| 标题 | 航标周转器材管理系统的设计及应用 |
| 范文 | 张蓓敏 【摘 要】 分析宁波航标处航标周转器材管理的应用现状，在需求分析的基础上对系统设计中系统目标、流程设计的几个关键问题和功能进行探讨，设计完成航标周转器材管理系统。结合实际运行情况，提出完善系统功能的建议：实现需求提交、采购计划单、采购合同等信息的管理；与其他系统连接，实现数据共享；增加和完善部分功能；加强对器材管理人员的培训，提高自身素质和专业技术水平。通过改进，使该管理系统有效控制并能准确反映器材的流向，有效降低器材采购价格，加强航标器材的管理工作，实现资源的合理配置。 【关键词】 航标器材；周转器材管理；系统设计 航标器材管理是海事航标管理机构实现航标日常巡检、周期养护、突发事件处置的基础，是海事航标管理的重要组成部分。建立科学、有效的航标周转器材管理系统，利用计算机实现航标器材采购、储存、发放、使用、维修、报废等的全程闭环管理，不仅能显著提高器材管理的规范化、制度化、标准化水平，还有利于加强器材采购事前、事中和事后的监督管理，从而有效提高航标器材管理的质量和效率。 1 航标周转器材管理系统的应用现状 目前，宁波航标处使用的航标周转器材管理系统为单机版，界面简单，结构清晰。多年来，该系统在一定程度上实现了航标周转器材管理的信息化，加快了航标器材的周转速度，有效提高了工作效率。但是，由于开发时间较早，结构过于简单，单机版的管理系统已经不能满足现阶段航标周转器材管理的需要。 1.1 未实现航标周转器材的全过程信息化管理 目前的系统无法对已发配的器材进行使用、维护和报废等实时跟踪，没有形成物资器材的闭合管理，未实现器材周转全过程的实时跟踪。有些部门对信息的收集、传递和处理等大多数仍采取传统的人工方式（如领导的审批、航标器材的领用手续等），未实现全过程计算机操作管理。这种操作方式不但工作量大、效率低，且易出现遗失和遗忘的现象。 1.2 未实现网络化，信息无法共享 作为单机版的航标周转器材管理系统，没有网络连接，各基层站航标器材管理部门与航标处航标器材管理部门之间不能进行快速、有效的信息资料交换，领导无法及时了解所采购物资当前的状态，同时对资料的查询和保存也不太方便，使得航标的库存管理不够透明。 1.3 功能简单，不利于推广使用 现有的管理系统只支持一个仓库，无法体现宁波航标处多个仓库的实际，更无法实现上级仓库向基层仓库调拨器材的功能。此外，系统还存在数据处理能力低、使用操作过于复杂等缺陷。 2 系统设计 2.1 系统目标 为了改进以上不足之处，加快提高航标处物资管理水平，宁波航标处组织实施了新系统的开发。在现有航标周转器材管理系统应用的基础上，实现“采购入库→库间调拨→开单出库→使用维护→报废”整个流程的管理信息化。各种单据在计算机上存储流通，用计算机通信方式代替人工传递，用电子签名代替手工签名，实现界面友好统一、层次简单、功能完善、易于操作的航标周转器材管理系统。具体有以下几个方面要求。 （1）管理软件的最终目标是在保证航标处日常所需航标器材的前提下，最大限度地简化流程，降低成本和库存，减少预算差错。 （2）利用计算机来管理航标周转器材不能照抄照搬人工管理，要根据器材管理的目标对人工管理的业务流程进行优化、合理化、科学化。 （3）应使物资流、数据流和控制流畅通并形成一个完整的闭环反馈系统，物资的管理效率就体现在对信息的采集、传递、处理和加工等过程中，信息流是物资管理过程的影像。 2.2 流程设计 根据宁波航标处当前的实际需求，结合最新的《东海海区航标周转器材管理办法（试行）》，相关领导和部门对新系统的设计进行了协商讨论。经分析，决定通过对航标周转器材库实行分类来进一步细化物资流向，分为航标器材储备库、航标器材备品库、航标器材待修库和航标器材报废库等。同时，通过对消耗器材的全程管理和实行对报废物资的再回收，形成航标器材储备库（发放的物资）=航标器材备品库+航标器材待修库+航标器材报废库，使所有物资有据可查。 在航标周转器材实际的物资流、数据流模型（见图1）中，物资流箭头①②表示使用部门在使用过程中将需要维修的物资通过基层仓库管理部门返回给处仓库管理部门。根据以上模型，该管理系统的信息流程见图2。 图1 航标周转器材物资流、数据流模型 图2 物资管理系统信息流程 由图2可知，航标处器材储备库统一对维修物资进行分类处理，可维修的进行维修处理，并将修好的物资返还给相应的基层站备品库；不可维修的则作为报废物资进入处总的报废库。通过此流转过程，实现了对已发放物资的全程跟踪，从而形成了物资的闭合管理。 3 系统的实现 航标周转器材管理系统可有效控制器材流失，并能准确反映器材流向数据，加强航标器材管理工作，对支出和耗费进行把关，避免漏、丢等现象的发生。 3.1 系统结构 根据各个基层站仓库管理部门与航标处总的航标器材管理部门地理位置相隔较远的实际，需要借助互联网来完成数据的传输。网络结构选择模型（浏览器/服务器模式）。 3.2 运行环境 客户端采用安装Windows 98或以上版本操作系统+ IE浏览器；服务器采用安装IIS 6.0+MSSQL Server 2000数据库。 3.3 功能模块 （1）基础数据库。包括货品管理、供应商管理、部门管理以及仓库管理等数据，并可以对货品管理进行相应的分类。通过事先录入基础数据，不仅保持了数据的统一，有效防止出错，更简化了后期操作。 （2）单据管理。本系统可以生成采购单、调拨单和领用单等3种单据，并可以根据实际采购、调拨的数量进行增加、修改和保存各种单据。单据的制作需审批功能支持，审核完成后不可进行修改。 （3）用户管理功能。用户管理主要是完成不同用户权限的设置。通过以上分析可知，各个用户在不同的客户端操作使用同一个系统容易产生混乱，同时根据实际应用，不同的管理层次有不同的使用需求。因此，针对以上问题，通过设置不同的访问权限来实现。 超级管理员的权限最大，可以添加新用户并设置所有用户的权限。基层航标周转器材管理员只能设置本站仓库物资的入库、储存、发放、使用等情况。同时，这样的管理也便于实现逐级审核。 （4）统计报表功能。主要实现库房每月结账功能，管理部门根据本月出入明细表、汇总表提取信息，最终生成本月月结记录。 4 应用建议 建立航标周转器材管理信息系统，是一个不断深入和优化的过程。经过一定的应用发现，系统还存在很多有待进一步完善的地方，还有许多未实现的功能值得去研究和开发。 （1）目前的系统尚未实现需求提交、采购计划单、采购合同等信息的管理，如图1红色框所示部分，系统上看不到用户的需求，也无法对合同的实施情况进行实时监控。 （2）系统尚未实现与其他系统（财务管理系统、办公自动化管理系统以及航标业务运行平台等）的连接，无法与其他系统实现数据共享。航标周转器材管理系统作为航标管理工作的重要部分，需要提供丰富的决策信息和考核数据，例如，与财务管理系统建立有效的数据连接，可有效减少财务收支的差错和延迟。 （3）根据实际情况，系统还应增加和完善部分功能：增加最低库存、最高库存的设置，完成库存报警功能；单据的细化；网页打印功能等。 （4）在系统的实施阶段，要有丰富的监控、考核、管理功能，加强对器材管理人员培训，提高管理人员的自身素质和专业技术水平，促进有关部门自加压力，达到航标周转器材管理的最佳效果。 5 结 语 完成航标周转器材的管理，难点是如何对已发放出去的器材实现跟踪管理，也就是所谓的“尾端监督”。通过本文的分析，实行对维修、报废器材的再入库管理，实现对发放出去的物资再跟踪的目的，有效地解决了对物资末端的闭合管理。 建立航标周转器材管理信息系统，通过对器材采购信息的过程控制和结果分析，实现器材管理的规范化和程序化，从而有效降低器材采购价格，提高工作效率；通过对数据的分析和对比，实现资源的合理配置。 （3）用户管理功能。用户管理主要是完成不同用户权限的设置。通过以上分析可知，各个用户在不同的客户端操作使用同一个系统容易产生混乱，同时根据实际应用，不同的管理层次有不同的使用需求。因此，针对以上问题，通过设置不同的访问权限来实现。 超级管理员的权限最大，可以添加新用户并设置所有用户的权限。基层航标周转器材管理员只能设置本站仓库物资的入库、储存、发放、使用等情况。同时，这样的管理也便于实现逐级审核。 （4）统计报表功能。主要实现库房每月结账功能，管理部门根据本月出入明细表、汇总表提取信息，最终生成本月月结记录。 4 应用建议 建立航标周转器材管理信息系统，是一个不断深入和优化的过程。经过一定的应用发现，系统还存在很多有待进一步完善的地方，还有许多未实现的功能值得去研究和开发。 （1）目前的系统尚未实现需求提交、采购计划单、采购合同等信息的管理，如图1红色框所示部分，系统上看不到用户的需求，也无法对合同的实施情况进行实时监控。 （2）系统尚未实现与其他系统（财务管理系统、办公自动化管理系统以及航标业务运行平台等）的连接，无法与其他系统实现数据共享。航标周转器材管理系统作为航标管理工作的重要部分，需要提供丰富的决策信息和考核数据，例如，与财务管理系统建立有效的数据连接，可有效减少财务收支的差错和延迟。 （3）根据实际情况，系统还应增加和完善部分功能：增加最低库存、最高库存的设置，完成库存报警功能；单据的细化；网页打印功能等。 （4）在系统的实施阶段，要有丰富的监控、考核、管理功能，加强对器材管理人员培训，提高管理人员的自身素质和专业技术水平，促进有关部门自加压力，达到航标周转器材管理的最佳效果。 5 结 语 完成航标周转器材的管理，难点是如何对已发放出去的器材实现跟踪管理，也就是所谓的“尾端监督”。通过本文的分析，实行对维修、报废器材的再入库管理，实现对发放出去的物资再跟踪的目的，有效地解决了对物资末端的闭合管理。 建立航标周转器材管理信息系统，通过对器材采购信息的过程控制和结果分析，实现器材管理的规范化和程序化，从而有效降低器材采购价格，提高工作效率；通过对数据的分析和对比，实现资源的合理配置。 （3）用户管理功能。用户管理主要是完成不同用户权限的设置。通过以上分析可知，各个用户在不同的客户端操作使用同一个系统容易产生混乱，同时根据实际应用，不同的管理层次有不同的使用需求。因此，针对以上问题，通过设置不同的访问权限来实现。 超级管理员的权限最大，可以添加新用户并设置所有用户的权限。基层航标周转器材管理员只能设置本站仓库物资的入库、储存、发放、使用等情况。同时，这样的管理也便于实现逐级审核。 （4）统计报表功能。主要实现库房每月结账功能，管理部门根据本月出入明细表、汇总表提取信息，最终生成本月月结记录。 4 应用建议 建立航标周转器材管理信息系统，是一个不断深入和优化的过程。经过一定的应用发现，系统还存在很多有待进一步完善的地方，还有许多未实现的功能值得去研究和开发。 （1）目前的系统尚未实现需求提交、采购计划单、采购合同等信息的管理，如图1红色框所示部分，系统上看不到用户的需求，也无法对合同的实施情况进行实时监控。 （2）系统尚未实现与其他系统（财务管理系统、办公自动化管理系统以及航标业务运行平台等）的连接，无法与其他系统实现数据共享。航标周转器材管理系统作为航标管理工作的重要部分，需要提供丰富的决策信息和考核数据，例如，与财务管理系统建立有效的数据连接，可有效减少财务收支的差错和延迟。 （3）根据实际情况，系统还应增加和完善部分功能：增加最低库存、最高库存的设置，完成库存报警功能；单据的细化；网页打印功能等。 （4）在系统的实施阶段，要有丰富的监控、考核、管理功能，加强对器材管理人员培训，提高管理人员的自身素质和专业技术水平，促进有关部门自加压力，达到航标周转器材管理的最佳效果。 5 结 语 完成航标周转器材的管理，难点是如何对已发放出去的器材实现跟踪管理，也就是所谓的“尾端监督”。通过本文的分析，实行对维修、报废器材的再入库管理，实现对发放出去的物资再跟踪的目的，有效地解决了对物资末端的闭合管理。 建立航标周转器材管理信息系统，通过对器材采购信息的过程控制和结果分析，实现器材管理的规范化和程序化，从而有效降低器材采购价格，提高工作效率；通过对数据的分析和对比，实现资源的合理配置。 |
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