| 标题 | 城市化建设环境下城建档案管理信息化构建思考 |
| 范文 | 李敏 [摘 要] 随着互联网技术的发展，信息技术对各行各业都产生了巨大影响，而城市化进程的不断推进，人们的生产生活，都以数据的方式存在着，这也让城建档案信息数据规模不断增大，让城建档案管理上实现信息化发展，更具现实意义。在此时代背景下，相关部门更应当充分利用信息化技术，最大程度对管理流程进行简化，以符合社会信息化发展要求。文章将从城建档案管理信息化概念谈起，结合城建档案管理信息化构建的原则，提出若干对策，旨在抛砖引玉，共推城建档案事业发展。 [关键词] 城市化建设；城建档案管理；信息化构建 中图分类号：G271 文献标识码：A 互联网时代的来临，对各行各业产生的巨大影响，是每个人都能切身体会的。而在城市化建设的不断发展中，会不断生产一些基础性信息，也就是城建档案信息，对城市建设有重要的记录和参考价值。如果能够有效应用此类信息，就会为城市中的教育科研、基础设施建设等相关工作带来巨大的推进力量，有不可估量的价值。由于我国经济一直处在中高速发展阶段，城市规模的扩大，时代的变迁，也为城建档案管理带来了各种棘手问题，无论是档案管理不具备较强规范性，还是档案的较低利用率，都会对城建档案管理发展带来严重的负面影响。为了建设现代化城市，在档案管理工作上也应当和信息技术的优势相结合，实现城建档案管理信息化发展[1]。 一、城建档案管理信息化概念阐述 当前社会背景下，互联网、信息技术、电子化已经在生活中全面普及，很多互联网词汇也成了人们口中的热词，通过诸如大数据、VR技术、云计算等词汇，就能对时代发展有所感知，这也侧面证明了信息技术为人们生产生活带来的巨大便利。但是在城建档案管理工作方面，却并未能和信息技术的优势相结合，很多具体工作仍然要依靠人力进行落实，在档案收集、管理工作方面投入了巨大人力物力，不仅令档案共享度达不到要求，还容易出现各种误差。城建档案管理信息化能够弥补传统档案管理方式带来的弊端，可以增强相关部门的协作性，在档案管理各个工作环节体现信息技术的优势，令档案信息资源更具科学性，有效提升利用率。 城建档案管理信息化的主要内容包含两项。首先是建立标准规范，相关部门应当在开展档案管理相关工作阶段，和城市自身发展状况相结合，兼顾标准和规范的统一性，对不合理的地方及时进行调整，从而达到完善城建档案管理信息化的目的，为后续档案的管理和查阅工作，提供最大的便利，并减少遗漏情况。需要注意的是，标准规范的制定不能脱离国家法律法规的框架，并应当注重计算机网络的安全性，对计算机病毒进行预防[2]。 其次是建设基础设施，该项工作主要是为了降低工作人员的工作压力，加强档案管理的集中性。相关部门有必要引起足够的重视，进而保证档案信息的完整性，录入到对应电脑系统。 二、城建档案管理信息化构建原则 我国幅员辽阔，城市众多，每个城市的经济发展和信息技术普及情况都各不相同，因此档案管理的标准应当立足于城市实际发展状况制定。由于复杂性较强，这也令档案管理人员会面临诸多问题。为了减少问题所带来的负面影响，应当严格遵循以下原则。 首先，应当注重时代发展需要。在城建档案管理信息化构建阶段，应当注重文件资料和档案管理服务的契合程度，因此应当基于时代发展需求，落实档案数字化归档的工作，在需求满足上，不能单纯纠结于当前城市的发展，还应当站在长远角度，适应未来社会发展需求，保证资源利用的高效性。 其次，应当注重档案的保密性。城建档案是国家机密文件，因此城建档案管理信息化构建，应当重视数字化档案归档的保密性，严格把控各个工作环节，防止为他人所盗取，产生不必要的麻烦。 最后，应当遵循实用性原则。相关部门应当建立起对城建档案管理信息化构建的正确认识，其根本目的在于更好为人民服务，利于档案管理的信息化发展。因此在系统设计上决不能过于复杂，导致在档案入库、查询等工作上带来新的问题，进而打击工作效率，对城建档案管理信息化系统的应用带来负面影响。 三、城市建设档案管理信息化构建的问题 （一）受到传统观念较大阻碍 很多员工都受到传统档案管理方式的影响，未能真正接受信息化新观念，由于信息化管理方法相较于传统档案管理方式较为新颖，因此在档案管理方式的革新上，有很大抵触心理，因此不能有效令信息化管理手段落实于工作细节中。 （二）档案性质的影响 档案的记录性，主要体现于档案内容与形式上，信息化档案管理手段将档案保存和管理形式转变成电子化和数字化，这就让档案原始记录性内容也消于无形。而且当前管理软件在开发商步调不统一，整体性不強，没有强有力信息因素做后盾，制约了档案管理信息化的发展。 四、城建档案管理信息化构建措施 （一）城建档案管理信息化系统结构方案 该方案在设计阶段，应当严格依照档案信息化构建的国家标准，城建档案管理软件应当具备网络检索功能，可以让用户根据自己的需求实时浏览，而且在文件存储格式上应当匹配多类型。城建档案管理信息化系统应当对数据进行严格管控，包括数据收集、浏览、整理、检索等各个方面，加强文档整理的整体性，对业务流程应当提高掌管效率，对信息资源进行高效开发和应用。单位内部的档案信息保存，以及单位之间的档案资料交换，与城建档案管理信息化系统的兼容性、通用性息息相关，因此一定要提高兼容性和通用性。 除此之外，在硬件设备上也应当加大投入力度。城建档案管理工作中离不开各种硬件设备的支持，例如扫描仪、计算机、打印机等等。欲实现城建档案管理信息化发展，就要立足于实际情况，加强当前硬件设备的使用率，并重视未来可能应用的硬件设备，包含路由器、数据库服务器等。最后应当强化电子文件的归档工作。城建档案管理系统应当在建立准则上趋于统一，与社会服务目标群体相对接，提升电子档案归档的速度[3]。 （二）强化城建档案数字化构建 鉴于城建档案信息有效反映城市建设工作情况，因此有必要对其完整性和真实性，予以充分重视，从而加强在现实环境中的应用程度。在城建档案管理信息化工作中，应注重两个方面工作的落实，首先是建设数字化城建档案，其次是总结数字化电子文件。前者可以利用输入设备、扫描仪，通过扫描、压缩存档方式实现纸质到数字化的转换，并合理进行归类。这种转换并不是简单的纸质到数字化的转换，而是将信息技术的优势和城建档案管理工作相结合，应用更多形式的载体，在突破地区限制的条件下，加强城市工作的展示效果，实现档案信息服务的多元化发展。 接下来是总结数字化电子文件工作，资料的真实性与完整性，可以直接对城建档案管理系统的运行稳定性，产生较大影响。基于此，相关部门应当在国家标准框架下，基于国家经验，落实收集电子文件内容的工作，防止城建档案管理信息化构建工作中行差踏错。这也是对自身工作的良好总结，在不断对问题进行总结和分析的同时，能够有效纠正问题，从而形成良性循环，利于城建档案管理信息化发展。 （三）提升城建档案管理人员的专业素质 由于城建档案管理信息化构建，相较传统，在工作方式上有了较大的改变，从单一的紙质档案整理，转向信息技术应用于网络空间安全性维护，因此对管理人员的要求也相应提高。具体要求上，工作人员不仅应当加强自身档案管理知识的专业性，强化自身档案学、信息传播学的学习，而且还要掌握一定程度的计算机水平，例如通信技术、信息管理、计算机辅助设计等。因此档案管理人员一定要保持知识学习的敏感性，档案管理单位也需要定期开展针对性培训，并完善考评机制的科学性，定期或不定期对档案信息化管理掌握情况进行检查，从而对管理人员的专业素质了如指掌，为后续工作打下良好基础。与此同时，对于表现较好的管理人员，应当适当给予奖励，发挥榜样示范带动作用，增强全体档案管理人员的工作进取心。同时应当注意，在业务能力培训之外，还应当强化档案管理人员服务意识的培养，树立职业道德，从而在长远角度上，保证档案管理信息化的发展。 五、结语 综上所述，城建档案管理信息化构建应当注重和时代发展需求相结合，注重档案资料的数字化管理，并加强档案管理人员服务意识和专业素质的提升，进而满足城建档案管理信息化发展要求。 参考文献： [1]周惠英.新形势下城建档案人才队伍建设的思考--以杭州市城建档案馆“干、学、评”为例[J].城建档案，2014（2）：18-19. [2]鞠红旗，谭淑红，王玲超，等.基于“一张图”的智慧城建档案信息管理平台研究及应用[J].城建档案，2019（5）：11-15. [3]许盛伟，宫辉力，石若明.基于GIS的城建档案管理系统的研究与设计[J].计算机工程与应用，2005，41（31）：192-194. |
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