性的整体。一般来说，图书和档案的整合就是实现图书与档案之间的信息共享和资源的优化配置，并且要规划和安排统一的文件、信息和工作流程，最大限度地实现图书与档案的整合和综合管理。因此，二者的集中和整合是理想的选择之一。

1.2科研院所图书和档案一体化的组织结构

目前，一些学者对图书和档案的综合管理提出了很多的建议或设想。我们认为，要把图书和档案整合成一个完整的一体化的组织：集中原有人员和设备的配置，重建和分配工作流程，统一组织图书和档案;将两者“人员分别整理、存贮、典藏、保管，并数字化输入各自的文献，然后统一对信息进行综合加工、开发，并提供整体性、系统性的统一检索与利用”。因此，综合一体化的组织结构应该组织成为一个扁平的三维复杂形式，即部门体系与任务项目体系的交叉，部分部门内部体系的整合与独立性两套体系，应整合成一个系统（其他子系统略），但所有系统都由主管领导和监督，见图1。任务项由各部门人员同时兼任，即原两者人员灵活配置、调动和组合。整个子系统分别由计划控制室、综合开发室和读者服务室组成。计划控制室负责图书和档案的收集和整理;综合开发室负责图书和档案的前期工作完成后的统一整理、组织;图书和档案的信息借阅服务等由读者服务室（办公室）负责。独立子系统包括图书馆工作室和档案工作室，分别负责图书和档案的前期工作。

1.3科研院所图书和档案的一体化是其管理的理想模式

图书和档案一体化的优势——管理灵活、高效。因此，综合一体化管理不仅可以以子系统的方式管理图书和档案，而且还可以找到新的实施方法。

信息一体化集成管理可以克服信息管理的诸多不足：促进图书和档案动态、灵活、持续地管理，也促进了图书和档案之间现有信息的共享，从而为用户提供更好的服务。

但就信息管理而言，一体化是科研院所图书和档案理想的管理模式。它克服了传统分开管理的诸多弊端，以现代科技先进技术为动力，以挖掘出图书和档案的原有价值来提高工作效率。二者的综合一体化管理是通过工作流、链接和渠道来发现和获取各种信息的。2科研院所图书和档案一体化的信息组织与整合

一体化集成需要注意图书和档案信息的收集和整理，还需要考虑到使用先进的信息挖掘工具，准确获取其内包含的信息，以有效地获取其他信息资源。

2.1科研院所图书和档案一体化的信息收集与挖掘

图书和档案常用传统文献收集方式进行收集，也可以通过一些信息技术手段进行收集获取。

信息采集要有针对性，统一安排，并按程序分批有机地进行。图书信息采集通常主要用图书采购和馆际借阅，以及图书的复制和调拨方式。采购是指通过网站登录、查询和出版书目、最终邮购等方式收集图书后典藏。馆际互借是指科研院所与外部联盟图书馆的图书互借进行互补优势。档案主要分阶段、实时地在重点部门和决策领导层进行收集、整理和补充。

图书和档案的一体化综合信息挖掘是信息收集和获取的重要手段。综合信息挖掘主要是通过文档收集来实现的。它还需要利用信息挖掘技术的捕获功能，对采集到的信息进行数字存储和聚合，并将传统方法记录和编译的信息转换成数字文献，以获取和挖掘信息，然后将数据加载到最后形成了一套完整的数据集合，见图2。

事实上，图书和档案资源可以分别用各自的相应载体技术规范进行预处理。例如，图书文献按《中国图书馆分类》第五版分类归集，档案基本按《中国档案分类》分类归集。

一体化“信息关联通过多个分类体系和多重主题参照系统的多元矩阵关系的映射和多维蛛网型概念关联模型的建立等表示，最后“构成图书和档案信息单元纵横交织联系起来的分别按类别、主题、专题的信息聚类集合”。

2.2科研院所图书和档案一體化信息库的构建

科研院所图书和档案的综合管理是实现了信息共享。将图书与档案信息集成到数字存储中，以构建完善、高效的信息服务集成的一体化信息库。

图书和档案的一体化，“组织、编码和整合的产物是形成一个综合性的一体化信息库，是提供信息服务的前提。信息库作为一种重要的信息编码工具，它能根据信息组织目标与结果，对一体化的信息资源进行聚类、合成、存贮，并显示以及聚合、集成并实时捕捉、在线存储已显现出来的隐性知识。”

以信息技术集成的信息数据库为基础，通过模式识别、优化算法、语义处理等方法，将图书与档案信息资源进行整合。一体化综合信息数据库能满足综合信息的组织、表达、更新和动态调整的需要。具体来说，构建综合信息库应遵循以下原则：

一是图书、档案信息一体化，包括文字信息，以及图像、音频等多媒体数字信息;二是实现图书和档案单元与信息协作的组合与展示。例如，各级信息资源的有机联系的链接和指引;三是覆盖综合一体化信息组织和编码产生的各种资源，包括最低可支配的一次资源，并存储二级或更高级别的信息。并支持综合信息资源的检索，以满足信息导航服务需求;四是维护综合一体化信息系统的完整性和系统性，即在信息库中沟通图书和档案资源之间的各种结构化和非结构化的关联链接，“沟通两者相互隔绝、分离，使之成为相互渗透、相互作用、相互影响的知识有机体”;五是有灵活的空间以容纳图书和档案的扩充。应始终接受与整合有关的信息的增加。

3科研院所图书和档案一体化的信息共享

科研院所图书和档案一体化的信息共享，首先要明确共享的主要目标、内容，其次才是如何共享——通过信息导航和检索来实现。

3.1科研院所图书和档案一体化信息共享的主要目标

一体化综合信息共享既是综合信息转化后的形式，也是一体化综合信息开发利用的最佳途径。

信息共享是指信息所有者通过其一体化信息库在一定范围内拥有和获取信息资源的转移与共享。科研院所图书和档案的综合一体化信息共享是对先进的IT技术的利用，构建起综合化信息库作为信息共享的流通渠道，以及基于科研院所信息网络的内部技术平台，将图书、档案的信息在其范围内优化配置、分享。“目的通过一体化的IT技术的聚合作用，促使由图书和档案这些传统文献信息，转化为由整个科研院所内部职工的共同分享，推动图书和档案两者信息自身之间的相互横向联系从而突破各自原有信息的分割，实现图书和档案知识存量的裂变重组与功能放大，释放集成信息的最大价值和效用。”从而最终为科研院所的技术创新提供信息上的保障作用。

3.2科研院所图书和档案一体化的信息共享服务内容

科研院所图书和档案信息共享形式是为科研院所职工提供信息服务。其信息服务主要依靠信息导航和信息检索来实现，即信息导航和信息检索，通常是其信息共享的主要形式。

科研院所图书和档案一体化综合信息服务是指根据职工的信息需求，对存储在综合一体化信息数据库中的图书与档案进行检索和查找，然后提供给员工或用户解决他们的工作和学习问题，以解决科研问题或实现预定工作。

一体化综合信息服务应从信息单元入手，突破图书与档案文件单元原有的封闭状态，采用智能化的信息技术手段，以最大限度地实现图书与档案中的匹配命中的信息，准确、方便地再呈现给职工吸收和利用。具体来说，除了传统的借阅等服务外，还应该面对员工的问题，采用人工智能、搜索引擎等，提供智能搜索、专题反馈等个性化服务，以实现智能化跟踪和动态化调整用户对信息需求的变化，使图书和档案基于信息单元的整合并连接信息资源集群，然后成为信息单位以便在适当的时间内再将其转移给使用。

3.3科研院所图书和档案一体化的信息导航

所谓的信息导航，是指导职工搜索、查找和使用信息的技术手段和方法。它引导人们指向信息存储的方向或方位。

科研院所图书和档案一体化的综合信息导航，是指以信息组织的方式实现图书与档案信息的集成。用于对满足科研院所职工需求的信息进行索引、点选，并及时调整用户的信息查询和提问方式。

一体化的综合信息导航引导着检索者深入到图书和档案内部，并触及了信息单元及其之间的链接，最终实现用户与综合信息资源的互动中，从而挖掘出图书和档案中包含的信息。

科研院所图书和档案的信息导航应具备以下类型：

一是分类导引。集成一体化信息单元之间有两种关联形式：网络和树状形式。它们大多根据一定的逻辑关系，为信息单元提供渐进式和层次性的检索思想;二是主题导引。通过主题词或关键词（包括概念名词和专业术语）进行索引，可以提示出综合信息资源生成的主题数据库中图书和档案信息的检索和查询;三是浓缩导引。指一体化信息内容与其关联相结合形成的提要、文摘及其子标题集的导向方式;四是引文导引。可以把信息库中出现或引用的主题概念用作指向和引导其他相关和类似信息的方法;五是个性引导。根据用户的特殊的信息需求，对用户进行专业化、个性化的信息导航、检索和推荐，以对综合一体化信息数据库中的相应信息进行引导和推荐;方位引导。即将集成一体化信息资源数据库中存储的一些特定方位反馈给用户，包括HTTP站点、IP节点地址、文本索引链接点和文件访问目录点等。

3.4科研院所图书和档案一体化信息检索

对科研院所的图书和档案一体化综合信息检索，主要是通过对自然语言的理解和信息逻辑推理的功能，并对职工检索的问题先进行语义分析、后再关联，从而挖掘出图书和档案的隐含意义，最后达到信息输出，以解决职工关切的问题。

“一体化综合信息检索不仅要支持传统的检索方法，如布尔检索、截词检索、模糊检索、加权检索和聚类检索等，还要展到向量检索、多维认知检索、分类抽象检索等新方法。”

其实，“一体化信息库里的信息基本是以各种具有层次关系的树状，或网状结构出现。它们可视为图书和档案的各种信息單元，是以节点、链点连接起来的有向图体系。搜索信息时，由某一信息单元的节点出发，然后通过有向弧特定的次序，沿至其他信息单元或先经循若干个信息关联的链点，再伸入到其所属信息单元的节点，以此遍历、访问一体化信息有向图的每一节点，力争最充分、最准确地将符合用户需求的节点所含的信息都采集、提取出来。”

4结束语

科研院所对信息的需求，使得图书和档案的整合显得更加必要和紧迫。在许多方面，综合一体化的信息管理实现、超越了以往单独管理的不足，特别是在信息获取、检索等方面。它还符合现代IT技术发展的要求，更有效、全面、动态地将图书与档案之间的各种信息联系起来，通过提供有效的信息服务，支持科研院所的技术创新，从而提高图书和档案一体化的整合信息服务能力。

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