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标题	外协管理全流程风险控制研究
范文	邢柳 摘要：本文介绍了科研院所外协的基本概念，梳理出外协工作的外协申请立项、外协供方选择、外协合同签订、项目实施与验收五个主要阶段，分析了各阶段的主要工作内容和主要风险点，并结合工作体会提出了解决措施和建议。 Abstract： This paper introduces the basic concepts of research institutes' outsourcing， and sorts out the five major stages of outsourcing application， outsourcing supplier selection， outsourcing contract signing， project implementation and acceptance， and analyzes the main work contents and main risk points of each stage， and proposes solutions and suggestions in combination with the work experience. 关键词：外协；流程；风险；措施 Key words： outsourcing；process；risk；measure 中图分类号：F532.6 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）30-0077-030 引言 外部协作（简称外协）是指在本单位承担的各级、各类研制任务中，由于本单位自身的技术能力、加工设备和研制周期等条件的制约，需要将项目的部分研制内容委托给本单位以外的具有相应能力的单位完成的一种形式。随着我国武器装备改革的不断深入，伴随着军民融合的深入推进以及市场化的多元竞争，科研院所完全依靠自身能力满足项目研发的要求已十分困难，需要开展外协来帮助自身完成相关任务，外协在科研生产中将会扮演越来越重要的角色。 外协管理是对本单位的外协项目进行规划、实施及监督的全过程管理，是实现规划目标、提升经济利益的重要保障。但外协管理中涉及的流程和环节众多，每个阶段都存在着风险，会对外协任务的完成质量产生影响。为有效降低外协过程全流程的风险，本文就其风险及应对措施进行了分析及探讨。1 外协主要工作内容梳理及风险分析 在科研院所的外协业务中，外协管理的流程主要包含外协立项申请、外协供方选择、外协合同签订、外协项目实施以及外协项目应用评价五个阶段。这五个阶段是一个顺序过程，串联起整个外协的全部流程，如图1所示。 在每个阶段，都有不同的工作重点内容，均存在不同的风险点，而每个风险点都将对整个外协项目的顺利开展带来隐患。2 各阶段风险应对措施 2.1 外协立项申请阶段的风险与应对措施 在立项阶段单位结合自身业务能力，明确外协项目立项的必要性和外协项目范围。对于单位因各种因素和能力无法完成的，或者单位需要投入过高的人力物力和材料才能完成的，导致成本过高的项目，可以考虑通过外协来完成相应的工作达到降低成本的目的。在确定外协范围的同时，业务部门也应与财务部门配合，对外协项目的预算予以明确。在外协申请立项阶段，单位应编制项目技术方案，对项目进行分析、论证，对项目的内容、目标、要求和主要技术指标等近阐述，为确保监督有效，应由外协项目需求部门、项目管理部门、质量管理部门、财务管理部门逐级进行审批。为降低风险，单位还可根据项目情况就外协项目进行公示，接受公开的监督。立项方案通过后，业务部门需要组织编制立项报告。立项报告就外协项目的依据、目的、意义、内容进行明确，同时对项目实施的预期成果、计划安排、项目分工、调研情况及供方情况、预算、风险分析及应对措施等进行阐述，对项目营利能力进行分析说明。单位应根据项目金额，重要程度等组织立项评审，评审通过后无特殊情况，一般不予调整，确实需要进行范围、预算等关键内容调整的，应可作为新外协项目重新立项，从而可有效避免因外协项目范围确定不合理导致的企业损失。 2.2 外协供方选择阶段的风险与应对措施 为避免选取风险，采取公开招标方式选择供方，会在在公平公正性和充分竞争方面具有优势，对于外协质量和成本控制也十分有利。采用招标方式选取供方时，应在招标文件中对技术指标、评价标准、公开澄清问题等进行明确。邀请招标应向三家以上的潜在外协单位发放邀请函，明确外协项目各项具体的要求。同时从技术、质量、价格、履约能力等方面设定评价指标及权重，作为评分依据。为规避风险，招标过程应委托第三方招标代理公司进行，对于中标的供方，应发布中标公告进行公示，公示期满由需求方向中标单位签发中标通知书。公示期间若有异议，中标通知书应暂缓发出，并由监察处会同有关部门对异议问题进行调查处理。 单一来源方式选择供方单位，企业的话语权和主导权会降低，因此，一般不建议通过单一来源方式。但作为军工科研院所，研制生产的产品涉及到国家战略安全或涉及保密要求必须采取此种方式选择供方时，应注意从单位的合格供方名录中选择，若不在合格供方名录中，应对先对供方进行审核评估，审核时单位外协业务主管部门、质量部门、财务部门、纪检部门等应参与其中。在审核供方是否具备合格供方资质时，应注意对供方的营业执照、经营范围、经营状况、履约能力、武器装备质量管理体系认证证书/质量管理体系认证证书或技术队伍、设施设备等质量基础能力进行重点审核。按照上述方式选择外协供方，达到合理确定外协价格、降低外协成本的目的，大大降低因供方选择不当导致的损失，同时，纪检部门的参与可避免外协项目存在商业贿赂等舞弊行为，保护单位相关参与人员。 2.3 外协合同签订阶段的风险与应对措施 签订外协合同前需针对合同各项条款进行谈判。为在谈判中占据主动，应提前整理出对方的资料，加强对谈判方的了解。合同谈判分为技术和商务两方面，参与合同谈判人员应对国家的法律法规，行业规章制度，合同涉及产品或服务的市场价格等均应了熟于心。在洽谈技术协议时应对技术要求、成果交付、时间结点、验收方式的完整性和准确性进行明确。商务协议应注意与技术协议进行匹配，同时关注合同价格、关键节点、进度和可行性、合同变更解除条款合理性等方面。涉及保密事项的，还应明确保密条款。作为监督事项，还应在合同中明确乙方是否接受甲方对外协经费支出情况进行监督检查，是否允许二次外协的情况等。合同签订审批流程中应由单位外协主管部门、审计部门、财务管理部门、法律管理部门、保密主管部门、纪检部门等参与其中。对外协供方的主体资格、授权情况、合同内容是否存在重大疏漏、是否有潜在的合同纠纷可能等进行再次审查，从而避免企业合法权益受到侵害。 2.4 外协项目实施阶段 对于外协项目，应按项目管理模式进行监督管理。与外协方进行有效沟通，督促外协项目按照所签署的合同或协议开展工作。甲方应开展项目中期验收、终期成果验收等各阶段验收。验收应编制验收大纲，对外协方交付的成果进行全面检查，专职的检验人员按照验收大纲，对合同技术指标、功能性能、规格尺寸、外观和缺陷等内容逐项检查，对其是否符合同要求的技术指标出具审查意见，做好原始记录并存档。如需进行调整应明确调整内容，以便在最终成果验收时对前期调整内容一并进行审查，确保项目达到合同要求。在专家审查的基础上，甲方业务管理部门、质量部门应定期对外协项目履约情况、工作状态、项目交付质量进行跟踪，对出现的偏差进行分析，及时修正差异。如果发生违反合同约定事项，法律部门应根据具体条款追究外协方的违约责任。以上措施可有效避免因外协项目管理管理不到位、服务质量差，导致无法实现外协项目的目标，致使企业利益受损失。 2.5 外协项目应用评价阶段 为确保外协项目成果达到标准，成本控制符合要求。甲方应对项目制定评价指标。评价可分为管理评价和经济评价两方面。管理评价主要是对外协项目的计划执行情况，合同履约情况，项目成果是否通过验收等方面进行评价。经济评估主要就项目成本与预算执行力的匹配，项目投入产出比是否合理，项目后续应用前景等方面进行评价。通过评价可以体现外协项目的实施效果、经费的利用率，对外协项目管理流程不断完善，持续改进，提高外协质量和效果十分有益。3 结语 采用科学严谨的管理方法和完整细化的工作流程，在各个阶段对外协项目全流程实施风险管控，确保外协项目在价格、质量、时间节点上满足合同要求。在保证任务完成和自身的信誉不受影响的前提下，也带来了经济效益。 参考文献： [1]祝军生，沙群.企业外协产品质量管理之探索-以航天企业为例[J].质量与标准化，2017（11）：41. [2]许小明.科研外协管理流程初探[J].科技創新导报，2017（8）：109. [3]邵蕰辉.企业外协项目管理风险分析及应对措施[J].新西部，2017（8）：52.
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