| 标题 | 运用多种方法提高医院办公室行政管理效率 |
| 范文 | 马润娟 王韶平 蔡卫政 张轶杰 摘要：医院的内部管理和内涵建设都离不开医院办公室，为适应新形势的发展要求，其行政管理需跟上时代的节奏。办公室管理在坚持基本原则的前提下，需提升领导力，以人为本，为职工搭建合适的学习成长平台，创造良好的工作氛围，注重高效沟通。本文对新时期办公室职能的转变进行分析，并结合多种管理方法探讨如何提高行政管理效率。 关键词：医院;办公室;管理方法;行政管理效率 中图分类号：R197.322 文献标识码：A 1新形势下办公室职能的转变 1.1以创新工作促服务 医院办公室是一个综合性部门，是医院连接内部和外部、上级和下级的枢纽，充当参谋助手、综合协调、承上启下的职能，办公室工作效率和管理水平的高低直接影响部门的运转效能。因此在新形势下要想做好办公室工作，需要把握社会发展的趋势，从整体的发展战略入手，从战略的格局规划出发，培养员工责任心，提高员工的职业素养，增强员工的工作兴趣，提升员工思想觉悟。有勇气在面对新问题、新情况，勇于思考探索。 1.2在识人用人上着力 尺有所短，寸有所长。用人之长、避之其短。识人和用人是一个领导所必需做的事情，一个成功的领导者，必然有着发掘人才、知人善任的优秀品质，能够最大化的发挥员工的能力，也能够在团队中和员工共同成长、共同进步。识人是对下属能力的认知，包括下属的能力、性格、擅长的领域以及学习成长的空间等，用人主要是根据员工的特点，将其放在最合适的工作岗位。同时还应当注意下属的情绪和需求，针对下属普遍的需求情况，制定相应的奖惩制度，激发工作的热情。另外，还需要给下属营造良好的发展空间，将下属的成长作为团队的责任，实现共同成长的目的。 1.3在培养人才上下功夫 以人为本，加强人才培养力度，给予学习机会，为个人提升创造条件。通过鼓励机制，调动工作人员的积极性，使其全身心投入办公室的工作;通过合理的工作安排，充分发挥工作人员的才能，达到人力资源利用的最优化;通过合作机制，让工作人员在与本部门或其他部门交流的过程中取长补短，进一步提升自我。 1.4在服务决策上求突破 紧紧围绕医院中心工作，加强对医院发展趋势的判断，充分运用质量管理工具，分析医院发展的优势、劣势、威胁及机会，善于研究医院发展的工作思路和运行路径，为领导当好参谋，助推医院发展。 2具体方法 2.1运用DISC性格测评发现人才 2.1.1D ISC的概念 DISC是一种研究人们性格的理论，主要是研究人们的行为语言，是著名心理学家威廉莫尔顿马斯顿博的研究成果。DISC的理论指出，人的性格分为四种特质：D型（支配型）、I型（影响型）、s型（稳健型）和c型（谨慎型）。每个人的性格则由两种或两种以上特质组合而成。看懂性格，才能做好管理。 2.1.2 DISC的作用 DISC性格测评研究结果表明，测评可为用人单位的人事甄选、录用、岗位安置提供良好的参考，并可以运用到沟通、决策、授权、激励等一系列日常管理情境中。由于不同的工作岗位的需求和智能存在着差异，因此对于领导和员工的能力以及个人特质有着不同的要求，具有不同人格特征的个体适合的职位也不尽相同，针对每种情境，认识到不同性格的人会有不同的行为、意图及回应方式。测评可帮助管理者迅速了解下属，少走弯路，让管理变得直接、高效。 DISC也是一种人际关系用语，可帮助工作人员更加了解自己，能够根据需要帮助的个人整体的性格和做事的规律进行调整，更好地应对环境或者是他人在交流、沟通、互动上的需求和转变。严格意义上讲，DISC是人们自我认知和扩展人际关系的最佳工具;DISC可以使上下级之间的沟通更顺利，利于消除隔阂与冲突;DISC可以使团队成员之间建立精诚团结与互补共赢的合作关系，以充分发挥潜能;DISC可以协助工作人员了解服务对象的特性，正确解读其传达出的需求信息，以创造更高效的服务品质。 2.2沟通技巧 沟通的定义。为了设定的目标，把信息、思想、情感在个人或团队之间传递，并实现理解效果的过程。 沟通的三大要素。有一个明确的目标;实现理解的效果;沟通信息、思想和情感。 沟通的三个方式。语言。包括口头语言、书面语言、图片或图形。肢体语言。包括动作、表情及眼神。有效的沟通能建立好动力系统、能力系统及角色系统，帮助员工发现工作的意义。动力系统对应的是医院的各类绩效分配、激励措施等;能力系统对应的是医院的外出进修、培训，为工作人员提供的个人发展平台，为能力提升创造机会;角色系统对应工作人员个人对岗位角色的认同和接纳程度。 沟通的作用。院办管理者应多与员工沟通，帮助其找到工作的目标及意义，由于每个人有着追求完美的心理，而从现阶段来讲，工作和设计就是实现追求完美的途径，帮其分析工作中能获得的潜在资源，然后在工作中所遇到的问题就会告诉每个人，在工作中得到了什么样的锻炼，提升了什么样的能力，积累了这样的人脉。事实上，无数职场经验表明，团队最大程度的效率开发，就是员工能力不断的增强。沟通有时候也是非常重要的一种手段，它不仅是一种增进感情的手段，也是激励员工上进的有效手段，所以通过有效的沟通能够创造出團结向上的工作环境，为单位的发展提供源源不断的助力。 2.3创造良好的人际、职场氛围 职场氛围是比较复杂的概念，涉及到员工的感情、集体的气氛、工作的格调和集团管理的环境。通过建立良好的人际关系，创造和谐职场环境，为工作人员营造工作的安全感，避免矛盾造成的内耗，从而将有限的时间用在提高工作效率上，增强员工对企业之间的认同感以及工作的热情，使员工将工作作为情感寄托和交流以及提高自我能力的途径。梅奥的人际关系理论对今天的社会人际关系有着深远的影响和指导意义。梅奥提出工人是追求多种需求的“社会人”，要想提高其生产的积极性，就必须对他们进行“人性化”管理，比如让他们得到恰如其分的夸奖，充分发挥他们的创造力，激励他们，关心他们等。 2.4提升领导力，打造优质团队 领导力是一个领导者综合能力的评定，也是一个团队的核心。领导力是在科学管理的基础上，对事物的看法和处理方式的一种集中体现，主要是领导者在工作中对于前进方向以及事情处理的手段等方面的领导行为，因此，只有提升管理层的领导力，才能树立不一样的思维和工作模式，为高素质的管理及工作团队打下坚实的基础。 2.4.1领导力的内涵 领导力是对于领导能力的总称，主要包括前瞻力、感召力、影响力和决断力以及控制力这五个方面。领导是站在塔尖晾望方向，把握路线的人。领导的职责就是带领组织实现其使命，描绘发展蓝图，让团队的每一个职员都能够清晰看清团队发展道路。在这方面，前瞻力是不可缺少的，只有拥有优秀的前瞻力，才能清晰看出前进道路上的重重迷雾，明白企业或者是团队发展的方向。在这个过程中，判断力是前瞻力的肯定，是前瞻力的诠释。除此之外，影响力也是非常重要的一环，这涉及到领导的个人魅力，也关系到一个团队的发展空间。只有在这五个方面都有优良表现，才能够面对狂风暴雨、面对发展的危机，进而寻找一切可能的办法解决问题。 2.4.2领导力分层解析 感召力。感召力是领导人员的情绪感染力的一种能力，不依靠物质刺激，而全凭人格和信仰去领导和鼓励的能力。良好的素质是感召力的基础;为职工谋利益是活动感召力的关键;卓越的领导能力是获得感召力的决定因素;高尚的道德品格是获得感召力的保证。 前瞻力。前瞻力顾名思义是一种预言、判断的能力。前瞻力和领导者或领导团队的领导理念、期望、发展、规划等方面息息相关，同时也与企业发展环境有着非常大的关系。 影响力。影响力就是领导者在领导过程中，有效改变和影响他人心理和行为的一种能力或力量。任何领导活动都是在领导者与被领导者的相互作用中进行的。需具备以下条件，一是关系的建立;二是沟通交流的效果;三是领导的权利;四是各方利益之间的平衡。 决断力。决断力是对突发事件或者重大决策事件表现出果断的能力。有效正确的决策是管理者各方面能力的综合体现。管理者需要有高度负责的思想觉悟，才能有正确的决策动机，才能做出科学的决策。卓越的管理者知道什么时候应依据原则做决策。有效的决策虽然是以高层次的理性认识为基础，但决策的推行以接近工作层面为准。 控制力。控制力是领导者对于组织发展方向、战略实施过程和成效进行控制的能力。其实现方式一般包括以下几个方面，确立组织的价值观并使组织的所有成员接受这些价值观;制定规章制度等规范并通过法定力量保证组织成员遵守这些规范;任命和合理使用能够贯彻领导意图的干部来实现组织和分层控制;建立强大的信息力量以求了解和驾驭局势。控制和有效解决各种现实的和潜在的冲突，以控制战略实施过程。 3結论 提高医院办公室管理水平对医院的发展有着重大意义，提升行政管理水平，打造优质团队，首先要合理用人，其次要提高办公室人员的个人素质，再次需提升医院办公室管理人员的水平，还要不断调整办公室和工作人员之间的关系，工作人员之间的人际关系，因为只有这样医院办公室才能更好地发展，个人在这样的团队中也能得以更好更快的成长。 |
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