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从0到1，企业级项目管理系统搭建

范文

王谦周小柯

[摘要] 随着信息化的高速发展、高新技术的更新迭代，现代企业对项目的管理需求从简单的单个项目管理，发展到跨区域、跨职能的多项目管理。项目管理系统应运而生，作为直观的交互式管理平台，项目管理系统对企业同时管理多个项目、提高工作效率、优化企业资源配置都至关重要。

[关键词]项目管理系统搭建

中图分类号：F270.7 文献标志码：A

一、搭建项目管理系统的背景

企业要在有限资料的条件下，按时完成多款新产品的开发，并顺利投入量产，需要借助高效的管理工具。项目经理及管理团队在项目管理系统的帮助下，可以更好地对项目资源、项目进度、项目风险等进行实时监控和正面干预。

然而，并不是所有企业都配置了项目管理系统。在传统的管理模式下，项目管理的成败取决于项目经理，由项目经理对项目资源进行协调，对项目进度和风险进行管控。这对项目经理的专业能力提出了很高的要求，但是，项目经理的能力良莠不齐，导致有的项目可以在既定的计划下有序完成，有的项目却进展缓慢困难重重。

现状往往是企业无法保证沟通的实时有效性，甚至在有限资源的调度中出现了资源无法共享、冲突日益扩大化等问题，尤其是企业的大型项目正逐渐呈复杂化和跨地域化等特点，从而严重影响了企业项目管理的效率，使得企业的战略目标难以实现[1]。

调研发现，B公司同期进行的项目数量达100多个，依靠管理人员线下统计，不仅效率低而且时效差。项目数据分散在不同的部门，拉通困难，数据统计往往需要很长时间（15天以上），准确率低，耗时耗力。此外，标准化的项目流程和优秀的项目经验很难系统化，问题容易反复发生。

从项目资源、项目进度、项目风险三方面来看，项目管理系统具有如下优势。

（1）在资源协调方面，项目管理团队和职能部门之间、不同的项目经理之间常因资源分配不均而发生冲突，项目管理系统可以直观地对资源的使用进行统计，科学地计算出资源的最佳分配方案。

（2）在项目进度方面，项目经理和管理团队可以借助项目管理系统中的项目进度计划或甘特图，掌握最新的项目进展，直观地查看每个项目的情况，对延期的项目进行赶工或变更。

（3）在项目风险方面，通过系统大数据可以抓取项目检测中的不良，推动不良解析，快速完成新产品开发。

二、项目管理系统的功能需求

按照项目管理知识体系（Project Management Body Of Book，PMBOK）中的定义，项目管理过程分为启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、收尾过程组。按照B公司的项目阶段划分，分为产品企划、设计检讨、产品验证和量产4个阶段。项目管理系统的功能贯穿整个项目阶段，助力项目管理过程。项目管理系统逻辑的划分如图1所示。

产品企划阶段：收集市场现状、客户需求、竞争社规格行业内竞争企业的技术规格，瞄准目标客户，将客户产品规格发送给设计部门，设计部门进行初步的设计检讨并输出产品检讨报告，采购部门根据检讨方案评估成本价格。与客户协商达成一致后，组织任命项目经理，召开项目启动会（Kick Off Meeting），上报审批项目立项报告。

设计检讨阶段：根据产品的技术难度和设计变更点，成立项目组，导入系统中对应的WBS（工作分解结构）模板将项目任务进行分解。设计部门进行详细的设计检讨，绘制图纸、识别设计风险点并制定对策；制造部门进行制成能力评估、识别制成风险点并制定对策、准备治具和设备；品质部门制订部品评价计划、产品验证计划。召开跨阶段评审会议，通过最高层领导批准。

产品验证阶段：试生产投入小批量样品，通过检测设备和拟态实验对样品的规格、功能和极限工作环境进行测试。使用品质工具对本阶段发生的不良进行解析以达成目标规格。本阶段同步给客户发送样品，与客户进行积极沟通，匹配客户需求。

量产阶段：项目收尾，转为运营。项目经理和项目组成员通过量产移交会议将项目文件移交给生产部门。复盘项目过程，收割项目经验，将优秀的项目经验固化到系统中。

根据系统逻辑图，开发基于Web的企业级项目管理系统，系统的功能需求主要分為以下9个部分，即需求管理、项目任务（WBS）管理、单项目管理、项目组合管理、看板管理、文档管理、项目成员管理、项目进度管理、质量管理。

（1）需求管理：在产品企划阶段，将收集的客户及市场需求，大数据管理原始规格需求。将收集的市场现状及客户需求录入项目管理系统，对原始的技术规格数据进行大数据管理。可以根据规格标准设置筛选条件进行分析对比，分析行业趋势，提前进行高新技术研发，把握市场先机。

（2）项目任务管理：项目任务分解的WBS模板导入系统，用户可以根据不同的项目类别选择对应的模板。在项目实施的过程中，系统对项目任务的计划完成时间进行监控，如有延迟则通过邮件提醒用户尽快完成。

（3）单项目管理：项目组成员和管理者可以对本项目的日程进度、交付物、项目任务等进行操作和管理。

（4）项目组合管理：管理者和有权限的用户对项目组合中的所有项目进行管理，监控整体情况，引导项目按时完成。

（5）看板管理：通过看板功能，用户可以高效便捷查看项目信息。

（6）文档管理：用户上传项目文档，审批完成后，文档存储在系统中对应的位置。功能包含版本管理、变更管理等。

（7）项目成员管理：项目经理在组建项目团队时，可以在系统中输入项目成员，以便项目任务的发布和人员工时的监控。

（8）项目进度管理：根据初期设定的项目里程碑和项目任务计划完成时间，用户可以查看项目进度计划。任务完成后，系统自动更新计划，用户可以实时查看和监控。

（9）质量管理：产品质量作为出货管控的重要标准，质量管理是项目过程中至关重要的部分。用户可以通过生产系统将生产过程中的数据上传至项目管理系统，对产品良率和生产不良进行管理。品质部门上传产品评价报告并知会项目组和管理者。

根据以上的功能和逻辑设计项目管理系统，系统地搭建使企业对项目的精细化管理大大加强，有力支撑对项目的管控和决策。

三、项目管理系统的推广

项目管理系统由专业的IT人员进行开发，系统上线前需完成管理者宣贯、用户培训及全司推广。

管理者对新系统的认同和支持对系统的推广至关重要。在系统功能设计初期应与管理者保持密切沟通，重视管理者的意见和建议。系统推广时，向管理者介绍权限和系统功能，高效的管理模式，带来人工成本的降低和收益的增加，吸引管理者支持新系统的推广使用。

用户培训可以按照职能划分来开展，不同职能部门的用户具有不同的权限和任务，组织培训宣贯及发放操作手册，务必使全员掌握新系统的使用。

项目管理系统的全司推广对系统的使用奠定了基础，企业的项目管理也将迈上新的台阶。

四、结语

项目管理系统为用户提供一个可视化的交互界面，让项目经理、项目成员和管理者清晰地了解项目信息，这样就可以全面掌握项目的执行情况，将对项目的整体把控做到心知肚明，能够真实有效地为项目管理提供决策依据[2]。项目管理系统实现了项目信息的发布和及时共享，为企业提供了一个开放的、可沟通的平台，加强对项目里程碑和关键节点管控，有效提高项目执行效率。

参考文献：

[1]赵海洋.多项目协同管理系统的设计与实现[D].西安：西北大学，2013.

[2]徐顺.项目信息管理系统研究与设计[J].计算机产品与流通， 2019（4）：110.

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