| 标题 | 浅谈提升现代院所治理中信息化办公水平的对策 |
| 范文 | 吴彦澎 李昀 李潇 [摘 要]本文以北京市农林科学院为例，从加强顶层设计、聚集多方资源、提升协同办公等方面列举了院所治理的创新措施，阐述了从传统办公模式向现代院所高效治理的信息化办公模式转变取得的成效，分析了科研单位在创新管理方式中存在的主要问题，提出了要树立系统思维、转变建设理念，加强统筹规划、做好系统整合资源共享，创新管理机制、健全保障措施等提升科研单位信息化办公水平的对策，以期为破解管理难题、提升现代院所高效治理水平提供参考。 [关键词]现代院所;信息化办公;农林科学院 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.037 [中图分类号]R197.32[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-00-03 0? ? ?引 言 中国共产第十八次全国代表大会提出实施创新驱动发展战略，将科技创新作为未来提高社会生产力和综合国力的战略支撑。习近平总书记在中央财经领导小组第七次会议上强调，要按照遵循规律、强化激励、合理分工、分类改革要求，继续深化科研院所改革。科研院所作为我国国家创新体系与区域创新体系的中坚力量，应主动适应信息技术快速发展的新趋势和新要求，积极研究提升科研单位办公信息化水平的理念和方法，高质量地推动信息化建设的跨越式发展。 1? ? ?信息化办公在现代院所治理中的意义 我国正在积极实施国家治理体系和治理能力现代化建设，国家治理体系的不断丰富和完善对现代科研院所高效治理提出了具体明确的改革要求。从“管理层面”向“治理层面”的转变是科研院所改革的核心内容，科研院不仅需要通过一系列制度创新现代科研院所治理体系，不断强化顶层设计，还要在治理模式的探索中不断提升治理的有效性，满足治理能力的现代化需求。科研治理体系是通过相应机制，以先进的理念、高效的手段、完善的机制集成不同科研要素，使其相互效力，发挥有机整体的价值。办公自动化水平制约了科研治理效率，通过信息技术路径开发一套科学有效的办公平台系统，确保体系运行的科学化、现代化和高效率，是现代院所治理的主要途径之一;进一步延伸，就是通过现代信息技术，整合互联网、人工智能、物联网、云计算、大数据等方式和手段，构建正式、非正式的运行规则和制度体系，高效合理地配置责、权、利，让科研院所的管理层面更加智能化、多元化、科学化、精准化，协调科研院所各方利益关系，实现科研院所相关者的整体利益最大化和治理高效化。 2? ? ?创新工作取得的成效 农林科学院于2016年启动了协同办公平台建设，目的是确保体系运行的科学化、现代化和智慧化，从而实现学院资源的优化利用，进一步提升科研创新能力和现代化管理水平。 2.1? ?协同办公平台 2.1.1? ?OA办公管理系统 OA办公管理系统集内部通讯、信息发布、流程审批、知识管理、协同工作、辅助办公为一体，实现高效电子化协同工作，并积累工作成果，创新知识管理体系。 2.1.2? ?人事管理系统 人事管理系统可以对农科学院1 219名职工、510名学生、768名外聘人员进行信息管理。具体涵盖了人员基础信息管理、人事变动、人才项目、博士后管理、退休管理、职称管理、合同管理、继续教育、工资管理等各类人事相关数据业务，形成了完备的人事信息库。 2.1.3? ?国际合作交流系统 国际合作交流系统实现了科学院各类合作交流项目的申报及管理，国际组织和外来人才的记录、国际会议、对外合作协议、联合研发机构、外宾团组接待情况的登记，护照的管理、使用以及在线办理跟踪等。全面提升了科学院对外合作交流事务的管理水平，方便了广大职工。 2.1.4? ?财务管理系统 财务管理系统按照财务业务管理需求，涵盖经费到账、下拨、支出、对账查询等业务，实现院所两级财务标准化协同管理，保证财务数据管理业务理规范化、精准化，简化烦琐的数据校核操作及业务办理流程，提高财务工作效率。 2.1.5? ?科研管理系统 科研管理系统涵盖院科研处及14个所（中心）的所有科研业务管理功能，实现科研事务院所两级管理。该系统侧重于用户数据填报及个人数据管理，院级用户侧重于数据统筹管理及综合查询。 2.1.6? ?科技推广服务系统 科技推广服务系统立足科学院科技推广工作，通过串联专家、基地、推广成果、实用技术等信息，实现科技成果推介，专家基地对接、重点帮扶、推广项目管理，提升院农业科技推广与服务水平。 2.1.7? ?基建管理系统 为了满足基建规划处对农科院基础设施规划建设管理工作需求，基建管理系统实现了院内各类重点基建项目报建、审批及办理。 2.1.8? ?行政管理系统 以构建科学院行政资产台账为目的，行政管理系统实现了院内房屋及土地等资产信息管理。 2.1.9? ?综合服务系统 综合服务系统面向科学院后勤工作管理需求，以实现科学有效管理与方便广大职工业务办理为目标，实现全院行政后勤工作的信息化管理与服务。 2.2? ?移动办公平台 随着技术更新的步伐不断加快，移动办公是大势所驱，未来愿景是把办公“揣”兜里。农林科学院协同辦公平台化逐渐向移动化延伸，建立了科学院企业号，提升了办公的便捷性与工作响应的及时性。协同办公平台中，流程审批等基础功能全部实现移动化办公;建立了院公众号，构建科学院对外消息发布渠道，成为宣传的重要窗口，同时服务党建、人事招聘、科技创新、老干部活动等宣传工作。 2.3? ?协同办公系统的特点 2.3.1? ?协同性 农林科学院协同办公平台的启用，消除了系统间壁垒、打破了信息资源部门的割据现象，构建了全院的数据资源池，建立了协同体系，成功实现了3个层面的协同。①组织协同：构建了科学院所两级统一的组织架构体系和功能权限体系，实现全院一盘棋，领导以及职工在平台上都有明确的工作权限。②工作协同：利用工作流技术构建电子流程审批协同体系，实现院所两级逐级审批，为以后全面实现无纸化办公打下基础。③业务协同：实现跨业务的数据共享协同体系，在保证纵向业务高效运转的基础上，增强横向的数据产出、数据共享能力。 2.3.2? ?便利性 ①统一登录，全网通：实现所有业务系统的统一入口、身份全网通。②固定工作一键完成：为科研、人事、计财等科室定制开发了常用报表一键生成功能，实现跨室数据的按需调入，让原本复杂烦琐的工作变得简单、随时、高效、精准，极大提高了工作效率。 2.3.3? ?实现数据融合 平台采用数据构建与业务系统构建相分离的设计模式，健全数据间的关联关系，从根本上保证各业务系统间数据的互联互通性，建立全院统一的数据资源池。随着各业务系统的上线运行与数据的不断完善，平台将从人事、科研、财务、资产等方面对数据进行深入挖掘和系统分析，为科学院领导的科学决策奠定数据基础。 2.3.4? ?个性化服务 随着系统的深入推广与广泛应用，平台可以根据不同用户的需求提供个性化服务，定制个性化界面。例如，面向科学院领导提供业务审批、日程安排、综合查询分析功能及界面;面向处室及所（中心）提供业务管理、计划监督等方面功能及个性化界面。 3? ?提升信息化办公水平的障碍 3.1? ?建设理念有待转变 农林科学院高度重视办公自动化建设，不仅投入了大量的人力、财力，还采购了先进的硬件设备，配备专业的机房设施，自主开发了多个信息系统，但大部分领导和科研人员传统的办公观念仍根深蒂固，将信息化办公手段仅当作一种辅助工具，总体上对科学院办公自动化建设的全面革新、深刻调整、丰富内涵和重大意义认识不充分。大部分职工更习惯于书面办公，无纸化办公需要借助平台的深度推广应用实现。此外，科学院还要完善办公自动化系统，打破实际办公和平台化办公的障碍，提升平台与实际业务的贴合度。 3.2? ?平台整体协调推进不足 办公自动化建设是一项浩大的协同工程，涉及全院各项工作的方方面面。在统筹层面，科学院成立了办公自动化领导小组，具体分布在院办公室、科研处、人事处、行政处等多个职能部门，没有形成高度统一的协作意识，导致各业务系统独立建设，前瞻性不够、集成度不强、整体性不足等，无法形成建设合力;导致资源浪费，任务交叉，形成信息孤岛，不符合当前整合共享的要求。而开发人员缺乏对业务需求的准确把握及对系统功能的充分认识，已建系统存在很大程度的功能重复、资源堆叠问题。 3.3? ?更新迭代不够充分 农林科学院先后开发了包括协同办公、科研管理系统、财务管理系统、后勤管理等系统，有效提升了科研管理的效率。但随着信息技术日新月异的发展，信息技术的更新迭代不够及时，有些早期开发的信息系统数据难以实现数据共享应用，应用较早的系统因无法集成到平台中反而束缚了平台功能的延伸。特别是随着云计算、大数据、区块链等技术逐渐成熟和普遍应用的当今，无法引入这些新技术，将无法真正发挥这些技术的信息共享、高效协同等优势。 3.4? ?高效规范的机制尚未完成 规范的管理机制是办公自动化建设的核心，在组织有序、管理有效的基础上，采用日益成熟的信息技术手段，能发挥事半功倍的成效。目前，农林科学院业务系统多由各部门独立建设维护，缺乏强有力的协作机制与运维保障，导致科学院权责不明、效率低下、管理松散、成效甚微。 4? ?提升信息化辦公水平的对策 4.1? ?树立系统思维，转变建设理念 一是建立信息化平台，以标准统一、数据共享、协作分工为抓手，整体配置项目人员和进度;二是从科研院所治理角度为切入点，将办公自动化、信息化建设水平提升到现代院所管理制度规定的高度，以实现科学院治理体系和治理能力现代化的目标，实现整体效能的最大化;三是树立系统思维，增强科研人员的服务意识。 4.2? ?统筹规划，做好系统整合和资源共享工作 办公自动化系统是一个既需要顶层设计，更需要不断积累经验的复杂的系统工程。要做好信息资源、数字化资源及档案纸质资源的整合工作，就要对全部的结构化与非结构化资源进行分类，按需建档和存储，并在此基础上构建统一数据库，将符合共享标准的数据资源接入平台，备份需要更新换代的系统资源，重新设计并统一加入平台。同时，做好身份认证系统建设与平台管理维护工作，通过单点登录与统一管理的方式保证使用者的便捷程度，提升管理的便捷性和高效性。打破业务流程局限、资源孤岛障碍，避免权限管理混乱，实现办公自动化向集成有序转变，将提升“一站式”服务能力作为平台建设的核心目标。 4.3? ?加强组织协调，整体推进平台建设工作 通过组建以院领导为首的信息化建设专项领导小组的形式，抽调各业务部门精干人员，使他们熟悉系统工程相关知识，全程跟踪系统规划、设计、开发、运维、管理和维护等过程。充分发挥领导小组的督导作用，协调各相关责任部门建立有效的工作保障机制，细化各项指标，保障项目时间进程，狠抓任务落实，确保项目顺利实施。 4.4? ?加强信息化人才队伍建设 通过项目实施、技术引进、协同开发等方式，有针对性地培养和引进信息化人才，提升现有信息化人才队伍的工作能力;加强业务能力培训，提升信息化人员自主学习能力与解决问题能力;进一步完善人才激励机制，调动科研院所信息化人员的主动性、积极性和创造性。 注：李昀，通讯作者 主要参考文献 [1]郑娟，罗昌俊，王小飞，等.科研院所信息化水平提升策略研究 [J].中国管理信息化，2017（21）：75-79. [2]李慧聪，霍国庆.现代科研院所治理：内涵、演进路径及量化体系 [J].科学学与科学技术管理，2015（8）：10-17. [3]尤功胜，冯艳，朱兰.高职院校科研治理体系构建研究[J].中国管理信息化，2018（16）：252-253. [4]林修竹，熊兴平.智慧治理视角下科研院所信息化建设思考[J].中国管理信息化，2019（17）：62-65. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。