| 标题 | 高校办公自动化系统的创新与应用 |
| 范文 | 范晓雯 【摘 要】本文结合高校办公自动化系统的运用实际，从多方面研究高校在信息化办公中存在的问题和发展方向，从而更好地实现高效、高质办公模式。 【关键词】办公自动化 移动办公 高效管理 办公自动化 （Office Automation，简称OA）始于20世纪60年代，80 年代开始在我国得到发展，进入21世纪后，随着计算机与信息科学的不断发展，互联网技术的逐渐成熟与完善，办公自动化的发展更为迅猛。 近年来，办公自动化系统在各类工作中的应用越来越广泛，尤其是在高校这种信息需求量大、急需教育创新和科技创新的单位，对办公自动化系统的需求会更大，使用要求也会更高。 一、高校办公自动化系统建设的必要性 1.通过办公自动化系统的使用可以减少资源浪费、降低管理成本。目前高校的办公自动化系统中基本包括邮件收发、公文处理、会议通知、信息通讯等内容。通过这些内容的使用可以大大减少纸质文件的印发，有效地节约资源，减少了人力、物力、财力。 2.办公自动化可以大大地提高工作效率、规范管理流程。在高校这种办公面积较大，办公室较零散的单位，通过办公自动化可以大大缩短公文签字所花费的时间，尤其在有多个校区的高校，通过网上的文件拟稿到审核再到领导的会签、签发，可以节约大量的时间；而且发文必须通过一定的程序，从而提高了办公效率，也规范了管理流程。 3.办公自动化可以有效地实现资源共享。高校管理工作中所涉及的信息量大而复杂，通过办公自动化系统中一些文件、通讯录和教学资源的上传，能让高校管理者及全校教师根据权限充分占有信息，随时了解学校的运行情况，有助于管理、教学、科研，还可以有效地减少会议的召开。 4.能使学校各层面之间的信息沟通更便捷。在传统的办公模式中，学校师生要向领导反映问题只能通过教代会或学生座谈会等途径层层上传，无时效性，容易耽误问题的解决，运用了办公自动化系统之后，师生们可以直接通过系统中的书记、院长信箱等板块实时地反映在学校学习过程中遇到的困惑和校方在管理上存在的问题，信箱的匿名性也可以让师生们无顾虑地真实反映问题，从而推动学校民主化、和谐化的发展。 二、高校办公自动化系统在使用中存在的问题 办公自动化系统是时代发展的必然产物，也是高校办公不可缺少的推动力，随着全球网络化和信息化进程的不断推进，也对办公自动化系统提出了更高的要求。由于系统建成初期的单一性，在多年的使用中也发现了一些问题，需要通过应用过程中的意见积累而不断地完善系统。总体来说，存在以下几个问题： 1.高校教师存在着上课地点不稳定、坐班时间少等特殊因素，再加上办公自动化系统必须要在校内才能使用，这也给办公带来了诸多不便。因此，要满足高校教师不受时间、空间局限办公的需求，学校需要不断地创新传统的OA系统，把办公自动化系统的应用从台式计算机拓展到智能手机、平板电脑等一系列移动终端，可以称之为移动OA。 2.人员素质还需提高。虽然高校教师文化层次较高，相比其他一些单位更具信息化办公的人员优势，但是部分管理人员使用OA办公的意识还不够强，特别是一些老教师，他们已经习惯了传统的办公模式，不会主动接受新鲜事物，对网上发布的一些学校政策、下文、会议等也缺乏了解，造成信息公开与接收效果不对称，影响办公效率。 3.与传统办公模式的衔接问题。虽然多数高校已经做到了信息化办公，但从真正意义上说还未进入常态化。许多高校办公自动化的使用由于缺乏对系统的管理经验，缺少严格的管理制度，许多网上办公进程就得不到很好的实现；一些文件的签发还是需要手写签名存档，再加上电子文档的法律效应还未得到公认，因此在一段长期的时间内，还是需要办公自动化与传统办公模式相并存。但是绝对无纸化办公依旧是我们努力的一个方向。 4.网络安全性的保障。高校办公自动化系统的顺利运行还需要强有力的安全保障支撑，因为在系统中包含着许多内部资料和文件，一旦系统被破坏将会造成一定的损失，因此学校必须加强各方面的软硬件的投入及建设，使一些非法人士无机可趁，保障高校各项工作顺利地开展。 三、如何改善及创新现有的办公自动化系统 1.集思广益，通过对全校教师的意见调查，总结出一套适合本校的系统改进方案，不断地丰富和完善各项内容。 2.通过与运营商的合作，完成系统从普通电脑向智能手机、平板电脑等移动终端的转移，并能实现在校外登陆系统。 3.由执行部门草拟能使系统规范化使用的管理制度，由领导层商讨后确定，从而使办公自动化系统的运行更顺畅，效果更明显。 4.定期对系统进行维护，其中包括软件方面的和硬件方面的。一个软件在运行了一段时间之后一定会发现一些设计缺陷或系统故障，因此定期对软件进行更新是十分必要的，可以及时纠正设计上或逻辑上的错误。硬件维护则需要学校在信息化校园建设上投入足够的经费，完善各项硬件设施。 办公自动化的创新是一项长期的、必要的课题，在应用中积累经验，在操作中发现问题，在不断的创新中找到一种适合本校的管理模式，从而全面提高高校的管理水平。 【参考文献】 [1]曾琨玲. 办公自动化系统应用研究. 珠江水运， 2006（3）. [2]刘春兰. 高校办公自动化工作的研究与实践.职大学报 中国.包头， 2009（4）. [3]刘汉敏. 高校办公自动化建设的探讨.武汉船舶职业技术学院学报， 2007（2）. [4]姜尔岚，吴成国. 高校办公自动化研究与探讨. 重庆交通学院学报， 2004（12）. |
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