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EXCEL2003数据筛选巧运用

范文

邵郁馨

【摘要】当今社会，计算机的使用频率越来越高，成为社会必不可少的使用工具。伴随着经济的快速发展，数据统计分析工作也越来越精细化、快速化。Microsoft Office2003中的EXCEL组件能够满足广大群众在数据处理、统计分析方面的需求，其易懂、易学、易操作的特点受到广大群众的接受和喜爱。

【关键词】EXCEL2003；数据筛选；自动筛选；高级筛选

数据筛选就是从数据清单中找出符合条件的数据记录，并将其单独显示出来，将不符合条件的数据暂时隐藏。EXCEL2003中分为“自动筛选”和“高级筛选”两种方式。一般情况下，“自动筛选”就能够满足大部分的需要。不过，当我们需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”才可以。

一、自动筛选

1.执行“自动筛选”。选定要进行数据筛选的标题字段■执行“数据”■“筛选”■“自动筛选”；■此时标题字段中出现下拉式筛选按钮，单击相应字段的下拉筛选按钮即可进行“自动筛选”操作。

2.“自动筛选”的方式。

（1）前10个筛选。“前10个筛选”方式可进行最大值、最小值、百分比筛选。操作：单击“总分”下拉筛选按钮，选择“（前10个…）”■出现“自动筛选前10个”对话框，默认值为■，■，■，修改相应参数，即可进行前几名筛选。若想进行“后几名”筛选，则需把■改为■即可。若想进行“百分比”筛选，则需把■改为■，将■的参数设置成自己所需的值即可。

（2）自定义筛选。自定义筛选，即用户根据自己的需要定义筛选条件进行筛选。操作：单击“总分”下拉筛选按钮的下拉列表框■“（自定义…）”；■弹出“自定义自动筛选方式”对话框■设置“总分”字段的比较运算符及相应数值。

注意：自定义筛选的条件一般有1—2个。若题目有两个筛选条件，若需同时满足，则应选择对话框中的■；若是需满足两个条件中的一个，则应选■。

（3）多列筛选。使用“自动筛选”还可对多个字段进行筛选操作，但只能是一个字段一个字段的操作，不能一次性同时筛选。

3.取消“自动筛选”和“当前筛选”。

（1）取消“自动筛选”：“数据”■“筛选”■单击“自动筛选”命令前的“√”。

（2）取消“当前筛选”：若想把所有记录全部显示出来，可以从“总分”下拉筛选按钮的下拉列表框中选择“全部”。

二、高级筛选

使用“自动筛选”查找满足条件的记录，且方便又快速，但该命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用“高级筛选”命令。“高级筛选”的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样将有利于进行数据的比对。

1.多字段筛选。例：一次性筛选出数学、网页制作均不及格的学生记录。

操作重点：条件区域的设置，方法：

在标题字段下方插入空行，并建立条件区域（如图）。

选定单元格，执行“数据”■“筛选”■“高级筛选”■“高级筛选”对话框中设置条件区域的单元格地址，即可完成多字段一次性筛选。

2.与或筛选。与或筛选即高级筛选的灵活运用，可实现多字段复杂关系的筛选操作。自动筛选一次性仅能对一个字段进行筛选，即使使用“自定义”功能，一次也只能对一个字段进行两个条件的同时筛选。若想一次性筛选两个以上字段，或一个字段的三个以上条件的记录则需通过高级筛选功能的“与或筛选”。

例：一次性筛选出计算机专业16-17岁的男生和历史专业的女生。

分析：筛选的条件有两大类：第一类是计算机专业、大于16岁，小于17岁、男生，这里有四个条件需同时满足；第二类是历史专业、女生，这里有两个条件需同时满足。很显然，这两个大类应用的分别是多字段间复杂“与”筛选。两大类间的关系是只要满足一个就将它筛选出来，为“或”筛选。

操作重点；条件区域的设置，方法为：

设置筛选条件区域，需在工作表空白处设置一个带有标题字段的条件区域。

注意：1.此条件区域的设置不适合使用“在标题字段下插入一行”的方法，因为有的查询字段不止一个条件；2.条件区域的标题字段要与原表标题字段完全一致；3.多字段间的条件若为“与”关系，标题字段的条件则写在一行；多字段间的条件若为“或”关系，标题字段的条件则需分行写。

执行“数据”■“筛选”■“高级筛选”■“高级筛选”对话框■设置“列表区域”，“条件区域”，即可完成复杂的“与或筛选”。

4.模糊筛选。高级筛选也可进行模糊筛选，即使用通配符—“*”。“*”表示任意字符串。

例：筛选出（如右图所示）职称是中级的老师以及所有男老师。

分析：1.此题“职称”字段初、中、高级后面有具体的职称系列名称，如中级后面有“讲师”及“一级实指”两个系列，要想筛选“中级”只有使用通配符“*”帮助。

2.此题要筛选两个条件，一是职称为中级的老师；二是所有男老师，因此这里产生“或”的筛选关系，所以在设置条件区域时，要分两行写。

三、两种筛选操作的总结

“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较容易掌握。若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来那只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化，如筛选最大或最小的前几项记录等。

【参考文献】

[1]中国劳动社会出版社.《计算机应用基础（第2版）》

[2]剑悦.培训杂志《EXCEL数据筛选的技巧》

（作者单位：江宁技师学院）

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