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标题

HRIS在企业中的实施效果分析

范文

王东昌

[摘? ? 要] 人力资源信息系统（Human Resource Information System，HRIS）的建设和应用是企业规范人力资源管理、加强人力资源管控和提高人力資源管理效率和质量的有效抓手。HRIS系统将企业的人力资源进行科学地计划、管理和控制，系统有效地规划和实施提升HRIS项目应用能力，更重要的是以HRIS项目实施为契机，推动人力资源管理改进，全面推动人力资源管理标准化、规范化、信息化。通过为诸多客户实施自主研发的HRIS系统，为客户达成了转变管理理念、规范管理工作、提升管理层次的目的;结合多个项目的实践经验，从HRIS与人力资源管理工作结合的3个阶段来阐述这个过程是如何实现的。

[关键词] 人力资源管理;信息化;管理自动化;柔性;创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 040

[中图分类号] F272.92? ? [文献标识码]? A? ? ? [文章编号]? 1673 - 0194（2019）21- 0103- 03

1? ? ? 3个阶段的划分依据

HRIS在企业实施的时候，其与企业人力资源管理工作结合的深度和广度持续加深，人力资源管理人员和员工用户对HRIS的了解也逐步深入，HRIS在于实际的管理和业务结合后，在实际应用中会形成3个不同的阶段：HR流程自动化、提高管理决策有效性、提升企业的柔性和创新性。如图1所示。

这3个阶段逐步提升，在时间上是依次出现的，上一个阶段完成后，才具备进入下一阶段的条件;阶段提升给企业带来的改变和提升也逐步提高，HRIS所产生的价值也随着阶段的提升而变化。

在笔者实施的客户中，这3个阶段依次晋级所需时间并不固定，有的企业实施达到第一层之后，经过一个季度左右的时间就可以达到第二阶段，第二阶段经过三个季度的时间基本可以达到第三阶段;而有的企业达到第一阶段之后，要经历很长时间才能达到第二阶段。综其原因，阶段提升所需要的因素是多样的：企业所属的行业特点、企业的战略目标、人力资源管理人员的整体素质水平、人力资源日常业务专员的专业度、企业的软硬件基础设施、HRIS主管领导的思路等，其中，HRIS主管领导的思路最为重要。

2? ? ? 3个阶段的定义及说明

HRIS在企业中实施的3个过程之间具有清晰的差别，分别有各自的特征和影响范围。

2.1? ?HR流程自动化

企业在引入HRIS的初始阶段，一般是从成本的角度考虑以一个软件平台来替换分散的多个系统或者手动的Excel操作，希望以一个集成的系统尽可能最大范围地实现HR流程自动化，通过提高HR操作的效率和生产力，节约HR部门的预算。

这个阶段基本集中在HRIS的实施、上线期，在这个阶段，企业会与顾问团队之间进行流程梳理、软件架构设计、软件上线准备和软件启用，这个阶段的重点在于将原先HR的实务性工作在HRIS中做流程重新梳理和具体落地。这个阶段一般是整体规划，分步实施，先做最低限度的软件功能实现，借助HRIS的规范来梳理原有的工作流程，把规则明确、实务中操作量大的工作交给软件进行处理。一般来说，这一阶段在很多企业所定义的HRIS上线的全部，其模块涵盖了HR工作的方方面面：人事、考勤、保险、薪资、绩效、培训、招聘等，所有这些模块在HRIS中是由一系列的流程来对应的，例如考勤模块，是由排班管理、刷卡数据采集、考勤记录计算、请假管理、加班管理、年假管理、补休时数折现、出勤记录计算等流程构成，每个流程有一系列的软件功能构成。通过HRIS内部的参数、配置等即可实现企业实务流程的落实，将原先工作量非常大的工作自动化。

另外，在这一阶段的另一个重点是实施全员HR，通过员工自助平台的实施，建立人员自助、部门助理协助、HR主导的HR管理层级，所有人都纳入其中，提高各项工作的响应速度和及时性。

2.2? ?提高管理决策有效性

第一阶段实现后，随着HRIS系统的运用时间越来越久，对系统越来越熟悉和适应，HRIS系统带来的更大的好处是企业内部的信息更加透明，信息传递和利用更加高效，人力资源管理得以优化，在信息集成和共享的基础上管理层的决策效果和效率大大提高。也就是HR流程自动化转变为提高管理决策有效性。在这个阶段，企业关注的不再是HRIS系统功能层面的应用，而是对系统中数据的运用和对流程的优化。在第一阶段将流程固化并按照流程产生了相关数据的前提下，对当前HR工作的数据化基本实现，HRIS已经具备了从数据层面还原实际工作的能力，这时，对于HR的要求会进行转变，由原先的实务型的操作者转变成管理规则的制定者和掌控着，各项单据的审核审批工作更多地落在HR部门，此时对于决策的效率和效果就会提出更高的要求。

以企业的加班审批为例，企业内的员工工作安排，是随着企业的各项计划进行安排的，是考虑到生产、运营的均衡和效率和企业的成本的，这时不同的企业对于加班就会存在很多种不同的策略，有的企业为了节约成本，提高员工收入，就会采取较少的排班员工，安排较多的加班来补足资源的不足;而有的企业资源相对充沛，更多关注的是员工的工作效率，这样就不会允许员工太多的加班。应对这些情况，具体的执行策略就是企业对于加班的管理要求。

企业考虑用人成本，采用较少员工排班，安排较多的加班来补足资源的时候，员工的加班也不是可以无限制的，相比于招聘更多的员工所产生的人力资源成本，安排人员加班所产生的加班费也是有一个界限的，超过这个界限的话企业所付出的加班费比招聘更多的员工所支出的成本更高。企业控制加班时数需要从整体的加班费的增加情况来看，而已经产生了多少加班时数，对应产生了多少加班费这些在HRIS里面是已经存在的，将这样的信息提取出来，按照企业的加班费管控级别汇总在一起，在主管在做每一次加班申请的时候，按照管理规则实时给予提醒;假设生产部门当月的加班费不允许超过50万，经过HR与生产部门共同协商，生产部下属各个子部门各自的加班费上限值是多少，同时设定如达线50%提醒、85%警告、110%禁停的规则，这样在所有的主管进行审核的时候，系统能够第一时间给出反馈：打开审核单据，审核之前，系统就给出一个提示信息，当前这个部门的加班上线已经达到多少，当前这张单如果审核通过会产生怎样的增加幅度，会不会超过禁停线。主管在这样的信息提示的基础上去做决策，是非常高效和准确的。

2.3? ?提升企业的柔性和创新性

HRIS系统更高一步的目标是提升人力资源管理的适应能力，通过实现HR对每个员工进行跟踪管理，帮助HR进行更为灵活的管理决策;同时HR系统的快速简单落实方案的能力，使HR具有更好适应新情况的能力，帮助HR更好地满足其他业务部门的新需求，提升企业的柔性和创新性。

在竞争性市场条件下，企业通过培育自身资源和能力，持续有效的向市场提供产品或服务，并获得盈利从而提高自身发展。企业为了保持竞争优势，必然需要推行以客户所需为目的的企业文化;这时企业内部的人力资源、组织资源、管理资源等等如何让企业具有某方面的优势，在不同的企业会有不同的做法;应对变化的市场和需求，企业内部的各项制度、规则、安排也会在企业文化的指导下做必要的调整，以提升企业的柔性和适应性。

仍然以企业的加班管控为例，首先不同月份的加班标准是不同的，不可能一条线划死，那就需要按照不同的月份、行程安排去做差别的管理;同时，不同的部门之间可能存在互相调剂或者配合的需要，那就要在标准规则的前提下，提高标准的调配灵活性;同时根据实际的需要，调整申请时数的禁停比例。不同的部门，在不同的月份，设定的标准是可以随需调整，同时其相关的规则也可以随需调整，这样的方案可以让HRIS更好地适应企业的实际业务，配合企业的运营，增加企业的柔性。

另外，在上述做法的前提下，企业希望进一步提升人力资源管理的能力，在大数据的前提下，梳理企业每个产品、服务里投入的人力人员结构是什么，人员结构怎样变化最优化？公司最关注的产品、服务和最不关注的产品、服务是什么？人员投入和公司战略之间，是有直接对应关系的，那么目前到底是正相关还是负相关？如果是负相关，那HR 要怎样进一步干预？这就是一个创新的管理手段。

HRIS在实施到这一个层级的时候，将会彻底地改变企业的人力资源管理结构：在原有的管理基础之上发展出来，但是是对原有管理的深度否定，在否定的基础之上，创新方法、落实规则，再否定之前的否定，新的制度形成，新的方法得到落实，人力资源管理晋升到更高的层级和水平。

3? ? ? 3个阶段之间的发展关系

3.1? ?HR流程自动化转变为提高管理决策有效性

人力资源管理部门主要执行的业务划分为管理业务和服务业务两类内容，HRIS的实施同时强化管理和服务业务的能力，将实施阶段从流程自动化提升到提高管理决策有效性。

在服务业务方面，项目实施前就已清晰的梳理人力资源管理业务流程和管控节点，明确管理目标和管理任务，关注点在于管理成本的降低和效率的提升，对符合既定规则的流程充分授权相应管理者直接审批，对日常业务管理工作由人为审批转变为以标准为依据的自动截停，主管只需事后监控，减少审批流程，提升业务工作效率。同时基于员工自助的信息化平台，有效推进员工自助服务的理念，缩减人力资源承担日常服务职能的工作量，同时提升服务业务的便捷性，提高员工满意度。

在管理业务方面，人力资源部门能够全面掌控各类人力资源信息数据以及大数据积累形成的人力资源关键指标及其趋势，能够直接且宏观的了解人力资源现状和管理需求，有效提升管理决策的及时性和有效性，充分应对激烈市场竞争对人力资源管理决策运用的要求。

3.2? ?提高管理决策有效性到提升企业柔性和创新性

随着HRIS对管理决策有效性的提升，人力资源管理职能从人事管理业务向人力资源规划业务职能转变，人力资源管理人员的主要任务不再单纯是人力资源日常业务的执行，而更多的将成为人力资源管理业务领域的专家，研究人力资源管理发展目标，建立人力资源管理体系、规范、支持各级管理者实施人力资源管理工作。推动人力资源从人事管理阶段向战略人力资源管理阶段的快速转变，实施的阶段就转变为提升企业柔性和创新性。

4? ? ? 3个阶段各自的价值

4.1? ?HR流程自动化

项目实施过程中，将整合客户公司的人力资源管理业务，推动人力资源管理业务的统一和规范，在流程设计时，不仅仅需要考虑效率和便捷，更多的是需要完整体现流程合法、合规、合理的需求，规避因执行不规范引起的职责冲突或者管理风险。

HRIS项目的统一流程设计，推动客户人力资源管控业务的直接落地，分子公司、各部门难以突破人力资源管控战略和管控要求，推动企业建立统一的人力资源政策目标和管理模式。

4.2? ?提高管理决策有效性

HRIS系统将大量引用自动触发、规则固化、分权审批等管理模式，通过预先规范设计的业务流程的信息化设置，将极大地提升人力资源管理业务流程的效率，人力资源管理人员可以进一步专注于人力资源管理规范化过程设计和执行监督，循环促进人力资源能力的提高。

在HRIS项目运行阶段，基于大数据分析的人力资源管理模式，将对人力资源各项管理指标进行监控、趋势分析回归分析，成为人力资源战略规划和流程设计的重要依据，促使基于数理模型的人力资源管理成为可能，人力资源管理不再是简单的员工招聘、培养、调配、薪酬、绩效等等传统各模块的执行，而是基于数据的精确管理过程，在兼具管理科学性和艺术性的工作上，更倾向于在数据和模型的艺术舞台上科学实施。

4.3? ?提升企业的柔性和创新型

HRIS的进一步实施，将引发人力资源管理业务和服务业务分离、人力资源管理人员也将出现分化，一部分人员专注于战略规划，管理体系和流程设计，另一部分人员专注于人力资源管理业务的执行。业务分离的同时将推动各项业务实施的专业化，派生人力资源政策规划中心、共享服务中心等虚拟组织机构的出现，进一步提升人力资源管理专业化。逐步推进员工职业生涯管理体系的全面应用。将员工各岗位、职级的岗位资格要求划分为包含学历、专业技术能力、培训、行为规范等多个方面的具体、细致、可量化的资格要素。通过员工资格状况和岗位资格要求的比对，一方面有利于企业了解员工职业发展的方向，另一方面也有利于员工制定职业发展目标。

5? ? ? 总? ? 结

人力资源领域有一句话：“三流的企业管理考勤和纪律，二流的企业管理绩效和薪酬，一流的企業管理战略和文化”。人力资源管理的侧重点其实展现了企业人力资源管理的水平。但是高水平的管理不是一蹴而就的，而是需要经过很多年的积累和思考;做这些事情，其实工具不难，方法不难，流程、理念都不难。最难的是能够具备掌握工具、方法、流程、理念，并在合适的时间，合适的节奏设计出来这种方案的人员和HRIS供应商。

HRIS实施3个阶段，让企业人力资源管理提升的成功率更有保证。

主要参考文献

[1]蔡翔. 企业盘活内部人力资源的思路和做法——以浙江A公司为例[J].中国人力资源开发，2009（11）：18-21.

[2]李凯. 大数据背景下商业银行人力资源信息化创新应用研究——以A银行苏州分行为例[D].苏州：苏州大学，2016.

[3]楼旭明. “互联网+”与现代企业人力资源网络化管理[J].企业经济，2016（5）：111-115.

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