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气象人力资源信息采集统计系统数据维护技巧

范文

雷雪梅

摘要：人力资源信息采集统计系统，在气象事业的快速发展和人才强局战略的实施中，发挥着愈发重要的决策辅助作用，做好系统维护工作，是保障系统正常运行和提供高质量信息服务的关键。高效的数据维护离不开技巧的使用，本文通过分享工作实践中提炼的实操技巧，以达到提升技术能力和业务水平、提高工作效率的目的。

关键词：气象;人力资源系统;维护;技巧

中图分类号：TP274+.2 文献标识码：A

气象人力资源信息采集统计系统（以下简称系统）自2003年起在全国气象部门推广使用至今，为气象人力资源管理的信息化、规范化作出了重要贡献，其主要功能是各类机构和人员人力资源信息的采集、查询、统计报表、分析汇总和信息服务。随着气象事业的快速发展和气象人才战略的深入实施，系统的决策辅助作用愈发凸显，对数据维护的要求更趋时效性和精准化，做好数据维护是保障系统正常运行、保证数据质量和提供精准高效信息服务的关键。高效的数据维护离不开技巧的使用，善用数据维护技巧可有效减少人工流程和出错环节，快速精准地提高数据维护质量和工作效率。现将多年实践中总结、积累的一些技巧经验，与大家共同学习和分享，以期能够相互借鉴，共同提升技术能力和业务水平。

1“秒删所有数据”与“新建”方式接收数据的配合使用

在系统数据维护工作中，常会碰到下列情况：

一是接收外部数据取代现有数据库中数据时，我们常在“新建”和“覆盖”两种方式中选择“覆盖”方式来以新代旧，但用此方式接收进来的数据，存在人员记录顺序被打乱和子集中记录顺序混乱的问题，给后续数据的维护和管理增加了额外负担，如果单独使用“新建”方式接收数据，又会出现库中原有人员多出一条同名记录的问题，造成数据混乱;二是在使用“工资神器”进行大批量工资数据修改时，需要在系统数据库和工资神器之间反复将同一数据文件的数据发送、取出、修改、写回、接收，其使用的前提条件是工资神器和数据库中人员序号必须一致，因此接收数据的方式既不合适用“覆盖”，也不能单独用“新建”;三是当要全部删除系统各库中的数据时，常用方法是分别进入各类别库选定信息记录后再点删除键删除，如果单位人员较多，删起来会费时费力。

此时使用秒删所有数据与“新建”方式接收数据配合的技巧，可以完美解决以上问题，达到保质增效的效果。操作方法：第一步：在信息系统主界面点击菜单中“系统管理”，选择“构造系统”，进入系统构造界面;第二步：点“编辑”菜单下的“初始化”，出现“系统初始化”界面，点“数据初始化”按钮并确认、确定，即可秒删各库所有数据;第三步：再用“系统工具箱”中“接收数据”功能中的“新建”方式，将新的数据接收进来就没有什么问题了。但需注意使用“初始化”前，应先备份原有数据，以防误删。

2不用“备份”功能直接备份标准库

数据备份是一项重要的常规工作，常用的数据备份方法是利用系统工具箱中的“备份”功能，来实现对信息系统全部数据（包括库结构和所有数据）的备份。其实，还有一种方法也可方便快捷地完成系统数据的备份：只需找到系统安装目录下面的Data子目录，有一个默认文件名为post.mdb的文件，如果运行信息系统，则Data子目录下会多出一个文件大小为OKB的名为post.1db的记录锁定文件，此时将post.mdb文件复制并粘贴、更名到其他地址，即可完成对当前信息系统的数据备份。此方法与常用备份方法的不同之处在于备份的文件是标准库文件，可以直接在系统外用Shift键+指向进行切换。

3快速自由切换到不同的备份文件

在工作中常需要查询和调取不同时期的信息库数据，常用的方法是将以前备份的数据（后缀为.dtt的文件）通过系统工具箱中的“恢复”功能重新恢复。如果要查看多个时期的备份文件，就需要重复进行“备份”“恢复”操作，很麻烦。现分享一个可以在不同的备份文件中快速切换的技巧。第一步：先将备份文件的后缀名.dtt更名为.mdb。第二步：关闭信息系统，点击桌面信息系统快捷图标。第三步：一直按住Shift键，同时双击信息系统的桌面图标，弹出指向路径窗口，点击“浏览”按钮，选择指向的备份文件并确定。就可直接切換到不同时期的信息系统数据库，可以很方便地查看和调取当时的人员信息、单位信息、库结构和各类报表数据。

4模糊查询的技巧

查询功能是系统最常用最实用的功能之一，善用模糊查询可以实现用较少的参数条件快速查找到相关信息数据。在实际工作中，建议使用相应的条件表达式去实现模糊查询，而不要去勾选信息系统通用查询界面中的“模糊查询”框，因为条件表达式一目了然，而系统的“模糊查询”是怎样“模糊”的我们不得而知。在操作上主要是运用通配符“？”或“%”与不同类型字段的组合来实现。使用这一技巧时须注意“%”要在半角状态下输入才有效;“？”则须在英文的半角状态下输入才行。

第一，日期型字段的模糊查询举仞J.工会要给11月出生的员工办生日卡，需要人事部门提供相应的人员信息。操作方法：进入系统的人员信息录入界面，点“查看”下拉菜单中的“查询”，进入“通用查询”界面框，在备选指标框下选择“基本集”中的“出生日期”并选入“查询条件”框，建立查询条件表达式“出生日期=？？？？/11/？？”，点击“查询”按钮并按提示常规操作即可。

第二，文本型字段的模糊查询举例：查询所有姓“王”的员工，则在“通用查询”框中建立查询条件表达式“姓名一王%”，再按常规进行查询即可。

第三，代码型字段的模糊查询举例：代码型字段在系统中广泛存在，对这类字段指标的模糊查询可直接在“通用查询”界面的查询条件中输入部分代码与通配符“%”或“？”的组合即可完成。例如：查询当前学历层次中所学专业为“大气科学类”专业的人员信息，大气科学类专业代码为0709，其下面包含多个具体的专业，比如：气象学070901、气候学070902、大气物理070903等等，我们在查询时，只需在“通用查询”框中建立查询条件表达式“所学专业=0709%”，或“所学专业=070977”进行查询即可。

5历史记录的查询

通过查询筛选出的信息是系统当前的最新信息，具体到每个子集，最新信息就是子集中的最后一条记录。如果想把子集中的过往记录也查询出来，就要巧妙使用“历史记录”查询。

例如：当我们要查询所有学历层次（含当前学历和过往学历）中所学专业为“大气科学类”的人员信息时，如果单用建立查询条件表达式“所学专业=0709%”，或“所学专业=070977”（即“代码型字段的模糊查询举例”中所用的方法）进行查询，只能查询出当前学历中大气科学类专业的人员，但过往学历是大气科学类而当前学历非大气科学类的人员（如中专是大气科学类而目前本科学历是财经类）则无法筛选出来。此时，只需在“通用查询”界面内的“历史记录”框前进行勾选就可以解决这个问题，见图1。查询后进入查询结果显示界面，在学历学位子集就可以查看到过往学历中有大气科学类专业的情况，见表1。

6查询与批量修改的联合使用

系统数据维护是一项琐碎、繁杂的工作，某些子集、指标维护的工作量较大。比如新工资变动子集，它是各类劳资报表赖以取数的关键数据源，子集详细记载着每个员工每次的工资变动情况和每年工资收入明细，对于人员较多的单位来说，录入、核查等维护工作费时费力。而如果将查询与批量修改功能巧妙结合使用，就可以让这项工作变得简单、便捷，并且因为减少了人工录入流程，数据质量也会更有保障。其操作关键点是在切换到查询结果显示状态后的界面中再进行批量修改。例如：2018年7月调整事业单位工资标准，七级职员的岗位工资由1820元调整为2070元，现在要修改系统中所有拿七级职员工資的员工的岗位工资。操作如下：

第一步：进入“人员信息录入”界面，在主菜单中选择“查看”菜单下的“查询”，进入“通用查询”界面框.第二步：在“备选指标”框下选择“新工资变动子集”，将“职员岗位”指标选入“查询条件”框，建立查询条件“职员岗位一七级”，点击“查询”按钮;第三步：当出现提示“是否和上次查询结果合并？”选“否”，当提示“共有XX条记录符合查询条件，是否切换到查询结果显示状态？”时，一定要选“是”，则切换到查询结果显示界面。这个界面与信息录入界面相同，但只显示符合查询条件的记录信息。第四步：在主菜单中选择“编辑”下的“批量修改”，进入批量修改界面框;第五步：在“可选指标项”框中选择“新工资变动子集”下的“职员岗位工资”和“起薪时间”指标项并移入“已选指标项”框，将“职员岗位工资”的修改值输入为“2070”，“起薪时间”修改值输入为“2018-07”，并对“增加新分录”和“从最大分录复制未修改项”进行框前勾选，点“开始修改”按钮，即可完成对筛选信息的批量修改，见图2。

需要说明的是：这一技巧目前气象系统内会用或敢用的不多，主要担心操作不好造成数据混乱，但经作者多年实践，证实是切实可行的实用技巧。7查询与花名册功能的联合使用

系统查询出的信息因格式和内容等原因并不能直接作为信息来提供，须按相应指标导出为电子表格文档并经编辑加工，才能成为符合管理决策和用户需要的信息数据。实现这一过程需要将查询功能与花名册功能配合使用，其操作关键点是在花名册界面的“数据来源”选项中选择“查询结果集”。建议将某些重要或时常用到的查询条件保存为固定的常用查询条件，并在花名册模块中保存为相应的常用花名册，在不同的统计时间节点，只需选择相应的常用查询和常用花名册，就可将筛选出的信息导出。

8在升级的新系统中保留历年报表和花名册的方法

系统是需要经常更新升级的，特别是每年做年报前，都需要对系统进行升级完善。平时常用的升级方法是接收新的标准库，此法方便快捷，但不足之处是升级后原来保存在库中的、历年所做的各类报表、表样、常用花名册都没有了，想要查看历年报表只能在新系统中重新接收以往的报表文件或者恢复或切换到以前的数据库，给管理和信息统计工作带来不便。利用接收库结构则可以有效解决这一问题。操作方法：

第一步：先将未升级的系统数据库备份，并将库中各类数据全部发送出来;第二步：关闭系统，shift+指向新的标准库文件，切换到升级后的新标准库;第三步：打开系统，在主界面点击“系统管理”下的“工具箱”，进入工具箱界面，点击菜单上的“下发结构”按钮，弹出“创建下发结构”框，选择下发结构方案中的所有子集，点“确定”按钮，则新的系统结构就保存到指定的路径文件中;第四步：在工具箱界面点击“恢复”按钮，将未升级前备份的系统数据库恢复;第五步：重新进入工具箱界面，点击“接收结构”按钮，将新的库结构接收进来;第六步：将原来发送的数据全部接收回来，系统升级完成。此时重新进入系统的报表模块和花名册模块就可以看到原来保存在库中的各类报表和花名册了。

以上方法是笔者多年实际工作经验的总结，期望能对同行在工作中有所帮助和提高，让气象人力资源信息采集统计系统数据维护工作变得更加精准、快捷和高效，更好地为气象事业的发展提供服务。

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